Thông tư Hướng dẫn về quy trình tiếp công dân và xử lý đơn thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội Chương II — TIẾP CÔNG DÂN
Điều 3. Điều kiện bảo đảm hoạt động tiếp công dân
1. Địa điểm tiếp công dân
a) Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội có Phòng tiếp công dân tại trụ sở số 02 phố Đinh Lễ, phường Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội.
b) Cục, Tổng cục có trụ sở riêng ngoài Bộ có phòng tiếp công dân tại trụ sở cơ quan.
c) Các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ có liên quan đến việc giải quyết chế độ, chính sách, quyền lợi của công dân, tổ chức có phòng tiếp công dân riêng tại trụ sở cơ quan.
d) Sở Lao động - Thương binh và Xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có Phòng tiếp công dân tại trụ sở cơ quan.
2. Điều kiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác tiếp công dân
a) Địa điểm tiếp công dân phải được bố trí tại vị trí thuận tiện, bảo đảm điều kiện tiếp cận đối với người khuyết tật và các điều kiện vật chất cần thiết để phục vụ công dân đến trình bày khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, hỏi chính sách được dễ dàng, thuận lợi.
Địa điểm tiếp công dân được bố trí sạch sẽ, khang trang, có biển ghi "Phòng tiếp công dân", niêm yết lịch và nội quy tiếp công dân.
b) Cơ sở vật chất tại địa điểm tiếp công dân của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội do Thanh tra Bộ quản lý. Kinh phí mua sắm, sửa chữa được đảm bảo trong nguồn ngân sách nhà nước giao Thanh tra Bộ hàng năm.
c) Cơ sở vật chất tại địa điểm tiếp công dân của Cục, Tổng cục và đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ do Thủ trưởng đơn vị đảm bảo.
d) Cơ sở vật chất tại địa điểm tiếp công dân của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội do Giám đốc Sở quyết định.
3. Bố trí cán bộ tiếp công dân
a) Phòng tiếp công dân của Bộ và của Sở phải có cán bộ tiếp công dân thường xuyên và tổ chức để Thủ trưởng cơ quan tiếp công dân định kỳ theo quy định của pháp luật.
b) Địa điểm tiếp công dân của Cục, Tổng cục và đơn vị sự nghiệp công lập được bố trí cán bộ làm công tác tiếp công dân theo yêu cầu thực tế.
c) Chính sách, chế độ đối với người tiếp công dân được thực hiện theo quy định tại Điều 34 Luật Tiếp công dân và các Điều 19, 20, 21 và 22 Nghị định số
64/2014/NĐ-CP
ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân.
Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan trong việc tiếp công dân
Điều 4. Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan trong việc tiếp công dân
1. Bộ trưởng, Giám đốc Sở, Lãnh đạo các Cục, Tổng cục và đơn vị sự nghiệp công lập trực tiếp tiếp công dân định kỳ ít nhất 01 ngày trong mỗi tháng tại địa điểm tiếp công dân của cơ quan và tiếp công dân đột xuất theo quy định của Luật Tiếp công dân.
Bộ trưởng tiếp công dân vào ngày 20 hàng tháng. Nếu ngày 20 trùng vào ngày nghỉ thì việc tiếp công dân được thực hiện vào ngày làm việc đầu tiên tiếp theo.
Giám đốc Sở, Lãnh đạo các Cục, Tổng cục và đơn vị sự nghiệp công lập thực hiện việc tiếp công dân theo lịch.
2. Trách nhiệm của cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp và cơ quan, đơn vị có liên quan trong việc giúp Thủ trưởng cơ quan tiếp công dân:
a) Bố trí cán bộ có năng lực chuyên môn, phẩm chất đạo đức thường trực tiếp công dân tại Phòng Tiếp công dân;
b) Chuẩn bị đầy đủ thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung vụ việc khiếu nại, tố cáo để Thủ trưởng cơ quan tiếp công dân;
c) Cử cán bộ ghi chép nội dung tiếp công dân, nhận các thông tin, tài liệu do công dân cung cấp;
d) Cử cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị chuyên môn có liên quan cùng tiếp công dân với Thủ trưởng cơ quan để thực hiện những yêu cầu do Thủ trưởng giao;
đ) Bảo đảm an toàn, trật tự trong quá trình tiếp công dân của Thủ trưởng cơ quan;
e) Kết thúc việc tiếp công dân của Thủ trưởng, cơ quan, đơn vị chuyên môn có liên quan chịu trách nhiệm giúp Thủ trưởng chuẩn bị các văn bản trả lời công dân.
