司法院公文線上簽核作業注意事項 第 6 條

六、公文線上簽核處理原則與擬辦文書應注意事項： （一）公文書應儘量採電子處理及線上傳遞，以節省人工登錄與遞送時間，減少紙張與耗材資源之耗用。 （二）單位或所屬機關間公務資料蒐集、回復簡單案情，應優先以電子方式（簽或便簽）處理，減少行文回復與紙本核章作業；屬重要性低及通報周知性質者，公文傳送方式應以刊登電子公布欄或傳閱系統代替行文為原則。 （三）電子來文經承辦人判定不符線上簽核要件者，承辦人得將來文與附件雙面列印後點選轉紙本陳核。 （四）紙本收文採線上簽核者，應將紙本來文及附件掃描成電子檔上傳至系統；其電子檔得採一檔多頁或一檔一頁，掃描文稿頁面方向須轉正為一般閱讀方向。 （五）承辦人員擬辦案件時，應注意前後關聯案件陳核方式之一致性，前後關聯案件引用原則如下： 1.前案為紙本簽核，後案為線上簽核者，前案應掃描成電子檔，於後案公文以電子附件方式夾帶，供後案引用。 2.前後兩案皆為線上簽核者，應提供前案電子檔案為後案引用。 3.前案為線上簽核，後案為紙本簽核者，得列印前案公文內容、簽核流程與意見併同陳核。 （六）簽核文書應確保完整性及真實性。 （七）製作電子交換之個人公文，於受文者前方應冠上機關全銜，以便系統正確對應及文書人員判別受文者之交換機關。 （八）採線上簽核之公文，附件檔禁止使用壓縮檔及加密檔；同時應依公文內容名稱正確命名，各簽核點人員若有修正，附件檔名稱應附加版本資訊。 （九）公文陳核應依分層負責明細表設定陳會流程，各簽核點人員得依實際需求進行陳會流程調整；如需進行會辦意見彙整，應設定會畢後送回承辦人員，綜合修改後再行陳核。 （十）線上簽核會辦兩個單位以上，以同步分會為原則，受會單位對於會稿公文及附件不可直接修改，僅可檢視並於系統意見欄表示意見或新增會辦簽提供送會單位參辦。 （十一）電子公文經簽署及判行後，承辦人應即完成發文或存查程序。發文前務必審視以下重點，於清稿並確認無誤後始能將公文上傳送發，以免退文往返而延誤公文時效。 1.檢視會辦及核判意見，並確認是否已核決。 2.函稿內容、標點符號、受文單位、傳送方式、郵寄種類等是否正確。 3.受文單位為電子發文，需確認機關對應是否正確，有輸入附件說明時，需確認附件檔內容及版本是否正確，並可正常開啟。 4.發文日期除有特殊情形外，應與公文系統發送登載日一致。 （十二）前款公文內容如須更正錯誤，應於送存查或送發文前修正並加註說明，依原簽核流程重新線上簽核；其因案情緊急者，得經原決行人員之同意，逕陳原決行人員核判。