Abschnitt 1 — Betrieb elektronischer Personenstandsregister
Personenstandsregister, Registerinhalt
(1) Die nach § 3 Abs. 1 des Gesetzes zu führenden Personenstandsregister bestehen aus Registereinträgen, die auf Dauer lesbar und unveränderbar zu speichern sind.
(2) Die Registereinträge enthalten die für die Beurkundung der Personenstandsfälle nach dem Gesetz erforderlichen Daten einschließlich der dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur des beurkundenden Standesbeamten sowie die Hinweise und die entsprechenden Registrierungsdaten nach § 16 Abs. 2 Satz 1.
(3) Die Beurkundungsdaten werden vom Standesamt in strukturierter Form im Format Extensible Markup Language (XML) und zusätzlich als Dokument im Format Portable Document-Format (PDF/A) in dem entsprechenden Personenstandsregister gespeichert.
(4) Beurkundungen im Sinne des § 54 des Gesetzes sind die im Format XML gespeicherten Haupteinträge und Folgebeurkundungen.
Anforderungen an den Betrieb von Personenstandsregistern und Sicherungsregistern
(1) Für den Betrieb von Personenstandsregistern und Sicherungsregistern sind die erforderlichen und angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, um die Verfügbarkeit, Integrität, Authentizität und Vertraulichkeit der gespeicherten Daten entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. Es dürfen nur Anlagen und Programme verwendet werden, die den anerkannten technischen Anforderungen an die maschinell geführte Verarbeitung von Daten mit hohem Schutzbedarf entsprechen; sämtliche technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen dem mit der dauerhaften Speicherung der Registerdaten verfolgten Zweck angemessen Rechnung tragen. Die zu treffenden Maßnahmen sind im Betriebs- und Sicherheitskonzept (§ 13) zu dokumentieren.
(2) Insbesondere ist sicherzustellen, dass
1. Unbefugten der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen die Personenstandsdaten verarbeitet oder genutzt werden können, verwehrt wird (Zutrittskontrolle),
2. die unbefugte Nutzung der für die Personenstandsbeurkundung eingesetzten Datenverarbeitungssysteme verhindert wird (Zugangskontrolle),
3. die eingeräumten Zugriffsbefugnisse im Datenverarbeitungssystem verwaltet werden und der Zugriff auf die Daten oder Systemfunktionen nur innerhalb der jeweils eingeräumten Zugriffsbefugnis möglich ist, nachdem sich der Benutzer dem System gegenüber in einer automatisierten Prüfung als zugriffsbefugt erwiesen hat (Zugriffskontrolle),
4. die beurkundeten Daten nachvollziehbar und unveränderbar gespeichert werden und die chronologische Dokumentation von Veränderungen der Einträge im Personenstandsregister und im Sicherungsregister gewährleistet wird (Revisionssicherheit),
5. die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der Einträge im Personenstandsregister und im Sicherungsregister im Datenverarbeitungssystem protokolliert wird (Beweissicherung),
6. eingesetzte Systemkomponenten ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden können (Wiederaufbereitung),
7. etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können (Unverfälschtheit),
8. die Funktionen des Datenverarbeitungssystems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit),
9. bei Verarbeitung der Daten im System und im Falle der Nutzung allgemein zugänglicher Netze Verschlüsselungsverfahren angewendet werden, die dem jeweiligen Stand der Technik entsprechen (Übertragungssicherheit).