Trường hợp vụ việc liên quan đến trách nhiệm của nhiều cấp, nhiều ngành thì cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giúp Thủ trưởng chuẩn bị các văn bản trả lời công dân.
Mục 2
QUY TRÌNH TIẾP CÔNG DÂN
Điều 5. Xác định nhân thân của công dân
1. Khi tiếp công dân, người tiếp công dân đề nghị công dân giới thiệu họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền, thẻ luật sư, giấy tờ khác có liên quan (nếu có) để xác định họ là người tự mình thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, hỏi chính sách hay là người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
2. Trường hợp công dân hoặc người được ủy quyền, người đại diện theo pháp luật cho cá nhân, tổ chức không vi phạm Điều 9 Luật Tiếp công dân, người tiếp công dân tiến hành việc tiếp công dân.
Trường hợp công dân hoặc người được ủy quyền, người đại diện theo pháp luật cho cá nhân, tổ chức vi phạm Điều 9 Luật Tiếp công dân, người tiếp công dân từ chối tiếp công dân nhưng phải giải thích cho công dân rõ lý do từ chối tiếp.
3. Trường hợp công dân không có giấy ủy quyền hợp lệ hoặc việc ủy quyền không theo đúng quy định tại điểm a, b, khoản 1, Điều 12 Luật Khiếu nại, người tiếp công dân không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và phải giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại theo đúng quy định.
4. Trong quá trình tiếp công dân đến tố cáo, người tiếp công dân phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người tố cáo; không tiết lộ những thông tin có hại cho người tố cáo; áp dụng những biện pháp cần thiết để bảo đảm cho người tố cáo không bị đe dọa, trù dập, trả thù.
Trường hợp công dân đến tố cáo không xuất trình được giấy tờ tùy thân, người tiếp công dân từ chối tiếp, trừ trường hợp tố cáo có tính chất khẩn cấp.
Điều 6. Nghe, ghi chép nội dung trình bày của công dân
1. Khi công dân trình bày và có đơn nêu nội dung rõ ràng, đầy đủ theo quy định, người tiếp công dân tiếp nhận thông tin, tài liệu, chứng cứ kèm theo và cần xác định rõ nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân để xử lý.
Nếu nội dung đơn không rõ ràng, chưa đầy đủ, người tiếp công dân đề nghị công dân viết lại đơn hoặc viết bổ sung vào đơn về những nội dung chưa rõ, còn thiếu.
2. Trường hợp công dân trình bày một trong các nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà không có đơn, người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn.
Nếu trường hợp công dân không tự viết đơn được, người tiếp công dân ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung công dân trình bày; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị công dân ký tên hoặc điểm chỉ.
3. Trường hợp công dân trình bày vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết thành đơn khiếu nại, đơn tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh riêng để thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh với cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Xác định nội dung vụ việc, yêu cầu của công dân
Sau khi nghe công dân trình bày, nghiên cứu sơ bộ nội dung, các thông tin, tài liệu liên quan mà công dân cung cấp, người tiếp công dân phải xác định những nội dung sau:
1. Địa điểm, thời gian phát sinh vụ việc;
2. Nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, hỏi chính sách về vấn đề gì, lĩnh vực nào, thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan nào;
3. Người bị khiếu nại, tố cáo hoặc kiến nghị, phản ánh là cá nhân, cơ quan, tổ chức nào;
4. Quá trình xem xét, giải quyết: vụ việc đã được cấp nào giải quyết; kết quả giải quyết; hình thức văn bản giải quyết của cơ quan có thẩm quyền;
5. Yêu cầu của người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh; đồng ý hay không đồng ý với việc giải quyết của cơ quan có thẩm quyền đã giải quyết; lý do khiếu nại, tố cáo tiếp (nếu có) và những bằng chứng mới mà người tố cáo cung cấp;
6. Trường hợp công dân hỏi chính sách thuộc lĩnh vực nào, cơ quan nào có trách nhiệm giải đáp để trả lời, hướng dẫn công dân.
