ประกาศกรมสรรพากร
เรื่อง การจัดทํา ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกํากับภาษี
โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp)
ด้วยกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดําเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือหนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ ออกตามความในมาตรา 3 โสฬส แห่งประมวลรัษฎากร ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชบัญญัติแก้ไขเพิ่มเติมประมวลรัษฎากร (ฉบับที่ 53) พ.ศ. 2564 มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 19 สิงหาคม พ.ศ. 2565 จึงมีผลให้ระเบียบกรมสรรพากรว่าด้วยการจัดทํา ส่งมอบ และเก็บรักษาใบกํากับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบ e-Tax Invoice by Email พ.ศ. 2560 ลงวันที่ 1 มีนาคม พ.ศ. 2560 เป็นอันสิ้นสภาพ ทําให้การดําเนินการเกี่ยวกับการจัดทํา ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกํากับภาษีโดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ ต้องปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ และวิธีการ ที่กําหนดโดยกฎกระทรวง ฉบับที่ 384 (พ.ศ. 2565) ออกตามความในประมวลรัษฎากร ว่าด้วยการดําเนินการเกี่ยวกับเอกสารหลักฐานหรือหนังสือด้วยกระบวนการทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้น เพื่อให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนและบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถดําเนินการจัดทํา ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกํากับภาษีได้โดยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ให้สอดคล้องกับกฎกระทรวงฉบับดังกล่าว กรมสรรพากรจึงออกประกาศเกี่ยวกับการจัดทํา ส่ง หรือเก็บรักษา ใบกํากับภาษี โดยการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ดังนี้
ข้อ ๑ ในประกาศนี้
“ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า ข้อความที่ได้สร้าง ส่ง รับ เก็บรักษา หรือประมวลผลด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์
“การประทับรับรองเวลา (Time Stamp)” หมายความว่า กระบวนการหรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ใดที่สํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือหน่วยงานอื่นที่อธิบดีประกาศรายชื่อได้กระทําต่อข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เพื่อรับรองความมีอยู่ของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้น ณ ขณะที่มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) และสามารถตรวจพบได้หากมีการแก้ไขเปลี่ยนแปลง
“ใบกํากับภาษี” หมายความว่า ใบกํากับภาษีที่ได้จัดทําข้อความขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่สามารถเข้าถึงและนํากลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง และได้มีการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) จากสํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์หรือหน่วยงานอื่นที่อธิบดีประกาศรายชื่อ