Anforderungen an Datenverarbeitungsverfahren
(1) Datenverarbeitungsverfahren für die Personenstandsregister (Registerverfahren) müssen gewährleisten, dass
1. die Beurkundungsdaten und Hinweise in den dafür vorgesehenen Datenfeldern (Anlage 1) gespeichert werden,
2. eine Zusammenstellung aller Beurkundungsdaten als Personenstandseintrag nach den Mustern der Anlagen 2 bis 5 auf Dauer unveränderbar gespeichert wird,
3. der Personenstandseintrag mit den Registrierungsdaten nach § 16 Abs. 2 Satz 1 versehen wird,
4. die erforderliche dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur und die Daten, die zur Sicherung der dauerhaften Überprüfbarkeit erforderlich sind, beim Personenstandseintrag gespeichert werden,
5. jede Änderung oder Ergänzung eines bestehenden Registereintrags (Folgebeurkundung) gespeichert und mit dem Eintrag der Erstbeurkundung (Haupteintrag) und hierzu bereits vorhandener Folgebeurkundungen elektronisch verknüpft wird, ohne die bereits im Personenstandsregister gespeicherten Eintragsdaten zu überschreiben oder zu löschen,
6. die Beurkundungsdaten, gegliedert in Erstbeurkundung und Folgebeurkundungen für eine weitere Folgebeurkundung unter automatischer Vergabe der nach § 17 Satz 1 vorgesehenen Folgenummer bereitgestellt werden und der entsprechende Eintrag für die Dauer der Bearbeitung im Personenstandsregister gesperrt wird,
7. die Authentizität des Eintrags sichergestellt und eine systemunabhängige Prüfung möglich ist,
8. Registereinträge, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen von den zuständigen öffentlichen Archiven übernommen werden, auf externe Datenträger übertragen und aus dem Personenstandsregister gelöscht werden können.
(2) Datenverarbeitungsverfahren für die Erstellung, Fortführung, Suche und Anzeige der Personenstandseinträge (Fachverfahren) müssen gewährleisten, dass die nach dieser Verordnung erforderliche dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur vor einer Speicherung im Personenstandsregister angebracht wird und bei jeder Bereitstellung eines Registereintrags zur Bearbeitung im Fachverfahren die Signatur überprüft wird.
(3) Fachverfahren dürfen mit einem Registerverfahren nur über eine Schnittstelle verbunden sein, die eine direkte Änderung der im Personenstandsregister gespeicherten Daten ausschließt. Diese Schnittstelle muss gewährleisten, dass
1. eine system- und programmiersprachenunabhängige Zusammenarbeit von Fach- und Registerverfahren möglich ist,
2. die in einem Fachverfahren bearbeiteten Daten in das Personenstandsregister übernommen werden und die zugehörige dauerhaft überprüfbare qualifizierte elektronische Signatur übergeben wird,
3. die im Personenstandsregister vorhandenen Daten für eine Bearbeitung in das Fachverfahren übernommen werden,
4. die in einem Fachverfahren für eine Übernahme in das Personenstandsregister bearbeiteten Daten den festgelegten Strukturen und Formatbeschreibungen der Daten im Personenstandsregister angepasst werden,
5. die zur systemunabhängigen Prüfung der Authentizität des Personenstandseintrags notwendigen Informationen bereitgestellt werden können.
(4) Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat kann eine den Voraussetzungen des Absatzes 3 genügende Schnittstellenbeschreibung durch Veröffentlichung im Bundesanzeiger für verbindlich anwendbar erklären.
Herstellererklärung
Für die Verarbeitung der nach dem Gesetz und dieser Verordnung zu registrierenden Daten dürfen nur Programme eingesetzt werden, für die die Hersteller gegenüber dem Verwender bestätigen, dass die für die Registerführung maßgebenden Vorgaben des Gesetzes und dieser Verordnung erfüllt werden.
Betriebs- und Sicherheitskonzept, Datenverarbeitungssysteme
(1) Für den Betrieb der Personenstandsregister ist ein Betriebs- und Sicherheitskonzept zu erstellen, das festlegt, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die Vorgaben des Gesetzes und dieser Verordnung unter Beachtung der Fortführungsfristen nach § 5 Abs. 5 des Gesetzes gewährleistet werden.
