司法院公文線上簽核作業注意事項

一、司法院（以下簡稱本院）為推動公文線上簽核，提升公文處理品質與行政效能，特訂定本注意事項（以下簡稱本注意事項）。

二、本院公文線上簽核作業，依本注意事項辦理；未規定者，適用行政院訂頒之文書處理手冊、文書及檔案管理電腦化作業規範及其他相關法令辦理。

三、公文採線上簽核者，應將公文以電子方式在安全網路作業環境下，採用權限控管、電子認證之安全管制措施，並在確保電子文件之可認證性下，進行線上傳遞、簽核作業。

四、為加速公文簽核效率，落實公文處理電子化，下列各款公文類型以線上簽核為原則： （一）電子交換來文或其他系統轉入而無實體文書形式者。 （二）紙本、郵件或傳真之來文與附件，經總收文取號後，承辦人透過掃描或轉存可將本文及附件轉為電子型式並上傳至公文系統處理者。 （三）檔案保存年限三十年（含）以下者。 前項公文性質如屬永久保存、密件、訴訟（願）、國賠、事涉人民權益、法律信證與行政稽憑、案情複雜（如同一案件無法全程採線上辦理），或附件屬性特殊（有價券證、已裝訂成冊、須用印、實體物品）無法掃描，及其他依法令規定須以紙本辦理者應採紙本簽核。

五、公文系統使用應注意事項： （一）各簽核點人員、繕校、發文及監印人員均應以個人有效之自然人憑證進行簽章，以明權責。因故未能使用自然人憑證簽章時，以公文系統提供之臨時憑證替代，並於歸檔前完成補簽作業；若情形特殊無法補簽，應由職務代理人或權責主管代為補簽，並記錄原因。 （二）系統可依不同角色作不同代理之設定。各相關人員請假或公出前，須事先知會職務代理人並於差勤系統完成請假程序，請假核准後之差假代理人資料可自動轉入公文系統，或自行於公文系統設定代理人；請假人員因故未能設定代理時，得由單位主管或機關管理者代為設定，以免延宕公文處理時效。 （三）公文處理流程之相關人員，應於上班時間隨時檢視系統待辦與待批核公文件數；登記桌人員應隨時注意到文狀況，即時分文予各承辦人，並於每日下班前確認承辦人簽收狀態；承辦人應留意送會辦公文之處理狀況，適時查催聯繫，瞭解處理進度。

六、公文線上簽核處理原則與擬辦文書應注意事項： （一）公文書應儘量採電子處理及線上傳遞，以節省人工登錄與遞送時間，減少紙張與耗材資源之耗用。 （二）單位或所屬機關間公務資料蒐集、回復簡單案情，應優先以電子方式（簽或便簽）處理，減少行文回復與紙本核章作業；屬重要性低及通報周知性質者，公文傳送方式應以刊登電子公布欄或傳閱系統代替行文為原則。 （三）電子來文經承辦人判定不符線上簽核要件者，承辦人得將來文與附件雙面列印後點選轉紙本陳核。 （四）紙本收文採線上簽核者，應將紙本來文及附件掃描成電子檔上傳至系統；其電子檔得採一檔多頁或一檔一頁，掃描文稿頁面方向須轉正為一般閱讀方向。 （五）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯案件引用原則如下： 1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描成電子檔，於後案公文以電子附件方式夾帶，供後案引用。 2.前後兩案皆為線上簽核者，應提供前案電子檔案為後案引用。 3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、簽核流程與意見併同陳核。 （六）簽核文書應確保完整性及真實性。 （七）製作電子交換之個人公文，於受文者前方應冠上機關全銜，以便系統正確對應及文書人員判別受文者之交換機關。 （八）採線上簽核之公文，附件檔禁止使用壓縮檔及加密檔；同時應依公文內容名稱正確命名，各簽核點人員若有修正，附件檔名稱應附加版本資訊。 （九）公文陳核應依分層負責明細表設定陳會流程，各簽核點人員得依實際需求進行陳會流程調整；如需進行會辦意見彙整，應設定會畢後送回承辦人員，綜合修改後再行陳核。 （十）線上簽核會辦兩個單位以上，以同步分會為原則，受會單位對於會稿公文及附件不可直接修改，僅可檢視並於系統意見欄表示意見或新增會辦簽提供送會單位參辦。 （十一）電子公文經簽署及判行後，承辦人應即完成發文或存查程序。發文前務必審視以下重點，於清稿並確認無誤後始能將公文上傳送發，以免退文往返而延誤公文時效。 1.檢視會辦及核判意見，並確認是否已核決。 2.函稿內容、標點符號、受文單位、傳送方式、郵寄種類等是否正確。 3.受文單位為電子發文，需確認機關對應是否正確，有輸入附件說明時，需確認附件檔內容及版本是否正確，並可正常開啟。 4.發文日期除有特殊情形外，應與公文系統發送登載日一致。 （十二）前款公文內容如須更正錯誤，應於送存查或送發文前修正並加註說明，依原簽核流程重新線上簽核；其因案情緊急者，得經原決行人員之同意，逕陳原決行人員核判。

