司法院公文線上簽核作業注意事項 第 5 條

五、公文系統使用應注意事項： （一）各簽核點人員、繕校、發文及監印人員均應以個人有效之自然人憑證進行簽章，以明權責。因故未能使用自然人憑證簽章時，以公文系統提供之臨時憑證替代，並於歸檔前完成補簽作業；若情形特殊無法補簽，應由職務代理人或權責主管代為補簽，並記錄原因。 （二）系統可依不同角色作不同代理之設定。各相關人員請假或公出前，須事先知會職務代理人並於差勤系統完成請假程序，請假核准後之差假代理人資料可自動轉入公文系統，或自行於公文系統設定代理人；請假人員因故未能設定代理時，得由單位主管或機關管理者代為設定，以免延宕公文處理時效。 （三）公文處理流程之相關人員，應於上班時間隨時檢視系統待辦與待批核公文件數；登記桌人員應隨時注意到文狀況，即時分文予各承辦人，並於每日下班前確認承辦人簽收狀態；承辦人應留意送會辦公文之處理狀況，適時查催聯繫，瞭解處理進度。