(2) Die für die Register verwendeten Datenverarbeitungssysteme sind regelmäßig auf Funktionalität zu überprüfen. Die Registereinträge sind bei Bedarf auf Datenträger und Anlagen zu übertragen, die dem Stand der Technik entsprechen. Bei dieser Übertragung muss die Integrität der übertragenen Einträge überprüft und die Überprüfung dokumentiert werden. Es ist sicherzustellen, dass die in ausgesonderten Datenverarbeitungssystemen gespeicherten Daten spurenlos gelöscht werden.
Berechtigungskonzept
(1) Der Zugriff auf die Daten im Personenstandsregister erfolgt innerhalb eines Standesamts mit folgenden Berechtigungsstufen:
1. Stufe A erlaubt, einen Eintrag abzuschließen und in das Personenstandsregister einzufügen, Einträge durch Folgebeurkundungen fortzuführen und Sperrvermerke sowie Hinweise aufzunehmen,
2. Stufe B erlaubt, Hinweise aufzunehmen oder zu ändern,
3. Stufe C erlaubt, einen Eintrag einzusehen,
4. Stufe D erlaubt die Einsicht in das Suchverzeichnis, um festzustellen, ob der Eintrag bei dem betreffenden Standesamt geführt wird,
5. Stufe T erlaubt, einen automatisierten Datenabruf durch einen technischen Benutzer nach § 68 Absatz 2 des Gesetzes auszulösen sowie die Identifikationsnummer gemäß § 2 Nummer 1 des Identifikationsnummerngesetzes in den Datensatz eines Registereintrags zu übernehmen.
Eine höhere Berechtigung schließt eine niedrigere ein.
(2) Die Berechtigung und die jeweiligen Berechtigungsstufen nach Absatz 1 werden durch einen von dem Aufgabenträger des Standesamts dafür bestimmten Standesbeamten, nach Absatz 1 Nummer 5 durch den Verfahrensbetreiber für das Registerverfahren erteilt. Die Zugriffsberechtigung für ein nach § 67 des Gesetzes eingerichtetes zentrales Personenstandsregister wird durch Rechtsverordnung der Landesregierung geregelt. Die Ermächtigung kann durch Rechtsverordnung auf oberste Landesbehörden übertragen werden.
(3) Das Löschen eines Registereintrags nach § 7 Absatz 3 und 4 des Gesetzes erfolgt durch einen von dem Aufgabenträger des Standesamts dafür bestimmten Standesbeamten. Durch technische Maßnahmen ist zu gewährleisten, dass nur Registereinträge, einschließlich der zugehörigen elektronischen Sammelakten, gelöscht werden können, deren Fortführungsfrist nach § 5 Absatz 5 des Gesetzes abgelaufen ist.
Abschnitt 2 — Führung der Personenstandsregister
Personenstandsregister
(1) Die Personenstandsregister fassen die Registereinträge mit Haupteintrag, etwaigen Folgebeurkundungen sowie Hinweisen eines Standesamts für gleichartige Personenstandsfälle (Geburt, Eheschließung, Begründung der Lebenspartnerschaft, Tod) zusammen. Bei elektronischer Führung werden auch die zu den jeweiligen Einträgen und Fortführungen angebrachten Sperrvermerke nach § 64 des Gesetzes, Signaturen und Suchdaten zur eindeutigen Identifizierung der Einträge und für die Suche über Namen im Personenstandsregister gespeichert.
(2) Die Personenstandsregister werden im elektronischen Verfahren mit der Kennzeichnung „E“ für Eheregister, „G“ für Geburtenregister, „L“ für Lebenspartnerschaftsregister und „S“ für Sterberegister unterschieden.
(3) Die Beurkundungsdaten sind in lateinischer Schrift zu erfassen; diakritische Zeichen sind unverändert wiederzugeben. Dabei ist der Zeichensatz nach ISO/IEC 10646:2003 in der UTF-8-Kodierung zu verwenden.
