Thông tư Hướng dẫn thi hành Nghị định số 93/2009/NĐ-CP ngày 22 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi Chính phủ nước ngoài CHƯƠNG III — QUẢN LÝ THỰC HIỆN CÁC KHOẢN VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI
Điều 5. Các hình thức quản lý, thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN:
1. Chủ khoản viện trợ PCPNN trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện hoặc giao cho một đơn vị thuộc thẩm quyền làm Chủ dự án trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật.
2. Chủ khoản viện trợ PCPNN trực tiếp quản lý, điều hành thực hiện chương trình, dự án đầu tư.
3. Ban Quản lý chương trình, dự án viện trợ PCPNN (sau đây gọi tắt là Ban QLDA) có thể đồng thời quản lý nhiều chương trình, dự án nếu tuân thủ các điều kiện sau:
- Đủ năng lực và được tổ chức theo hướng có các bộ phận chức năng phục vụ chung cho tất cả các dự án (đấu thầu, kế hoạch, tài chính, tổ chức, hành chính và quản lý nhân sự);
- Được cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA cho phép bằng Quyết định thành lập Ban QLDA cho từng chương trình, dự án cụ thể, tuân thủ các quy định của Thông tư này.
Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của Ban QLDA (quy định tại
Điều 19
của Quy chế)
1. Chức năng, nhiệm vụ của Ban quản lý dự án:
a) Nhiệm vụ lập kế hoạch
b) Nhiệm vụ quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án:
Việc quản lý chuẩn bị thực hiện chương trình, dự án bao gồm công tác nghiên cứu văn kiện chương trình, dự án, quy trình, thủ tục và những điều kiện thực hiện chương trình, dự án (chế độ chi tiêu ngân sách, chế độ kế toán, kiểm toán dự án, chế độ báo cáo …);
Đối với dự án đầu tư cần nghiên cứu các quy định hiện hành về quản lý đầu tư xây dựng công trình, có tính đến một số yêu cầu đặc thù của viện trợ phi chính phủ nước ngoài.
c) Nhiệm vụ thực hiện các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng:
- Thực hiện nhiệm vụ đấu thầu do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA giao phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về đấu thầu;
- Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được người có thẩm quyền ký với nhà thầu. Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng theo thẩm quyền.
d) Nhiệm vụ quản lý tài chính, tài sản và giải ngân:
Quản lý tài chính, tài sản và thực hiện các thủ tục giải ngân theo quy định của pháp luật và phù hợp với quy định của nhà tài trợ.
đ) Nhiệm vụ hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình:
- Tổ chức văn phòng và quản lý nhân sự Ban QLDA;
- Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, tập hợp, phân loại, lưu trữ toàn bộ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến chương trình, dự án và Ban QLDA theo quy định của pháp luật;
- Chuẩn bị để Chủ khoản viện trợ PCPNN công khai hóa nội dung, tổ chức, tiến độ thực hiện và ngân sách của chương trình, dự án cho những đối tượng hưởng lợi trực tiếp của chương trình, dự án và các cơ quan liên quan;
- Cung cấp các thông tin chính xác và trung thực cho các cơ quan bảo vệ pháp luật, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, bên tài trợ, các cơ quan thông tin đại chúng và cá nhân liên quan trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao, ngoại trừ những thông tin được giới hạn phổ biến theo luật định;
- Làm đầu mối của Chủ khoản viện trợ và các cơ quan thực hiện chương trình, dự án trong giao dịch với Bên tài trợ về các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện chương trình, dự án.
e) Nhiệm vụ theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án:
- Tổ chức đánh giá về hoạt động của Ban QLDA;
- Tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện chương trình, dự án theo quy định tại các Điều 24, Điều 25 và Điều 26 của Quy chế;
- Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định tại Điều 27 của Quy chế.
g) Nhiệm vụ đối với nghiệm thu, bàn giao, quyết toán chương trình, dự án:
Chuẩn bị để Chủ khoản viện trợ PCPNN, Cơ quan chủ quản nghiệm thu chương trình, dự án và bàn giao chương trình, dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác.
h) Các nhiệm vụ khác:
Ban QLDA thực hiện các nhiệm vụ khác trong khuôn khổ chương trình, dự án do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA giao.
