Mẫu thẻ công chứng viên
Điều 13. Mẫu thẻ công chứng viên 1. Thẻ công chứng viên thực hiện theo Mẫu TP-CC-25 ban hành kèm theo Thông tư này. 2. Sở Tư pháp in thẻ công chứng viên theo mẫu quy định tại khoản 1 Điều này để thực hiện việc cấp, cấp lại thẻ công chứng viên cho công chứng viên hành nghề tại địa phương theo quy định của Luật Công chứng, Nghị định số 104/2025/NĐ-CP và Thông tư này.
Cấp thẻ công chứng viên
Điều 14. Cấp thẻ công chứng viên 1. Phòng công chứng nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử 01 bộ hồ sơ đến Sở Tư pháp nơi Phòng công chứng đặt trụ sở để đề nghị cấp thẻ công chứng viên cho công chứng viên của tổ chức mình sau khi có quyết thành lập Phòng công chứng hoặc khi Phòng công chứng bổ sung công chứng viên. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây: a) Đơn đề nghị cấp thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-05); b) Quyết định bổ nhiệm hoặc bổ nhiệm lại công chứng viên kèm theo 02 ảnh 2cm x 3cm của mỗi công chứng viên (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ); c) Giấy tờ chứng minh công chứng viên là hội viên Hội công chứng viên tại địa phương. Giấy tờ quy định tại điểm b, c khoản này là bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp ra quyết định và cấp thẻ cho công chứng viên của Phòng công chứng; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do. 2. Việc cấp thẻ cho công chứng viên của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều 20 và Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP. 3. Sở Tư pháp cập nhật thông tin về việc cấp thẻ công chứng viên trên phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo của ngày ra quyết định. Thông tin được đăng tải gồm họ, tên của công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, số của quyết định cấp thẻ công chứng viên và thời điểm quyết định có hiệu lực.
Thu hồi thẻ công chứng viên
Điều 15. Thu hồi thẻ công chứng viên 1. Thẻ công chứng viên bị thu hồi trong các trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 38 của Luật Công chứng. 2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định miễn nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp nơi cấp thẻ công chứng viên ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên. 3. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo của Phòng công chứng về việc công chứng viên không còn hành nghề tại Phòng công chứng hoặc kể từ ngày quyết định chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp nơi Phòng công chứng đặt trụ sở ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên. 4. Trường hợp công chứng viên không còn hành nghề tại Văn phòng công chứng thì việc thu hồi thẻ công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP. Văn phòng công chứng thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm a và c khoản 1 Điều 34 của Luật Công chứng thì đồng thời đề nghị Sở Tư pháp thu hồi thẻ của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 34 của Luật Công chứng thì trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp ra quyết định thu hồi thẻ của công chứng viên hành nghề tại Văn phòng công chứng đó. 5. Sở Tư pháp gửi quyết định thu hồi thẻ công chứng viên, cập nhật thông tin về việc thu hồi thẻ công chứng viên trên phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo của ngày ra quyết định thu hồi thẻ công chứng viên. Thông tin được đăng tải gồm họ, tên của công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng, số của quyết định thu hồi thẻ công chứng viên và thời điểm quyết định có hiệu lực. 6. Thẻ công chứng viên không còn giá trị sử dụng kể từ ngày quyết định thu hồi thẻ có hiệu lực. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định thu hồi thẻ có hiệu lực, người bị thu hồi thẻ công chứng viên có trách nhiệm nộp thẻ công chứng viên cho Sở Tư pháp đã ra quyết định.
Cấp lại thẻ công chứng viên
Điều 16. Cấp lại thẻ công chứng viên 1. Công chứng viên thuộc trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 38 của Luật Công chứng, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này, lập 01 bộ hồ sơ đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên, nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử đến Sở Tư pháp nơi cấp thẻ công chứng viên. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây: a) Đơn đề nghị cấp lại thẻ công chứng viên (Mẫu TP-CC-08); b) 02 ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (ảnh chụp không quá 06 tháng trước ngày nộp hồ sơ); c) Thẻ công chứng viên đang sử dụng (trong trường hợp thẻ bị hỏng). 2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp quyết định cấp lại thẻ cho công chứng viên; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản có nêu rõ lý do. 3. Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi tên thì việc cấp lại thẻ cho công chứng viên được thực hiện đồng thời với thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP. 4. Thẻ công chứng viên cấp lại được giữ nguyên số thẻ đã cấp trước đây.
Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng
Điều 17. Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng 1. Giấy tờ chứng minh nội dung đề nghị thay đổi nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 21 của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP bao gồm một hoặc một số giấy tờ sau đây phù hợp với nội dung đăng ký hoạt động được đề nghị thay đổi: a) Trường hợp Văn phòng công chứng bổ sung công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh kèm theo giấy tờ chứng minh đã nộp đủ số vốn góp theo thoả thuận trong trường hợp bổ sung công chứng viên hợp danh; hợp đồng lao động trong trường hợp bổ sung công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động; b) Trường hợp Văn phòng công chứng giảm số lượng công chứng viên: Văn bản chấp thuận của các công chứng viên hợp danh và văn bản thông báo về việc chấm dứt tư cách thành viên hợp danh theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 27 của Luật Công chứng hoặc giấy tờ chứng minh công chứng viên chấm dứt tư cách thành viên hợp danh trong các trường hợp theo quy định tại điểm b, c và d khoản 1 Điều 27 của Luật Công chứng hoặc quyết định miễn nhiệm công chứng viên hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng lao động với công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng; c) Trường hợp Văn phòng công chứng thay đổi Trưởng Văn phòng: Thỏa thuận bằng văn bản của các thành viên hợp danh về việc thay đổi Trưởng Văn phòng hoặc tài liệu khác chứng minh Văn phòng công chứng phải thay đổi Trưởng Văn phòng; giấy tờ chứng minh công chứng viên dự kiến là Trưởng Văn phòng công chứng đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên; d) Trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng: Giấy tờ chứng minh về trụ sở mới; thỏa thuận bằng văn bản của các thành viên hợp danh về việc thay đổi địa chỉ trụ sở đối với Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh; đ) Trường hợp thay đổi tên của Văn phòng công chứng: Văn bản thỏa thuận của các thành viên hợp danh về việc thay đổi tên của Văn phòng công chứng; e) Trường hợp hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng phần vốn góp hoặc bán Văn phòng công chứng: Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép hợp nhất, sáp nhập, chuyển nhượng phần vốn góp hoặc bán Văn phòng công chứng. 2. Giấy đăng ký hoạt động cấp lại được giữ nguyên số đã cấp trước đó.
Bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động
Điều 18. Bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động 1. Việc bàn giao hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động theo quy định tại khoản 4 Điều 32 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định sau đây: a) Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động chỉ định 01 tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng trên cơ sở thỏa thuận của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động với tổ chức hành nghề công chứng đó; trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp tự mình chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng và người có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng được ghi rõ trong quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng. Thông tin về tên, địa chỉ của tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động được niêm yết tại trụ sở của Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động, đồng thời được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp trong thời gian ít nhất là 30 ngày kể từ ngày quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực thi hành; b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng có hiệu lực, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Hội công chứng viên, cơ quan, tổ chức có liên quan, người có trách nhiệm bàn giao hồ sơ, tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ để thống nhất về phương thức bàn giao hồ sơ công chứng và được lập thành biên bản có chữ ký của các cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại điểm này; c) Khi có yêu cầu sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt, hủy bỏ giao dịch, cấp bản sao văn bản công chứng hoặc công chứng hợp đồng thế chấp theo quy định tại khoản 2 Điều 56 của Luật Công chứng, người có yêu cầu liên hệ với tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định và Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện việc bàn giao hồ sơ công chứng theo phương thức đã được thống nhất. Việc bàn giao phải được lập thành biên bản có chữ ký của các bên tham gia bàn giao; d) Tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến hồ sơ bàn giao vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương từ thời điểm nhận bàn giao; đ) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được bàn giao theo quy định tại điểm b, c khoản này được bàn giao lại cho Văn phòng công chứng đó. Việc bàn giao lại cũng được lập thành biên bản theo quy định của điểm b khoản này. 2. Việc bàn giao hồ sơ công chứng trong trường hợp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ của tổ chức hành nghề công chứng giải thể hoặc chấm dứt hoạt động theo quy định tại khoản 5 Điều 68 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định sau đây: a) Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày có quyết định giải thể Phòng công chứng hoặc quyết định thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp tổ chức việc bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ công chứng. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải có sự tham gia của Hội công chứng viên và được lập thành biên bản, có chữ ký, đóng dấu của đại diện Sở Tư pháp và các bên tham gia; trường hợp bên giao hồ sơ công chứng không ký thì ghi rõ vào biên bản; b) Trong trường hợp cá nhân, tổ chức có trách nhiệm bàn giao hồ sơ công chứng mà không bàn giao hoặc không thể bàn giao thì Sở Tư pháp phối hợp với các cơ quan có liên quan tại địa phương tổ chức bàn giao hồ sơ công chứng cho tổ chức hành nghề công chứng được chỉ định tiếp nhận hồ sơ. Việc bàn giao hồ sơ công chứng phải lập thành biên bản theo quy định tại điểm a khoản này; c) Tổ chức hành nghề công chứng nhận bàn giao hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin liên quan đến hồ sơ công chứng bàn giao vào cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương từ thời điểm nhận bàn giao.
