Thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch
Điều 3. Thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch
1. Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu trực thuộc cấp tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã) thực hiện thẩm quyền đăng ký hộ tịch quy định tại khoản 2 Điều 8, khoản 2 Điều 11, khoản 1 Điều 15, khoản 1 Điều 20, khoản 2 Điều 22 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28 tháng 5 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch được sửa đổi, bổ sung năm 2022, 2024 (sau đây gọi là Thông tư số 04/2020/TT-BTP).
2. Ủy ban nhân dân cấp xã tiếp nhận, giải quyết việc đăng ký hộ tịch quy định tại khoản 1 Điều này theo trình tự, thủ tục giải quyết việc đăng ký hộ tịch quy định tại Điều 5 của Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Nghị định số 120/2025/NĐ-CP) và các quy định liên quan tại Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
Khi thực hiện các trình tự, thủ tục quy định tại khoản 1 Điều 11, khoản 3 Điều 15, khoản 1 Điều 20 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP, các nhiệm vụ của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư pháp cấp huyện sẽ được chuyển giao tương ứng cho Ủy ban nhân dân cấp xã, công chức tư pháp - hộ tịch.
Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch
Điều 4. Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch
Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả đăng ký hộ tịch được thực hiện theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 3 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP và quy định sau:
1. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch có thể nộp bản sao được chứng thực từ bản chính hoặc bản sao được cấp từ sổ gốc (sau đây gọi là bản sao) hoặc bản chụp kèm theo bản chính hoặc bản điện tử các giấy tờ này, bao gồm cả giấy tờ được tích hợp, hiển thị trên Ứng dụng định danh điện tử (VNeID).
Trường hợp người yêu cầu nộp bản chụp kèm theo bản chính giấy tờ thì người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký xác nhận, không được yêu cầu nộp bản sao giấy tờ đó.
Đối với giấy tờ xuất trình khi đăng ký hộ tịch, người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, ghi lại thông tin hoặc chụp lại và ký xác nhận để lưu trong hồ sơ và trả lại cho người xuất trình, không được yêu cầu nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ đó.
2. Khi trả kết quả đăng ký kết hôn, đăng ký lại kết hôn, hai bên nam, nữ đều phải có mặt; người trả kết quả có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu đăng ký kết hôn kiểm tra nội dung Giấy chứng nhận kết hôn và Sổ đăng ký kết hôn.
Nếu hai bên nam, nữ thấy nội dung đúng, phù hợp với hồ sơ đăng ký kết hôn thì ký, ghi rõ họ, tên trong Giấy chứng nhận kết hôn, Sổ đăng ký kết hôn theo hướng dẫn của người trả kết quả.
Cách ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch
Điều 5. Cách ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch
Cách ghi Sổ, giấy tờ hộ tịch được thực hiện theo quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5 và 6, các điểm a, b, c, đ, e và h khoản 7, khoản 9 Điều 29 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP và quy định sau:
1. Việc nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con. Trường hợp người con đã được đăng ký khai sinh, ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký khai sinh hoặc ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh trước đây hoặc cơ quan đang lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký khai sinh và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định.
2. Việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền nước ngoài được ghi vào Sổ ghi chú ly hôn. Nếu việc kết hôn, ghi chú kết hôn trước đây thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký kết hôn hoặc ghi chú kết hôn trước đây hoặc cơ quan đang lưu trữ Sổ đăng ký kết hôn để ghi chú tiếp vào Sổ đăng ký kết hôn và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định.
3. Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch đang lưu trữ Sổ hộ tịch có trách nhiệm thực hiện việc ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định tại khoản 6 Điều 29 của Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngay sau khi nhận được bản án, quyết định (bao gồm các giấy tờ hộ tịch).
4. Thông tin về địa danh hành chính trong Sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch được ghi theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 12 của Thông tư này.