ข้อ ๒ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประสงค์จะจัดทําใบกํากับภาษียื่นคําขอต่ออธิบดีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร เพื่อขอให้ประกาศรายชื่อเป็นผู้มีสิทธิจัดทําใบกํากับภาษี โดยต้องพิสูจน์และยืนยันตัวตนตามข้อตกลงที่กรมสรรพากรกําหนด เมื่ออธิบดีได้ประกาศรายชื่อของผู้ประกอบการจดทะเบียนแล้ว บุคคลดังกล่าวจะสามารถจัดทําใบกํากับภาษีได้ก็ต่อเมื่อได้แจ้งที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Address) ที่ประสงค์จะจัดทําใบกํากับภาษีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากรแล้ว กรณีผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับการประกาศรายชื่อมีความประสงค์จะขอรหัสผ่าน (Password) ใหม่ เปลี่ยนแปลงรหัสผ่าน (Password) หรือเปลี่ยนแปลงที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Address) ที่ได้ระบุในคําขอตามวรรคหนึ่ง หรือขอยกเลิกรายชื่อที่ได้รับการประกาศตาม
วรรคสอง ให้ยื่นคําขอต่ออธิบดีผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ของกรมสรรพากร
ข้อ ๓ ผู้ประกอบการจดทะเบียนต้องใช้วิธีการแบบปลอดภัยที่เชื่อถือได้ทั้งในส่วนของระบบฮาร์ดแวร์และระบบซอฟต์แวร์ในการจัดทําใบกํากับภาษี และอย่างน้อยต้องมีหรือใช้โปรแกรมที่เมื่อบันทึกข้อมูลแล้วจะแก้ไขรายการนั้น ๆ โดยปราศจากร่องรอยไม่ได้ นอกจากนี้ การแก้ไขรายการไม่ให้ใช้วิธีลบทิ้ง หรือล้างรายการออก ถ้าจะแก้ไขต้องบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเข้าไปเพื่อแสดงให้เห็นรายการก่อนปรับปรุงและหลังปรับปรุง และต้องมีรายงานการแก้ไขรายการเพื่อให้ตรวจสอบได้
ข้อ ๔ ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้รับการประกาศรายชื่อตามข้อ 2 วรรคสอง อาจเลือกจัดทําใบกํากับภาษีตามประกาศนี้ก็ได้
ข้อ ๕ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่มีสิทธิจัดทําใบกํากับภาษีดําเนินการ ดังนี้
(1) จัดทําข้อความโดยมีรายการที่มีสาระสําคัญตามมาตรา 86/4 แห่งประมวลรัษฎากรขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามรูปแบบ ขนาด และประเภทของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ประกาศบนเว็บไซต์ของกรมสรรพากร
(2) ส่งข้อมูลใบกํากับภาษีตาม (1) โดยใช้ที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Address) ที่ได้แจ้งไว้ต่อกรมสรรพากรตามข้อ 2 ไปยังที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Address) ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ และที่อยู่จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Address) ของระบบประทับรับรองเวลา (Time Stamp) ในคราวเดียวกัน เมื่อผู้ประกอบการจดทะเบียนได้ดําเนินการตามวรรคหนึ่ง ให้ถือว่าจัดทําใบกํากับภาษีและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว และให้ใบกํากับภาษีที่ได้รับทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ซึ่งได้รับการประทับรับรองเวลา (Time Stamp) เป็นใบกํากับภาษีตามประกาศนี้
ข้อ ๖ ในกรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนได้จัดทําและส่งมอบใบกํากับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการตามข้อ 5 วรรคสอง แล้ว แต่ใบกํากับภาษีดังกล่าวมีรายการในส่วนที่เป็นสาระสําคัญไม่ถูกต้องครบถ้วน โดยผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นเห็นเองหรือเมื่อได้รับการร้องขอให้ยกเลิกใบกํากับภาษีฉบับเดิมซึ่งได้จัดทําและส่งมอบให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นจัดทําใบกํากับภาษีฉบับใหม่ที่ถูกต้องโดยไม่จําต้องเรียกคืนใบกํากับภาษีฉบับเดิม โดยนําความในข้อ 5 มาใช้โดยอนุโลมและดําเนินการดังต่อไปนี้เพิ่มเติมด้วย
(1) กําหนดเลขที่ใบกํากับภาษีฉบับใหม่เป็นเลขที่ใหม่ และระบุ วัน เดือน ปี ที่ได้จัดทําใบกํากับภาษีฉบับใหม่
