ข้อ ๔ ในการขอชำระค่าธรรมเนียมรายปีที่กระทำโดยตัวแทนหรือผู้รับมอบอำนาจให้แนบสำเนาหนังสือตั้งตัวแทนหรือหนังสือมอบอำนาจ สำเนาบัตรประจำตัวของผู้มอบอำนาจ และสำเนาบัตรประจำตัวของตัวแทนหรือผู้รับมอบอำนาจมาพร้อมกันด้วย
ในกรณีที่การตั้งตัวแทนหรือมอบอำนาจได้กระทำขึ้นในต่างประเทศ หนังสือตั้งตัวแทนหรือมอบอำนาจนั้น ต้องมีคำรับรองลายมือชื่อโดยเจ้าหน้าที่หรือผู้ซึ่งกฎหมายของประเทศนั้นกำหนดให้เป็นผู้มีอำนาจรับรองหรือเจ้าหน้าที่ผู้มีอำนาจของสถานทูตไทยหรือสถานกงสุลไทยซึ่งประจำอยู่ในประเทศนั้น
ในกรณีที่การตั้งตัวแทนหรือมอบอำนาจได้กระทำขึ้นในประเทศไทย โดยผู้ตั้งตัวแทนหรือผู้มอบอำนาจนั้นไม่มีถิ่นที่อยู่ในประเทศไทย ต้องส่งสำเนาหนังสือเดินทางหรือสำเนาหนังสือรับรองถิ่นที่อยู่ชั่วคราว หรือหลักฐานอื่นที่แสดงว่าในขณะมอบอำนาจผู้นั้นได้เข้ามาในประเทศไทยจริง
ในกรณีที่หนังสือมอบอำนาจ หรือคำรับรองตามวรรคสองหรือวรรคสาม จัดทำขึ้นเป็นภาษาต่างประเทศ ให้ผู้ยื่นหนังสือดังกล่าวจัดให้มีคำแปลเป็นภาษาไทย โดยมีคำรับรองของผู้แปลและผู้รับมอบอำนาจว่าเป็นคำแปลภาษาไทยที่ถูกต้องตรงกับหนังสือมอบอำนาจหรือคำรับรองนั้น และยื่นคำแปลดังกล่าวพร้อมกับหนังสือมอบอำนาจหรือคำรับรอง แล้วแต่กรณี