Việc xóa dữ liệu hộ tịch điện tử
Điều 6. Việc xóa dữ liệu hộ tịch điện tử
Việc xem xét, phê duyệt các đề nghị xóa dữ liệu hộ tịch điện tử hợp lệ của Ủy ban nhân dân cấp xã; cho phép khôi phục lại dữ liệu hộ tịch điện tử trước khi điều chỉnh, xóa bỏ theo văn bản, quyết định có hiệu lực pháp luật cho phép khôi phục lại trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung quy định tại khoản 3 Điều 13 của Thông tư số 01/2022/TT-BTP ngày 04 tháng 01 năm 2022 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28 tháng 7 năm 2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến được sửa đổi, bổ sung năm 2023 (sau đây gọi là Thông tư số 01/2022/TT-BTP) thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Đăng ký lại chữ ký mẫu
Điều 7. Đăng ký lại chữ ký mẫu
Khi đăng ký lại chữ ký mẫu được quy định tại Điều 19 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (sau đây gọi là Thông tư số 01/2020/TT-BTP) thì cộng tác viên phải có văn bản đề nghị đăng ký lại chữ ký mẫu và ký 03 chữ ký trong Văn bản đề nghị đăng ký chữ ký mẫu. Việc ký 03 chữ ký mẫu được thực hiện trước mặt Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
Chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên
Điều 8. Chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên
Việc chứng thực chữ ký người dịch không phải là cộng tác viên được quy định tại khoản 2 Điều 17 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã.
Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật
Điều 9. Phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật
Việc phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 18 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP và quy định sau đây:
1. Ủy ban nhân dân cấp xã lập danh sách đề nghị Sở Tư pháp phê duyệt cộng tác viên dịch thuật, kèm theo trích ngang của từng người có các thông tin về họ, chữ đệm và tên; ngày tháng năm sinh; nơi sinh; Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước; nơi cư trú; giấy tờ chứng minh trình độ ngôn ngữ hoặc cam kết thông thạo ngôn ngữ không phổ biến.
2. Sau khi nhận được đề nghị của Ủy ban nhân dân cấp xã, trong thời hạn 05 (năm) ngày làm việc, Sở Tư pháp kiểm tra danh sách đề nghị phê duyệt cộng tác viên dịch thuật. Nếu những người được đề nghị có đủ tiêu chuẩn, điều kiện theo quy định tại Điều 27 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Sở Tư pháp ra quyết định phê duyệt danh sách cộng tác viên dịch thuật; đối với người không đủ tiêu chuẩn, điều kiện thì Sở Tư pháp từ chối phê duyệt và thông báo bằng văn bản cho Ủy ban nhân dân cấp xã.
3. Hàng năm, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm rà soát lại danh sách cộng tác viên dịch thuật. Trường hợp cộng tác viên không còn đủ điều kiện, tiêu chuẩn hoặc không làm cộng tác viên dịch thuật tại Ủy ban nhân dân cấp xã đó từ 12 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng thì Ủy ban nhân dân cấp xã có văn bản đề nghị Sở Tư pháp ra quyết định xóa tên người đó khỏi danh sách cộng tác viên dịch thuật.
Trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
Điều 10. Trách nhiệm hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật
1. Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực được quy định tại khoản 2 Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực quy định tại khoản 1 Điều 7 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực. Việc hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực do Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trước đây thực hiện chứng thực thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã mới nơi lưu trữ hồ sơ chứng thực, Sổ chứng thực, giấy tờ và văn bản đã chứng thực.
2. Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thông báo và đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận Một cửa tại địa phương
Điều 11. Trách nhiệm khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận Một cửa tại địa phương
Khi tiếp nhận hồ sơ chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch tại Bộ phận Một cửa tại địa phương theo quy định tại Điều 8 của Thông tư số 01/2020/TT-BTP, người tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu chứng thực. Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảm người yêu cầu chứng thực chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch.
Ban hành các biểu mẫu giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp
Điều 12. Ban hành các biểu mẫu giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp
1. Ban hành 61 biểu mẫu để giải quyết thủ tục hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp quy định tại Phụ lục II và Phụ lục III kèm theo Thông tư này.
2. Cụm từ “chứng minh nhân dân” hoặc “CMND” tại các biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BTP, Thông tư số 01/2022/TT-BTP, Thông tư số 09/2019/TT-BTP ngày 10 tháng 12 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định biện pháp hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước (sau đây gọi là Thông tư số 09/2019/TT-BTP), Thông tư số 04/2018/TT-BTP ngày 17 tháng 5 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành một số biểu mẫu trong công tác bồi thường nhà nước được điều chỉnh thành cụm từ “Thẻ Căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước”.