七、核稿與複閱應注意事項： （一）線上簽核案件應逐稿併同附件詳實審核，核稿人員可逕行於系統文稿畫面修改文字並存檔，修改歷程由系統自動記錄。一文多稿案件如其中一稿經核稿認有疑義，應全案退回承辦人重新陳核。 （二）核稿人員可視案情需要設定暫送陳核相關主管或透過變更流程重設公文陳會人員。 （三）二層以上決行之線上簽核公文經核定後以同步複閱方式處理，針對特殊公文可於複閱功能中設定強制複閱，經核稿人員完成線上複閱始可發文。

八、線上表單申請： （一）針對公文展期、專案管制案件申請、速別性質變更、承辦單位改分、銷號、移交、續辦、檔案調閱及延後歸檔等，應於線上提出表單申請，並依系統欄位填具相關資訊後設定簽核流程，續至表單申請進度查詢准駁情形。 （二）各級主管應隨時查看表單申請案件，確實審查各項表單申請事由與辦理期限，針對公文改分申請應優先核閱，以免影響受改分單位公文辦理時效。

九、公文稽催應注意事項： （一）系統每日針對逾期未辦結之公文自動稽催，並同步以電子郵件通知承辦人員及單位主管，上列人員應登入公文系統催辦通知簽收公文查催訊息；如公文已逾期且尚未辦結，主管人員應督促承辦人員即時辦理線上展期申請。 （二）稽催人員應運用公文系統各項管理功能進行時效管制作業查詢，定期管考彙報，針對已逾期未申請展期之案件，適時執行稽催作業。

十、公文歸檔應注意事項： （一）紙本來文經轉製為電子型式採線上簽核辦畢者，如屬民眾、社會團體、公司行號等非屬機關間之來文，其紙本文原件應併同歸檔，承辦人應檢視掃描影像並鍵入紙本來文（含附件）之歸檔頁數，由檔管人員作覆核；如為機關間之紙本來文，且非屬本注意事項第四點第二項之公文，經確認無重複歸檔之必要時，由各單位自行保管並注意安全，避免散落及遺失等情事發生，並於保存一年後逕行清理。 （二）前後案情相關之公文，承辦人應於後案歸檔時輸入併件文號，以瞭解案情前後關聯性及完整性。 （三）檔管人員就以線上簽核之公文，其於點收前應確認檔案內容及狀態，如發現電子檔有毀損異常情形，應請公文系統管理者修復或採取其他必要處置。如無法修復，應由承辦人員列印完整核定版之線上簽核文稿及簽核紀錄，改以紙本歸檔。 （四）單位收文及創簽稿，應於辦畢後採機關檔案歸檔流程辦理。

十一、績效管考： （一）為落實公文電子化推動目標，提升整體公文線上簽辦成效，文書單位應至系統產製公文線上簽核案件月報表，按季提報公文線上簽核比率與紙本轉線上簽核比率執行情形，並公布於電子公布欄。 （二）公文線上簽核比率之計算，以公文線上簽核件數為分子，電子收文總數、紙本來文轉線上簽核數及自創簽稿數合計為分母，換算百分比計算之。紙本轉線上簽核比率之計算，以紙本來文轉線上簽核數為分子，紙本收文為分母，換算百分比計算之。