(2) จัดทําข้อความที่แสดงว่า เป็นการยกเลิกและออกใบกํากับภาษีฉบับใหม่แทนฉบับเดิมเลขที่ ... ลงวันที่ .. หรือข้อความอื่นใดในลักษณะทํานองเดียวกัน และหมายเหตุการยกเลิกใบกํากับภาษีไว้ในรายงานภาษีขายของเดือนภาษีที่จัดทําใบกํากับภาษีฉบับใหม่
ข้อ ๗ ผู้ประกอบการจดทะเบียนซึ่งได้จัดทําและส่งใบกํากับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการแล้ว ต่อมาได้รับการร้องขอจากผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการซึ่งทําไฟล์ข้อมูลใบกํากับภาษีนั้นสูญหาย เสียหาย ถูกทําลาย หรือไม่สามารถใช้การได้โดยประการใด ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนนั้นส่งข้อมูลใบกํากับภาษีฉบับเดียวกันที่ได้รับจากการประทับรับรองเวลา ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการโดยไม่ต้องออกใบแทนใบกํากับภาษี
ข้อ ๘ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนจัดทําใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้ โดยมีรายการที่มีสาระสําคัญ ตามมาตรา 86/9 แห่งประมวลรัษฎากร หรือตามมาตรา 86/10 แห่งประมวลรัษฎากร ขึ้นเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามรูปแบบ ขนาด และประเภทของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่ประกาศบนเว็บไซต์กรมสรรพากร แล้วแต่กรณี และให้นําความในข้อ 5 วรรคหนึ่ง (2) และวรรคสอง ข้อ 6 หรือข้อ 7 มาใช้บังคับโดยอนุโลม
ข้อ ๙ ในการจัดทําและส่งใบกํากับภาษี ตามข้อ 5 ข้อ 6 และข้อ 8 ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน ระบุข้อความดังต่อไปนี้ไว้ในชื่อเรื่องของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) ที่จะส่งให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ แล้วแต่กรณี
1) ใบกํากับภาษี ให้ระบุ “[วันเดือนปีที่ออกใบกํากับภาษี][INV][เลขที่ใบกํากับภาษี]”
(2) ใบเพิ่มหนี้ ให้ระบุ “[วันเดือนปีที่ออกใบเพิ่มหนี้][DBN][เลขที่ใบเพิ่มหนี้][เลขที่ใบกํากับภาษีเดิม]”
(3) ใบลดหนี้ ให้ระบุ “[วันเดือนปีที่ออกใบลดหนี้][CRN][เลขที่ใบลดหนี้][เลขที่ใบกํากับภาษีเดิม]”
(4)การยกเลิกใบกํากับภาษีฉบับเดิมและออกใบกํากับภาษีฉบับใหม่ ให้ระบุ
“[วันเดือนปีที่ออกใบกํากับภาษีใหม่][INV][เลขที่ใบกํากับภาษีใหม่][เลขที่ใบกํากับภาษีเดิม]”
ข้อ ๑๐ ให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ได้จัดทําใบกํากับภาษี หรือผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการที่ได้รับใบกํากับภาษีมีหน้าที่เก็บรักษาใบกํากับภาษีนั้น ตามหลักเกณฑ์ ดังนี้
1) ใช้วิธีการที่เชื่อถือได้ในการรักษาความถูกต้องของข้อความตั้งแต่การสร้างข้อความเสร็จสมบูรณ์และสามารถแสดงข้อความนั้นในภายหลังได้
(2) เก็บรักษาข้อมูลใบกํากับภาษี โดยสามารถเข้าถึงและนํากลับมาใช้ได้โดยความหมายไม่เปลี่ยนแปลง
(3) เก็บรักษาข้อมูลใบกํากับภาษีให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นอยู่ในขณะที่ได้สร้าง ส่ง หรือได้รับข้อมูลใบกํากับภาษีนั้น หรืออยู่ในรูปแบบที่สามารถแสดงข้อความที่สร้าง ส่ง หรือได้รับให้ปรากฏอย่างถูกต้องได้ และ
(4) เก็บรักษาข้อความส่วนที่ระบุถึงแหล่งกําเนิด ต้นทาง และปลายทางของใบกํากับภาษีตลอดจนวันและเวลาที่ส่งหรือได้รับข้อความดังกล่าว ถ้ามี
ข้อ ๑๑ ประกาศนี้ให้มีผลใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน พ.ศ. 2566 เป็นต้นไป
ผู้มีอํานาจลงนาม ประกาศ ณ วันที่ 12 พฤษภาคม พ.ศ. 2566
ลวรณ แสงสนิท
(นายลวรณ แสงสนิท)
อธิบดีกรมสรรพากร
ที่มา: ระบบกลางกฎหมาย law.go.th (สำนักงานคณะกรรมการกฤษฎีกา).