Haupteintrag
(1) Der Personenstandsfall wird mit dem Haupteintrag erstmals beurkundet. Der Standesbeamte schließt den Eintrag mit der Angabe seines Familiennamens und seiner dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur ab und speichert ihn in dem entsprechenden Personenstandsregister.
(2) Der Haupteintrag ist mit der Bezeichnung und der Nummer des Standesamts, der Kennzeichnung des jeweiligen Personenstandsregisters nach § 15 Abs. 2, der laufenden Eintragsnummer und dem Jahr der Erstbeurkundung (Registrierungsdaten) zu versehen. Die Kennzeichnung des Personenstandsregisters, die Eintragsnummer und das Jahr der Erstbeurkundung bilden die Registernummer. Der Registernummer wird für die Darstellung des Haupteintrags im elektronischen Personenstandsregister die Folgenummer „0“ angefügt.
(3) Im Fall der Verwendung der Eintragsnummer eines nach § 47 Absatz 4 des Gesetzes stillgelegten Eintrags sind der Eintragsnummer ein Bindestrich und eine fortlaufende Nummer, beginnend mit der Nummer 1, anzufügen.
(4) Die Nummer des Standesamts ergibt sich aus dem Verzeichnis der statistischen Ämter des Bundes und der Länder.
Folgebeurkundungen
Der Registernummer wird für die Darstellung von Folgebeurkundungen im elektronischen Personenstandsregister eine Folgenummer, beginnend mit der laufenden Nummer 1 angefügt. Für die Eintragung, Kennzeichnung, Signierung und Speicherung gilt § 16 entsprechend.
Hinweise
(1) In den Personenstandsregistern ist auf Registereinträge in anderen Personenstandsregistern mit der Bezeichnung des Standesamts, der Registernummer nach § 16 Abs. 2 Satz 2 sowie Tag und Ort des Personenstandsfalls hinzuweisen; im Hinweis auf die Geburt eines Kindes ist auch dessen Vor- und Familienname anzugeben.
(2) Einer elektronischen Signatur und einer Nummerierung bedarf es nicht.
Aufbau und Gestaltung der Registereinträge
Die Registereinträge müssen auf dem Bildschirm so dargestellt werden können, wie es den Mustern der Anlagen 2 bis 5 entspricht; die Darstellung ist dem Beurkundungssachverhalt anzupassen und kann programmgerecht eingerichtet werden, soweit dies im Einzelfall notwendig ist.
Sicherungsregister
(1) Für den Aufbau des Sicherungsregisters gilt § 15 entsprechend. Registereinträge sind mit Abschluss der Beurkundung in das entsprechende Sicherungsregister zu übernehmen.
(2) Die Übertragung vom Personenstandsregister in das Sicherungsregister ist gegen jede unbefugte Benutzung sowie gegen Datenverlust zu sichern. Das Sicherungsregister ist so einzurichten, dass es bei Beschädigung der Anlagen oder der Daten des Personenstandsregisters nicht in Mitleidenschaft gezogen wird; die §§ 11 und 12 gelten entsprechend.
Abschluss der Personenstandsregister
Die Personenstands- und Sicherungsregister sind vom Standesbeamten nach dem letzten Eintrag eines jeden Kalenderjahres mit einem Vermerk über die Anzahl der Haupteinträge abzuschließen, der mit seiner dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen ist. In dem Abschlussvermerk sind die im Kalenderjahr nach § 47 Absatz 4 des Gesetzes stillgelegten Einträge mit der jeweiligen Eintragsnummer aufzulisten.
Sammelakten
Die Sammelakten (§ 6 des Gesetzes) können auch elektronisch geführt oder auf Mikrofilm oder einem anderen vergleichbar sicheren Medium gespeichert werden; in diesem Fall gilt § 13 entsprechend. Bei Übertragung in ein elektronisches Dokument genügt ein Vermerk, der angibt, wann und durch wen die Übertragung vorgenommen worden ist.
