ข้อ ๓
ข้อ ๓ ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับ ต้องใช้วิธีการแบบปลอดภัยที่เชื่อถือได้ทั้งในส่วนของระบบฮาร์ดแวร์และระบบซอฟต์แวร์ ดังต่อไปนี้ ในการจัดทําใบกํากับภาษีหรือใบรับ (1) มีระบบรักษาความปลอดภัยเพื่อควบคุมการเข้าถึงข้อมูลได้ โดยจะต้อง (ก) สามารถแสดงภาพการทํางานรวมของระบบงานทั้งหมด (System Flowchart) ได้ (ข) เป็นโปรแกรมที่เมื่อบันทึกข้อมูลแล้วจะแก้ไขรายการนั้น ๆ โดยไร้ร่องรอยไม่ได้ และในกรณีการแก้ไขรายการ ไม่ให้ใช้วิธีลบทิ้ง หรือล้างรายการออก แต่ต้องแก้ไขโดยบันทึกรายการปรับปรุงเพิ่มเข้าไปเพื่อแสดงให้เห็นรายการก่อนปรับปรุงและหลังปรับปรุง และต้องมีรายงานการแก้ไขรายการเพื่อให้ตรวจสอบได้ (ค) สามารถแสดงระดับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานระบบ โดยระบุจํานวนและระดับของผู้ใช้งานระบบที่สามารถบันทึก อ่าน หรือเข้าไปใช้ระบบงานในแต่ละระดับได้ (ง) มีการควบคุมโดยใช้รหัสผ่านของผู้ใช้งานระบบซึ่งมีสิทธิเข้าไปใช้ระบบงานทุกระดับและมีระบบงานที่บันทึกการเปลี่ยนรหัสผ่านทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง (จ) มีรายงานบันทึกการเข้าใช้งานหรือแก้ไขข้อมูลของผู้ใช้งานระบบที่เข้าใช้งานหรือเข้าไปแก้ไขข้อมูลในระบบงานที่ทําหรือแก้ไข วัน เดือน ปี และเวลาที่เข้าใช้ระบบงาน (Access) ตลอดจนจํานวนและรายละเอียดของรายการที่แก้ไขปรับปรุง (ฉ) มีระบบการตรวจสอบผู้ใช้งานระบบที่ได้เข้าใช้งานหรือเข้าไปแก้ไขข้อมูลในระบบงาน และมีกระบวนการในการตรวจสอบข้อมูลที่บันทึกไว้ในระบบที่สามารถแสดงได้ว่าข้อมูลดังกล่าวได้บันทึกไว้ครบถ้วนทุกรายการแล้ว และไม่มีการแก้ไขรายการของเอกสารที่มีข้อความอยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (2) มีการควบคุมแฟ้มข้อมูลซึ่งมีการเข้ารหัสลับ (Encryption) เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลถ้ามีการถอดรหัสลับ (Decryption) ต้องบันทึกหลักฐานไว้ทุกครั้งเพื่อการตรวจสอบ และสามารถจัดพิมพ์เป็นรายงานเพื่อให้ตรวจสอบได้ ผู้ประกอบการจดทะเบียนหรือผู้มีหน้าที่ออกใบรับ อาจใช้ซอฟต์แวร์ที่บุคคลอื่นพัฒนาขึ้นมาใช้ในการจัดทําใบกํากับภาษีหรือใบรับได้ หากซอฟต์แวร์นั้นมีวิธีการแบบปลอดภัยที่เชื่อถือได้ทํานองเดียวกับ (1) และ (2)