公開發行公司出席股東會使用委託書規則 第 7-1 條

白話解讀

根據上述的《公開發行公司出席股東會使用委託書規則》第7-1條，代為處理徵求事務的機構或人員需要符合以下條件： 1. 公司的實收資本額需達到新台幣一千萬元以上。 2. 辦理徵求事務的主管需具有股務作業或辦理徵求事務實務經驗五年以上，並且該機構或人員應擁有五名或以上的人員，其中至少有一名具備股務作業實務經驗三年以上、或是證券商高級業務員或業務員，或是通過本會指定機構舉辦的股務作業測驗。 3. 公司應設置內部控制制度，包括徵求作業程序和查核項目。 4. 曾經違反第十一條第一項規定、或是第五條和第六條關於徵求資格條件的規定，且受到本會處分尚未逾一年的代為處理徵求事務者不得辦理徵求事務。 5. 代為處理徵求事務者需要提供相關資格證明文件給本會指定的機構進行審核，並轉報本會備查，才能開始辦理徵求事務。 6. 本會或本會指定的機構有權隨時檢查代為處理徵求事務者的資格條件，被檢查者不得拒絕檢查，如拒絕檢查視為資格不符，且在三年內不得辦理徵求事務。如果被檢查發現資格條件不符，本會或指定機構會限期補正，如屆期仍未補正，則在未補正之前不得辦理徵求事務。 7. 代為處理徵求事務者在實收資本額、人員異動和內部控制制度的徵求作業程序進行修改時，應於異動或修改後的五日內向本會指定的機構申報。 8. 辦理徵求事務的人員應參加本會指定機構舉辦的股務相關教育訓練課程。 範例：一家公開發行公司準備舉行股東會，公司將徵求事務交由具備股務作業實務經驗五年的機構處理，該機構擁有五名人員，其中一位是高級業務員。該公司的實收資本額達到新台幣一千萬元以上，並且公司的內部控制制度已經制定了徵求作業程序和查核項目。該機構需要提供相關資格證明文件進行審核，並轉報本會備查後方可開始辦理徵求事務。在辦理徵求事務期間，該機構需要定期進行內部稽核，並將稽核結果作成書面紀錄備查。