ข้อ ๕
ข้อ ๕ ถ้าคู่กรณีต้องการสำเนาเอกสารใด ให้เจ้าหน้าที่พิจารณาดำเนินการให้ตามความเหมาะสม โดยจะต้องระมัดระวังมิให้ต้นฉบับเอกสารชำรุด เสียหาย หรือสูญหาย เพื่อประโยชน์ในการดำเนินการตามวรรคหนึ่ง หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดอาจวางแนวปฏิบัติที่สมควรในการจัดทำสำเนาเอกสาร โดยคำนึงถึงประเภทหรือลักษณะของเอกสาร ในการจัดทำสำเนาเอกสาร ให้หน่วยงานของรัฐที่เจ้าหน้าที่ผู้นั้นสังกัดเรียกเก็บค่าใช้จ่ายในอัตราที่เห็นสมควร แต่ในกรณีเล็กน้อยจะยกเว้นไม่เรียกเก็บค่าใช้จ่ายก็ได้ และให้นำความในข้อ ๔ วรรคสาม มาใช้บังคับโดยอนุโลม ให้ไว้ ณ วันที่ ๒๑ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๔๐ พลเอก ชวลิต ยงใจยุทธ นายกรัฐมนตรี หมายเหตุ :- เหตุผลในการประกาศใช้กฎกระทรวงฉบับนี้ คือ โดยที่ในการพิจารณาทางปกครองของเจ้าหน้าที่จะต้องให้โอกาสแก่คู่กรณีผู้มีส่วนได้เสียได้โต้แย้งหรือชี้แจงข้อเท็จจริง เพื่อสนับสนุนหรือหักล้างข้ออ้างหรือข้อเถียง พร้อมทั้งแสดงพยานหลักฐานประกอบการพิจารณาทำคำสั่งทางปกครองอันเป็นการป้องกันสิทธิของคู่กรณี หากคู่กรณีไม่ได้รับทราบข้อเท็จจริงหรือพยานหลักฐานที่จะใช้เป็นพื้นฐานในการพิจารณาทางปกครองของเจ้าหน้าที่แล้ว คู่กรณีก็ย่อมไม่อาจจะรู้ได้ว่าตนมีสิทธิประการใด และควรป้องกันสิทธิของตนอย่างไร ซึ่งมาตรา ๓๑ แห่งพระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. ๒๕๓๙ ก็ให้สิทธิแก่คู่กรณีในการขอตรวจดูเอกสารที่จำเป็น เพื่อที่จะดำเนินการโต้แย้งหรือชี้แจง หรือป้องกันสิทธิของตนได้ โดยกำหนดให้การตรวจดูเอกสาร ค่าใช้จ่ายในการตรวจดูเอกสารหรือการจัดทำสำเนาเอกสารให้เป็นไปตามหลักเกณฑ์และวิธีการที่กำหนดในกฎกระทรวง ทั้งนี้ เว้นแต่เอกสารหรือพยานหลักฐานนั้นเป็นกรณีที่ต้องรักษาไว้เป็นความลับตามมาตรา ๓๒ แห่งพระราชบัญญัติดังกล่าว จึงจำเป็นต้องออกกฎกระทรวงนี้