Namensangabe
(1) Bei Personen, die auf Grund Eheschließung oder Begründung einer Lebenspartnerschaft einen vom Geburtsnamen abweichenden Familiennamen führen, ist zusätzlich auch der Geburtsname einzutragen.
(2) Bei Personen, die keinen Vor- und Familiennamen oder die neben Vor- und Familiennamen weitere Namensbestandteile führen, ist der sich aus Urkunden ergebende Name mit allen Namensbestandteilen in die Personenstandsregister einzutragen.
(3) Namen und Namensbestandteile nach Absatz 2 sollen in den Personenstandsregistern unter Hinweis auf die jeweilige Art der ausländischen Namensform bezeichnet werden.
(4) Für die Angabe von Namen in familienrechtlichen Beurkundungen gelten die Absätze 1 bis 3 und § 35 entsprechend.
Neubeurkundung nach Verlust eines Personenstandsregisters
(1) Über die vollständige oder teilweise Wiederherstellung eines Personenstandsregisters ist vom Standesamt ein Protokoll zu erstellen, aus dem hervorgeht, dass das Personenstandsregister anhand des Datenbestandes des Sicherungsregisters ordnungsgemäß wiederhergestellt wurde.
(2) Die Wiederherstellung eines ganz oder teilweise in Verlust geratenen Papierregisters kann dadurch erfolgen, dass das Sicherungsregister zum Personenstandsregister bestimmt wird. Handelt es sich bei dem Papierregister um ein als Heiratseintrag fortgeführtes Familienbuch, so ist bei dessen Verlust der Heiratseintrag im Heiratsbuch zu aktualisieren und fortzuführen.
Übergabe der Register und Sammelakten an Archive
Bei der Übergabe eines Personenstandsregisters, eines Sicherungsregisters und von Sammelakten an ein Archiv ist durch eine Übergabeniederschrift aktenkundig zu machen, welchem Archiv es übergeben worden ist.
Suchfunktion
(1) Die nach § 3 Absatz 1 des Gesetzes zu führenden Personenstandsregister sind mit einer Suchfunktion zu versehen, die anderen Standesämtern die Feststellung ermöglicht, ob ein Personenstandseintrag geführt wird. Suchkriterien sind Daten aus den Datenfeldern, die in Anlage 1 zur Verwendung als Suchfeld ausgewiesen sind. Als Suchergebnis dürfen nur das Standesamt und die Registernummer (§ 16 Absatz 2 Satz 2) des gesuchten Eintrags mitgeteilt werden.
(2) Für Altregister und Übergangsbeurkundungen, die nicht elektronisch nacherfasst worden sind, ist ein Suchverzeichnis zu führen, aus dem die Suchanfragen beantwortet werden können; für die Benutzung gilt Absatz 1 entsprechend.
Verzeichnisse beim Standesamt I in Berlin
(1) Für die beim Standesamt I in Berlin geführten elektronischen Verzeichnisse nach § 41 Absatz 2 Satz 4, § 42 Absatz 2 Satz 4, § 43 Absatz 2 Satz 5 und § 45 Absatz 2 Satz 4 des Gesetzes sowie für die Verzeichnisse über Personenstandsfälle im Ausland ist ein elektronisches Auskunftssystem einzurichten, das das Auffinden eines Personenstandseintrags oder einer namensrechtlichen Erklärung ermöglicht.
(2) Die Standesämter und die deutschen Auslandsvertretungen dürfen die nach Absatz 1 eingerichteten Verzeichnisse einsehen, soweit dies für ihre Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Zulässige Suchkriterien und Ergebnisdaten sind Standesamt, Registernummer, Familiennamen, Geburtsname, Vornamen, Tag der Geburt, Tag der Eheschließung, Tag der Begründung einer Lebenspartnerschaft, Todestag und Ereignisort des Personenstandsfalls.
(3) Für die Suche in dem elektronischen Auskunftssystem wird die vom Land Berlin hierfür entwickelte Online-Datenbank des Standesamts I in Berlin verwendet.
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