Cụm từ "Số CMND/Số thẻ căn cước công dân/Số định danh" tại các biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư số 10/2023/TT-BTP ngày 29 tháng 12 năm 2023 sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 08/2017/TT-BTP ngày 15 tháng 11 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều của Luật Trợ giúp pháp lý và hướng dẫn giấy tờ trong hoạt động trợ giúp pháp lý và Thông tư số 12/2018/TT-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn một số hoạt động nghiệp vụ trợ giúp pháp lý và quản lý chất lượng vụ việc trợ giúp pháp lý được điều chỉnh thành cụm từ “Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân”.
Cụm từ “Số chứng minh nhân dân/Số thẻ căn cước công dân/Số định danh cá nhân” tại các biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư số 05/2021/TT-BTP ngày 24 tháng 6 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về hướng dẫn một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư, Nghị định quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Luật sư được sửa đổi, bổ sung năm 2024 (sau đây gọi là Thông tư số 05/2021/TT-BTP); Thông tư số 05/2020/TT-BTP ngày 28 tháng 8 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 01 năm 2020 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại được sửa đổi, bổ sung năm 2024; Thông tư số 12/2012/TT-BTP ngày 07 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành một số biểu mẫu về tổ chức và hoạt động trọng tài thương mại được sửa đổi, bổ sung năm 2024; Thông tư số 11/2020/TT-BTP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định về mẫu thẻ, trình tự, thủ tục cấp mới, cấp lại thẻ giám định viên tư pháp được sửa đổi, bổ sung năm 2024; Thông tư số 01/2010/TT-BTP ngày 09 tháng 02 năm 2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 77/2008/NĐ-CP ngày 16 tháng 7 năm 2008 của Chính phủ về tư vấn pháp luật được sửa đổi, bổ sung năm 2024; Thông tư số 19/2024/TT-BTP ngày 31 tháng 12 năm 2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đấu giá tài sản được điều chỉnh thành cụm từ “Số thẻ căn cước công dân/Số thẻ căn cước/Số định danh cá nhân”.
3. Việc ghi địa giới hành chính trong các biểu mẫu được thực hiện theo 02 cấp hành chính hiện hành.
4. Các đơn vị quản lý nhà nước thuộc Bộ có trách nhiệm công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý, bảo đảm phù hợp với nội dung được quy định tại Nghị định số 120/2025/NĐ-CP và Nghị định số 121/2025/NĐ-CP ngày 11 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Nghị định số 121/2025/NĐ-CP) và Thông tư này.
Trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước
Điều 13. Trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người bị thiệt hại cư trú, nơi tổ chức bị thiệt hại đặt trụ sở hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở của cơ quan trực tiếp quản lý người thi hành công vụ gây thiệt hại có trách nhiệm hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước như sau:
1. Hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước theo các nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư số 09/2019/TT-BTP;
2. Hỗ trợ người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước theo các nội dung quy định tại khoản 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 và 9 Điều 4 và khoản 2 Điều 5 của Thông tư số 09/2019/TT-BTP.
Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện nhiệm vụ quy định tại Điều này.
Trách nhiệm phối hợp thực hiện hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước
Điều 14. Trách nhiệm phối hợp thực hiện hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước
Khi thực hiện việc hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước thực hiện theo quy định tại Điều 18 của Nghị định số 121/2025/NĐ-CP; trường hợp cần thống nhất nội dung hỗ trợ, hướng dẫn thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người bị thiệt hại cư trú, nơi tổ chức bị thiệt hại đặt trụ sở hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở của cơ quan trực tiếp quản lý người thi hành công vụ gây thiệt hại chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan để hỗ trợ, hướng dẫn người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước.
Thực hiện hỗ trợ, hướng dẫn trực tiếp cho người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước
Điều 15. Thực hiện hỗ trợ, hướng dẫn trực tiếp cho người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước
Việc hỗ trợ, hướng dẫn trực tiếp cho người bị thiệt hại thực hiện thủ tục yêu cầu bồi thường nhà nước thuộc trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được thực hiện tại trụ sở Sở Tư pháp nơi phát sinh yêu cầu hỗ trợ, hướng dẫn.
Chương III
PHÂN CẤP THẨM QUYỀN, TRÁCH NHIỆM CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP CHO CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ TRONG MỘT SỐ LĨNH VỰC
Nguồn: Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn), Bộ Tư pháp.