Xác định thẩm quyền giải quyết và xử lý nội dung đơn của công dân
Điều 8. Xác định thẩm quyền giải quyết và xử lý nội dung đơn của công dân
1. Căn cứ nội dung công dân trình bày là khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, hỏi chính sách, người tiếp công dân xác định thẩm quyền của cá nhân, cơ quan, đơn vị giải quyết.
Việc xác định thẩm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội thực hiện theo quy định tại Điều 12, Điều 17 và Điều 18 Thông tư này.
2. Xử lý nội dung thuộc thẩm quyền
a) Trường hợp công dân đến khiếu nại, nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan và không thuộc một trong các trường hợp quy định tại Điều 11 Luật Khiếu nại, người tiếp công dân phải làm các thủ tục tiếp nhận đơn khiếu nại và các thông tin, tài liệu kèm theo do người khiếu nại cung cấp, chuyển đến bộ phận xử lý đơn để báo cáo với Thủ trưởng cơ quan thụ lý trong thời hạn do pháp luật quy định.
Nếu khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết nhưng không đủ các điều kiện để thụ lý giải quyết theo quy định, người tiếp công dân căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để trả lời hoặc hướng dẫn cho người khiếu nại bổ sung những thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại.
b) Trường hợp công dân đến tố cáo, nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan hoặc người có thẩm quyền thuộc cơ quan, đơn vị mình mà không thuộc một trong các trường hợp quy định tại khoản 2, Điều 20 Luật Tố cáo, người tiếp công dân nhận đơn tố cáo, chuyển đến bộ phận xử lý đơn để báo cáo Thủ trưởng cơ quan hoặc chuyển người có thẩm quyền xem xét, thụ lý giải quyết theo quy định của Luật Tố cáo.
c) Trường hợp công dân đến kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình, người tiếp công dân nhận đơn, chuyển bộ phận xử lý đơn để báo cáo người có thẩm quyền nghiên cứu, xem xét, giải quyết.
d) Trường hợp công dân đến hỏi chính sách thuộc lĩnh vực quản lý của ngành Lao động - Thương binh và Xã hội, người tiếp công dân trả lời. Nếu người tiếp công dân chưa trả lời được thì đề nghị cán bộ thuộc đơn vị chức năng tiếp và trả lời công dân. Trường hợp cán bộ thuộc đơn vị chức năng chưa thể trả lời ngay thì hẹn trả lời công dân theo quy định.
3. Xử lý nội dung không thuộc thẩm quyền
a) Trường hợp khiếu nại không thuộc thẩm quyền giải quyết của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị mình, người tiếp công dân hướng dẫn người khiếu nại gửi đơn đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.
b) Trường hợp tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình, người tiếp công dân hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền. Nếu công dân yêu cầu được nhận đơn, người tiếp công dân tiếp nhận, chuyển bộ phận xử lý đơn làm thủ tục chuyển đơn và các tài liệu liên quan đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Trường hợp tố cáo đã được cấp có thẩm quyền giải quyết nhưng người tố cáo không cung cấp thông tin, bằng chứng mới, người tiếp công dân không tiếp nhận và giải thích cho người tố cáo biết.
c) Trường hợp kiến nghị, phản ánh, hỏi chính sách không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan mình, người tiếp công dân hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Điều 9. Vào sổ theo dõi
1. Sau khi tiếp công dân, người tiếp công dân phải vào sổ tiếp công dân hoặc phần mềm quản lý công tác tiếp dân theo các tiêu chí: số thứ tự; ngày tiếp; họ tên, địa chỉ công dân; số người; tóm tắt nội dung; phân loại theo tính chất (khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh, hỏi chính sách); phân loại theo lĩnh vực (người có công; lao động; tiền lương; việc làm; an toàn lao động; bảo hiểm xã hội; quản lý lao động ngoài nước; giáo dục nghề nghiệp; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội; nội dung khác); quá trình xem xét, giải quyết của các cấp (nếu có); kết quả tiếp (trả lời trực tiếp công dân, hướng dẫn đến cơ quan nào hoặc tiếp nhận đơn).
2. Tổng hợp báo cáo số liệu, tình hình tiếp công dân hàng tháng, quý, năm hoặc đột xuất theo yêu cầu của Thủ trưởng cơ quan.
Chương III
QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN
Mục 1
TIẾP NHẬN, PHÂN LOẠI ĐƠN