2. Cơ cấu tổ chức Ban QLDA:
a) Các yêu cầu cơ bản đối với tổ chức và nhân sự Ban QLDA:
- Ban QLDA phải có cơ cấu tổ chức thích hợp, có đủ nhân sự với năng lực, kinh nghiệm phù hợp đảm bảo việc quản lý thực hiện chương trình, dự án hiệu quả và bền vững;
- Mỗi chức danh, vị trí công tác trong Ban QLDA phải có Ban mô tả công việc (TOR) do Giám đốc Ban QLDA xây dựng trên cơ sở chức năng nhiệm vụ được quy định trong văn kiện chương trình, dự án và được công bố công khai trong Ban QLDA, trong đó quy định cụ thể về yêu cầu năng lực chuyên môn, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, chế độ đãi ngộ, chế độ báo cáo và đánh giá kết quả công việc.
b) Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA:
- Căn cứ vào nội dung, quy mô, tính chất, phạm vi hoạt động, phương thức tổ chức quản lý thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN, Giám đốc Ban QLDA chuẩn bị và trình cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA cơ cấu tổ chức của Ban QLDA.
- Cơ cấu tổ chức của Ban QLDA thường bao gồm các bộ phận:
+ Bộ phận hành chính, tổ chức, hỗ trợ;
+ Bộ phận chức năng bao gồm kế hoạch, đấu thầu và một số hoạt động cần thiết khác;
+ Bộ phận kỹ thuật, chuyên môn theo các nội dung hoạt động của văn kiện chương trình, dự án.
Hình thức tổ chức của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Ban QLDA có thể lựa chọn một trong những hình thức như: phòng, ban, nhóm hoặc cán bộ phụ trách (nếu bộ phận chỉ có một cán bộ).
Đối với các Ban QLDA quản lý nhiều dự án, cơ cấu tổ chức phải tuân thủ quy định tại khoản 3 Điều 5 của Thông tư này.
3. Tổ chức thực hiện
a) Thành lập Ban QLDA
- Cơ sở pháp lý:
Việc thành lập Ban QLDA phải căn cứ vào các cơ sở pháp lý sau đây:
+ Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan chủ quản, chủ khoản viện trợ PCPNN;
+ Căn cứ vào Quyết định phê duyệt chương trình, dự án viện trợ PCPNN;
+ Căn cứ vào Thỏa thuận viện trợ PCPNN;
+ Các quy định của Thông tư hướng dẫn này.
- Thành lập Ban QLDA
Thực hiện theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 19 của Quy chế.
b) Kinh phí hoạt động của Ban QLDA
Định mức chi phí và kinh phí hoạt động thực hiện theo quy định trong văn kiện chương trình, dự án và tuân thủ các quy định hiện hành.
c) Tài sản của Ban QLDA
- Ban QLDA được trang bị tài sản để phục vụ công tác quản lý chương trình, dự án theo quy định của pháp luật;
- Tài sản của Ban QLDA phải được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Nghiêm cấm cho thuê, cho mượn, biếu, tặng và sử dụng tài sản vào mục đích cá nhân;
- Ban QLDA phải báo cáo cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA về các tài sản được các đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp bàn giao, tặng, để lại cho Ban QLDA để quản lý theo quy định của pháp luật;
- Tài sản của Ban QLDA sau khi chương trình, dự án kết thúc hoặc không cần sử dụng trong quá trình thực hiện phải được xử lý theo quy định hiện hành.
d) Kết thúc chương trình, dự án viện trợ PCPNN
Thời điểm kết thúc chương trình, dự án viện trợ PCPNN được quy định tại các thỏa thuận ký kết với Bên tài trợ.
Sau khi kết thúc chương trình, dự án, trong vòng 6 tháng, Ban QLDA phải hoàn thành báo cáo kết thúc và báo cáo quyết toán chương trình, dự án để trình Cơ quan chủ quản (trong trường hợp Cơ quan chủ quản quản lý trực tiếp) hoặc để Chủ khoản viện trợ PCPNN trình Cơ quan chủ quản.