Lời chứng của công chứng viên
Điều 19. Lời chứng của công chứng viên 1. Lời chứng của công chứng viên là bộ phận cấu thành của văn bản công chứng. 2. Mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này bao gồm: Lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với giao dịch; lời chứng đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng; lời chứng đối với di chúc và văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc; lời chứng đối với văn bản phân chia di sản; lời chứng đối với văn bản từ chối nhận di sản; lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tiếp; lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tuyến. 3. Khi thực hiện công chứng, viên chức ngoại giao áp dụng các mẫu tương tự như Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng chung đối với giao dịch (Mẫu TP-CC-26); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng ủy quyền trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng (Mẫu TP-CC-27); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với di chúc và văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc (Mẫu TP-CC-28); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản phân chia di sản (Mẫu TP-CC-29); Mẫu lời chứng của công chứng viên đối với văn bản từ chối nhận di sản (Mẫu TP-CC-30); Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tiếp (Mẫu TP-CC-31); Mẫu lời chứng của công chứng viên áp dụng đối với giao dịch công chứng điện tử trực tuyến (Mẫu TP-CC-32) và thực hiện điều chỉnh các thông tin về chủ thể thực hiện, địa chỉ trụ sở của cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện ngoại giao), ghi đầy đủ họ tên của viên chức ngoại giao, viên chức ngoại giao ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu Cơ quan đại diện ngoại giao, nơi lưu và các nội dung có liên quan khác để phù hợp với hoạt động công chứng, chứng thực của viên chức ngoại giao. 4. Căn cứ vào quy định tại khoản 1 Điều 48, Điều 50 của Luật Công chứng, các mẫu lời chứng và ghi chú cách ghi lời chứng ban hành kèm theo Thông tư này, công chứng viên, viên chức ngoại giao soạn thảo lời chứng phù hợp với từng giao dịch cụ thể. Công chứng viên, viên chức ngoại giao không được đưa vào lời chứng những nội dung nhằm trốn tránh, giảm bớt trách nhiệm của mình hoặc nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội.
Sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng và số công chứng
Điều 20. Sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng và số công chứng 1. Sổ yêu cầu công chứng do tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập để theo dõi việc tiếp nhận yêu cầu công chứng và kết quả giải quyết yêu cầu công chứng đó. Sổ công chứng do tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập để theo dõi, quản lý các việc công chứng được thực hiện tại cơ quan, tổ chức của mình. 2. Sổ yêu cầu công chứng và sổ công chứng quy định tại khoản 1 Điều này được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12 hằng năm. Sổ phải được đánh số trang, viết liên tiếp theo thứ tự từ 01 cho đến hết sổ, không được bỏ trống các dòng hoặc các trang, phải đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Khi hết năm, tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào sổ. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập sổ yêu cầu công chứng, sổ công chứng dưới dạng tệp điện tử thì phải in và đóng thành sổ theo tháng hoặc theo quý tùy vào lượng việc công chứng của tổ chức mình, đóng dấu giáp lai theo quy định của pháp luật. Việc lập sổ, ghi sổ và khóa sổ được thực hiện theo quy định tại khoản này. 3. Số công chứng là số thứ tự ghi trong sổ công chứng, kèm theo năm thực hiện công chứng và ký hiệu CCGD (viết tắt của cụm từ “công chứng giao dịch”). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái, ký tự khác; trường hợp chưa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trước. 4. Trường hợp cung cấp dịch vụ công chứng điện tử, tổ chức hành nghề công chứng, Cơ quan đại diện ngoại giao lập sổ công chứng giao dịch điện tử riêng. Sổ được lập theo từng năm, ngày mở sổ là ngày 01 tháng 01, ngày khóa sổ là ngày 31 tháng 12 hằng năm. Cuối mỗi tháng hoặc mỗi quý, người đứng đầu tổ chức hành nghề công chứng xác nhận, ký số vào sổ. Số công chứng điện tử là số thứ tự ghi trong sổ công chứng điện tử, kèm theo năm thực hiện công chứng và ký hiệu CCGDĐT (viết tắt của cụm từ “công chứng giao dịch điện tử”). Số thứ tự ghi trong sổ công chứng điện tử phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, không được lấy số kèm theo chữ cái, ký tự khác.
Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng
Điều 21. Lập, quản lý và sử dụng sổ trong hoạt động công chứng 1. Tổ chức hành nghề công chứng phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây: a) Sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33); sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34); sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử); b) Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký; sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực; c) Sổ theo dõi việc sử dụng lao động (Mẫu TP-CC-36); sổ văn thư, lưu trữ, sổ kế toán, tài chính và các loại sổ khác theo quy định của pháp luật có liên quan. 2. Cơ quan đại diện ngoại giao phải lập, bảo quản và lưu trữ các loại sổ sau đây: a) Sổ yêu cầu công chứng; sổ công chứng giao dịch; sổ công chứng giao dịch điện tử (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử); b) Sổ chứng thực bản sao; sổ chứng thực chữ ký; sổ chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật chứng thực. Cơ quan đại diện ngoại giao lập các sổ quy định tại điểm a, b khoản này theo các mẫu tương tự như các mẫu sổ yêu cầu công chứng (Mẫu TP-CC-33), sổ công chứng giao dịch (Mẫu TP-CC-34), sổ công chứng giao dịch điện tử (Mẫu TP-CC-35) (nếu có cung cấp dịch vụ công chứng điện tử) ban hành kèm theo Thông tư này, các mẫu sổ theo quy định của pháp luật chứng thực và điều chỉnh các thông tin về chủ thể, địa điểm, người ký, đóng dấu Cơ quan đại diện ngoại giao và các nội dung khác có liên quan để phù hợp với hoạt động công chứng, chứng thực của Cơ quan đại diện ngoại giao. 3. Việc lập, bảo quản, lưu trữ các loại sổ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này được thực hiện theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực, lao động, lưu trữ, thuế, tài chính và các quy định pháp luật khác có liên quan.
Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng
Điều 22. Báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng 1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh báo cáo Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương trong Báo cáo kết quả công tác tư pháp hằng năm gửi Bộ Tư pháp. 2. Nội dung báo cáo về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương bao gồm những vấn đề cơ bản sau đây: a) Tình hình tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương: Số lượng công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng; việc cấp, cấp lại thẻ công chứng viên; việc thu hồi thẻ công chứng viên; việc thành lập và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng; kết quả hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng (tổng số việc công chứng, chứng thực, số phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng, phí chứng thực và các chi phí khác); b) Thuận lợi, khó khăn, vướng mắc trong quá trình tổ chức và hoạt động công chứng và đề xuất, kiến nghị (nếu có); c) Đánh giá công tác quản lý nhà nước đối với tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương; đề xuất, kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước.
Kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng
Điều 23. Kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng 1. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng tại địa phương. Sở Tư pháp thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Bộ Tư pháp hoặc trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Cục Bổ trợ tư pháp giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng trong phạm vi toàn quốc. Cục Bổ trợ tư pháp thực hiện kiểm tra đột xuất theo yêu cầu của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc trong trường hợp phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Việc kiểm tra định kỳ phải được lập kế hoạch; thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho đối tượng kiểm tra chậm nhất là 15 ngày trước ngày tiến hành kiểm tra. 2. Việc kiểm tra tập trung vào các nội dung chủ yếu sau đây: a) Đối với tổ chức hành nghề công chứng: Việc đăng ký hoạt động và đề nghị cấp, cấp lại, thu hồi thẻ công chứng viên; việc giải quyết các yêu cầu công chứng; việc lập, quản lý, sử dụng, lưu trữ các loại sổ sách và các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu có liên quan; thực hiện quy định về báo cáo, lao động, thống kê, thuế, tài chính, kế toán, phòng chống rửa tiền và việc thực hiện các quyền, nghĩa vụ khác của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hành nghề tại tổ chức theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và pháp luật có liên quan. b) Đối với tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên: Việc kết nạp, rút tên khỏi danh sách hội viên; bồi dưỡng nghiệp vụ; giải quyết, khiếu nại, tố cáo; xử lý kỷ luật; việc thực hiện các quy định của pháp luật về báo cáo, tài chính, kế toán, thống kê và việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác của tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành, Điều lệ Hiệp hội công chứng viên Việt Nam và pháp luật có liên quan. c) Đối với Sở Tư pháp: Việc thành lập Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; cấp, cấp lại, thu hồi giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng; cấp, cấp lại, thu hồi thẻ công chứng viên; quản lý về tập sự hành nghề công chứng; công tác kiểm tra, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất; lập, quản lý, sử dụng sổ sách; quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật Công chứng, các văn bản hướng dẫn thi hành và pháp luật có liên quan. 3. Phương thức kiểm tra bao gồm: Kiểm tra trực tiếp; kiểm tra gián tiếp qua báo cáo. 4. Hình thức kiểm tra bao gồm: a) Kiểm tra theo kế hoạch đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt; b) Kiểm tra đột xuất khi phát hiện cơ quan, tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu của việc giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực hoặc do Bộ trưởng Bộ Tư pháp hoặc cấp có thẩm quyền giao. 5. Thời hạn kiểm tra là khoảng thời gian đoàn kiểm tra làm việc trực tiếp với đối tượng kiểm tra. Tùy theo hình thức, nội dung, phạm vi kiểm tra và các điều kiện bảo đảm, người ra Quyết định kiểm tra xác định về thời hạn kiểm tra nhưng không quá 10 ngày làm việc. Trường hợp cần thiết, Trưởng Đoàn kiểm tra báo cáo người ra Quyết định kiểm tra gia hạn thời hạn kiểm tra nhưng không quá 10 ngày làm việc. 6. Đoàn kiểm tra có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: a) Thực hiện đúng nội dung, thời hạn ghi trong quyết định kiểm tra; b) Gia hạn kiểm tra trong trường hợp cần thiết (thời gian gia hạn tối đa bằng thời hạn kiểm tra đã thông báo trước đó); c) Yêu cầu đối tượng kiểm tra cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra; d) Lập biên bản kiểm tra, xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, khách quan của biên bản, báo cáo đó; đ) Xử lý theo thẩm quyền và chuyển cơ quan có thẩm quyền, người có thẩm quyền trong trường hợp phát hiện vi phạm về tổ chức và hoạt động công chứng; e) Bảo mật thông tin liên quan đến quá trình kiểm tra theo quy định của pháp luật. 7. Đối tượng kiểm tra có các quyền và nghĩa vụ sau đây: a) Đối tượng kiểm tra có các quyền: Đề nghị thành viên Đoàn kiểm tra và các cơ quan, tổ chức có liên quan giữ bí mật thông tin trong quá trình kiểm tra theo quy định của pháp luật; nhận biên bản kiểm tra và yêu cầu giải thích nội dung biên bản kiểm tra; bảo lưu ý kiến trong biên bản kiểm tra; từ chối cung cấp thông tin, giấy tờ, hồ sơ tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; tố cáo hành vi vi phạm pháp luật trong quá trình kiểm tra và các quyền khác theo quy định của pháp luật; b) Đối tượng kiểm tra có các nghĩa vụ: Chấp hành quyết định kiểm tra đã được ban hành; cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung kiểm tra theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của thông tin, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu đã cung cấp; ký biên bản kiểm tra sau khi kết thúc kiểm tra; chấp hành quyết định của Đoàn kiểm tra và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. 8. Trình tự, thủ tục kiểm tra được tiến hành như sau: a) Công bố nội dung, chương trình kiểm tra khi bắt đầu tiến hành kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng; b) Đối chiếu, kiểm tra, đánh giá nội dung báo cáo và các sổ sách, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu được xuất trình theo quy định của pháp luật; c) Lập biên bản vi phạm pháp luật (nếu có) trong quá trình kiểm tra; lập biên bản kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng sau khi kết thúc kiểm tra; d) Ban hành Kết luận kiểm tra; đ) Xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý hành vi vi phạm pháp luật trong tổ chức và hoạt động công chứng (nếu có). 9. Bộ Ngoại giao quyết định việc kiểm tra về tổ chức và hoạt động công chứng do viên chức ngoại giao thực hiện ở nước ngoài theo thẩm quyền. Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Nội dung điều luật trên trang này được đăng lại nguyên văn từ dữ liệu công khai của cơ quan nhà nước; xem nguồn ở dòng ghi nguồn bên dưới.
Nguồn: Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật (vbpl.vn), Bộ Tư pháp.