財政部臺北區支付處辦事細則 第 64 條

有關本處公文檔案及帳冊報表等歸檔暨公文稽催，悉依左列各項規定辦理。 一、本處文書檔案，設置檔案室，由總務室指派專人掌管。 二、每日由收發人員將已發公文文稿連同相關案件彙齊送檔案室點收。 三、承辦人員對於發文稿如需即速繼續辦理者，於擬辦時在稿面註明稿退承辦人並經科室主管簽章後得由收發人員逕行退還續辦。 四、無收文亦無發文之簽呈、報告、計畫方案等，經核批成案者，編列發文字號納入檔案管理。 五、左列各款文件、物品、由主管科室自行妥慎管理： （一）現金、有價證券及其他貴重物品。 （二）已作廢之有價證券，但作為附件之單帳而有參考價值者不在此限。（三）無關公文又無參考價值之文件、圖書、雜誌、便條及紙片等。 （四）其他不需要歸檔之文件。 各種帳冊憑證案據，均俟每年度終了，經決算審查完備後，即行整理編號歸檔。 六、本處檔案按業務分為秘書室、一科、二科、總務室、會計、人事 安全等七類，類以下置綱，綱以下置目，目以下置節。所有類、綱、目、節之範圍，應有具體說明，以定每一文卷之歸屬。 七、各類綱目節之名稱變更及增刪，由總務室會同各有關單位依據實際需要呈請核定之。總務室並根據核定之類綱目款，編具檔案類綱目錄，分送各單位參考。 八、一文包括兩事以上，或一文性質涉及二類以上者，則依該文之主要事項之分類為準，並於有關卷內釘入分存單或文件副本。 九、歸檔文件決定歸屬綱目後，就該文件左上角編註綱目字號及卷號。 十、案卷彙編完竣後，應將每件文號、文別、機關名稱、事由等項，依次編成「全案目錄」，以備查考。 十一、借調文卷，須與承辦業務有關者，調借非主管案件，須經有關單位主管同意簽章，機密或重要案件并報請處長核准後始可調借。 十二、借調檔案，應填寫調案單，填明收（發）文號，如文號不明者，則詳填事由，一單以一案為限，由調案人親自簽章並經單位主管簽證，借期以一週為限，必要時得申請延長。 十三、按收（發）文號檢卷者，就號碼對照簿覓取卷號，對號檢卷，按事由檢卷者，就案卷分類總目錄簿覓取案由及卷號，對號檢卷。 十四、非本機關調案時，應憑公文並簽經處長核准。 十五、調案歸還時，管理人員應即檢查，如發現損壞、短缺、塗改、調換時，立即追查原因，以明責任。 十六、檔案保管年限由承辦人於擬辦時，視其內容及性質在文稿之左上角「保存期限」欄標明，管理人員根據年限，分別編號登記。案卷已屆保存年限時，由管理人員逐案檢出列冊分送各承辦單位主管詳加審閱，除認有延長保存必要，應予註明理由及延長期限仍退還檔案室保管外，其確無延長保管必要者，即在原案卷面左上角蓋章證明退送檔案室彙列清冊會同有關人員呈准銷燬之，但各案之卷面仍應拆下留存檔中，以備查考。 十七、本處公文稽催由總務室辦理之。 十八、公文稽催範圍如左： （一）有關公文處理期限事項。 （二）有關會報指示、裁決事項。 （三）有關公文會辦協調事項。 十九、有關條諭及交辦事項由秘書室登記管制。 二十、本處公文辦理時限，照本處文書處理有關時限之規定，承辦人未能依照該項時限辦出時，應於事前列舉理由簽請單位主管延期，如無特殊原因，以展期一次三天為限。但最速件、速件、特急件及其他重要案件，應簽請處長副處長核定。 二十一、公文會辦有時間性者，以持會為原則，受會單位應即予會簽，一般案件之會稿不得超過半日，會簽不得超過一日。如案情複雜，必須必須查對資料始能簽會者，以二日為限，並由主辦單位主動洽催。 二十二、收文人員每日將收文簿複寫兩份，以一份送稽催人員，按公文性質逐件檢查。公文結案後（發文或奉批存查者）立即歸檔，稽催人員依據收文簿就歸檔案件檢查銷號，並在收文簿上註明檔號，以利查考。密件以上文件由秘書室在收文簿檔號欄內簽證，以示辦結。 二十三、如屆期尚未出歸檔者，應即填發稽催通知，送科室主管查明督促辦理並就原單填復處理情形及奉准延長辦理之時間，經主管簽認後於當日退還稽催人員。 二十四、承辦人員如未依限辦出，亦未簽准延長無故積壓者，照下列規定議處 （一）積壓時間三－五天者，警告。 （二）積壓時間六－十天者，申誡。 （三）積壓時間十一－十五天者，記過。 （四）一人同時積壓數件或因積壓而發生重大後果者，得酌情加重議處。 二十五、稽催人員於每月終將稽催情形列表呈閱後公佈，並作為各單位工作成績考核之參考。