Đồng thời, Ban QLDA tiến hành xử lý tài sản của Ban QLDA theo quy định hiện hành.
Sau khi báo cáo kết thúc và báo cáo quyết toán chương trình, dự án được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt và việc xử lý tài sản của Ban QLDA đã hoàn thành, cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA sẽ ban hành Quyết định kết thúc chương trình, dự án và giải thể Ban QLDA.
Trong trường hợp chưa thể kết thúc được các công việc nêu trên theo thời hạn quy định, trên cơ sở văn bản giải trình của Ban QLDA, cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA ban hành văn bản cho phép gia hạn tối đa thêm 6 tháng nữa để Ban QLDA tiếp tục hoàn thành các công việc dở dang và đảm bảo kinh phí cần thiết để Ban QLDA duy trì hoạt động trong thời gian gia hạn.
Đối với trường hợp Ban QLDA quản lý nhiều chương trình, dự án, cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA sẽ ban hành Quyết định kết thúc từng chương trình, dự án cụ thể, đồng thời điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của Ban QLDA, tuân thủ các quy định của Thông tư này.
4. Các chế độ đãi ngộ
Chế độ đãi ngộ đối với Giám đốc Ban QLDA và các chức danh khác của Ban QLDA làm việc theo chế độ kiêm nhiệm hoặc biệt phái thực hiện theo các quy định hiện hành có tính đến tính chất, cường độ công việc, thời gian thực tế để bảo đảm khuyến khích các cán bộ có năng lực làm việc lâu dài và chuyên nghiệp cho chương trình, dự án.
Nhiệm vụ của Cơ quan chủ quản, Chủ khoản viện trợ PCPNN và Ban QLDA liên quan đến kế hoạch thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN
Điều 7. Nhiệm vụ của Cơ quan chủ quản, Chủ khoản viện trợ PCPNN và Ban QLDA liên quan đến kế hoạch thực hiện chương trình, dự án viện trợ PCPNN
1. Ngay sau khi thành lập Ban QLDA, Cơ quan chủ quản, Chủ dự án chỉ đạo Ban QLDA phối hợp với nhà tài trợ rà soát, cập nhật, điều chỉnh (nếu cần thiết) kế hoạch tổng thể thực hiện chương trình, dự án, chi tiết hóa kế hoạch thực hiện trong năm đầu tiên.
2. Trên cơ sở kế hoạch cập nhật tổng thể thực hiện chương trình, dự án được Cơ quan chủ quản phê duyệt, Chủ dự án phê duyệt kế hoạch chi tiết thực hiện chương trình, dự án năm đầu tiên và từng năm tiếp theo.
Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án hàng năm phải được xây dựng và phê chuẩn phù hợp với lịch biểu xây dựng kế hoạch hàng năm của Cơ quan chủ quản.
Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án hàng năm là cơ sở để phân bổ các nguồn lực cho các hoạt động của chương trình, dự án và là cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện cho từng quý, phục vụ công tác điều hành, theo dõi, kiểm tra, đánh giá, khen thưởng đối với hoạt động quản lý dự án của Ban QLDA.
3. Ban QLDA có trách nhiệm lập kế hoạch giải ngân theo Phụ lục 6 của Thông tư này. Chủ khoản viện trợ PCPNN trình Cơ quan chủ quản kế hoạch giải ngân hàng năm để tổng hợp và báo cáo theo quy định của Quy chế.
Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình, dự án trong quá trình thực hiện quy định tại
Điều 22
của Quy chế
1. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung của các chương trình, dự án viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 3 và khoản 1, 3, 5 Điều 4 của Thông tư này.
2. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung của các chương trình, dự án viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ trưởng cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN thực hiện theo quy định tương ứng tại Điều 3 và khoản 2, 3, 5 Điều 4 của Thông tư này.
CHƯƠNG IV
CHẾ ĐỘ BÁO CÁO VIỆC THỰC HIỆN VIỆN TRỢ PHI CHÍNH PHỦ NƯỚC NGOÀI
