Sicherheitsakte und Sicherheitsüberprüfungsakte
(1) Die zuständige Stelle führt über die betroffene Person eine Sicherheitsakte, in die alle die Sicherheitsüberprüfung betreffenden Informationen aufzunehmen sind.
(2) Informationen über die persönlichen, dienstlichen und arbeitsrechtlichen Verhältnisse der Personen, die mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit befasst sind, sind zur Sicherheitsakte zu nehmen, soweit sie für die sicherheitsmäßige Beurteilung erheblich sind. Dazu zählen insbesondere:
1. Zuweisung, Übertragung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit, die dazu erteilte Ermächtigung sowie deren Änderungen und Beendigung,
2. Umsetzung, Abordnung, Versetzung und Ausscheiden,
3. Änderungen des Namens, des Vornamens, des Geschlechtseintrages, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,
4. Beginn oder Ende einer Ehe, einer Lebenspartnerschaft oder einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft,
5. Anhaltspunkte für Überschuldung, insbesondere Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, Mitteilungen über abgeschlossene Insolvenzverfahren sowie Beschlüsse zur Eröffnung eines Insolvenzverfahrens und zur Restschuldbefreiung sowie
6. Strafverfahren und Disziplinarsachen sowie dienst- und arbeitsrechtliche Maßnahmen.
(3) Die Sicherheitsakte ist keine Personalakte. Sie ist gesondert zu führen und darf weder der personalverwaltenden Stelle noch der betroffenen Person zugänglich gemacht werden; § 23 Absatz 6 bleibt unberührt. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn ist die Sicherheitsakte nach dorthin abzugeben, wenn auch dort eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit ausgeübt werden soll. Zum Zwecke der Prüfung nach § 2 Absatz 1a Satz 1 Nummer 1 kann der anfordernden Stelle die Sicherheitsakte zur Einsichtnahme übersandt werden.
(3a) Im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung ist im Falle des Wechsels der Dienststelle die Sicherheitsakte stets an die neue Dienststelle abzugeben. Die neue Dienststelle darf den Inhalt der Sicherheitsakte nur dann zur Kenntnis nehmen, wenn die betroffene Person dort mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit betraut werden soll. Sofern keine Betrauung mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit erfolgen soll, ist die Sicherheitsakte dort bis zur Vernichtung aufzubewahren.
(4) Die mitwirkende Behörde führt über die betroffene Person eine Sicherheitsüberprüfungsakte, in die aufzunehmen sind:
1. Informationen, die die Sicherheitsüberprüfung, die durchgeführten Maßnahmen und das Ergebnis betreffen,
2. das Ausscheiden aus oder die Nichtaufnahme der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit,
3. Änderungen des Namens, des Vornamens, des Geschlechtseintrages, eines Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit,
4. Beginn oder Ende einer Ehe, einer Lebenspartnerschaft oder einer auf Dauer angelegten Gemeinschaft.
Die in Absatz 2 Nummer 5 und 6 genannten Daten sind zur Sicherheitsüberprüfungsakte zu nehmen, wenn sie sicherheitserheblich sind. Absatz 3 Satz 1 und 2 gilt entsprechend. Im Falle des Wechsels der Dienststelle oder des Dienstherrn ist die Sicherheitsüberprüfungsakte auf Anforderung an die zuständige mitwirkende Behörde abzugeben, wenn eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit nicht nur vorübergehend ausgeübt werden soll.
(5) Die zuständige Stelle ist verpflichtet, die in Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 bis 4 und Satz 2 genannten Daten mit Ausnahme der Änderung eines Wohnsitzes unverzüglich der mitwirkenden Behörde zu übermitteln.
(6) Die Sicherheitsakte und die Sicherheitsüberprüfungsakte dürfen auch in elektronischer Form geführt werden. § 20 Absatz 1 Satz 1 gilt entsprechend.
(7) Bei jeder Abfrage einer Sicherheitsüberprüfungsakte nach Absatz 6 sind für Zwecke der Datenschutzkontrolle der Zeitpunkt, die Angaben, die die Feststellung der abgefragten Daten ermöglichen, sowie Angaben zur Feststellung des Abfragenden zu protokollieren. Die protokollierten Daten dürfen nur für Zwecke der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung oder zur Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Betriebs der Datenverarbeitungsanlage verwendet werden. Die Protokolldaten sind am Ende des Kalenderjahres, das dem Jahr der Protokollierung folgt, zu löschen.
(8) Der Bundesnachrichtendienst, das Bundesamt für Verfassungsschutz und der Militärische Abschirmdienst dürfen bei der Sicherheitsüberprüfung von Personen im Sinne des § 3 Absatz 3 die Sicherheitsakte zusammen mit der Sicherheitsüberprüfungsakte in einem gemeinsamen Aktenvorgang unter Beachtung der für die jeweiligen Akten geltenden unterschiedlichen Verwendungs- und Auskunftsregelungen führen.
Aufbewahrung und Vernichtung der Unterlagen
(1) Die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung sind gesondert aufzubewahren und gegen unbefugten Zugriff zu schützen.
(2) Die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung sind bei der zuständigen Stelle innerhalb eines Jahres zu vernichten, wenn bekannt wird, dass die betroffene Person keine sicherheitsempfindliche Tätigkeit aufgenommen hat. Im Übrigen sind die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung bei der zuständigen Stelle fünf Jahre nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit zu vernichten. Eine Vernichtung unterbleibt, wenn
1. die betroffene Person in die weitere Aufbewahrung einwilligt,
2. ein Verwaltungsstreitverfahren oder ein Gerichtsverfahren anhängig ist, für das die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung von Bedeutung sind,
3. beabsichtigt ist, die betroffene Person in absehbarer Zeit mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit zu betrauen oder
4. Grund zu der Annahme besteht, dass durch sie schutzwürdige Interessen der betroffenen Person beeinträchtigt würden.
Im Falle des Satzes 3 Nummer 4 ist die Verarbeitung der Daten einzuschränken; die Akte ist mit einem entsprechenden Sperrvermerk zu versehen. Die Daten dürfen nur noch mit Einwilligung der betroffenen Person gespeichert, genutzt, verändert, übermittelt und gelöscht werden.
(3) Die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung bei der mitwirkenden Behörde sind nach den in § 22 Absatz 2 Nummer 2 genannten Fristen zu vernichten. Gleiches gilt bezüglich der Unterlagen zu den in § 3 Absatz 3 genannten Personen. Absatz 2 Satz 3 bis 5 gilt entsprechend.
(4) Im Falle des Todes einer betroffenen Person sind die Unterlagen über die Sicherheitsüberprüfung unverzüglich zu vernichten.
(5) Das Bundesarchivgesetz findet auf die Unterlagen der Sicherheitsüberprüfung keine Anwendung.
Verarbeitung personenbezogener Daten in Dateisystemen
(1) Die zuständige Stelle und die mitwirkende Behörde dürfen personenbezogene Daten in Dateisystemen verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung der ihnen nach diesem Gesetz obliegenden Aufgaben erforderlich ist. § 19 Absatz 1 gilt entsprechend. Die gemäß § 13 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 8 und 20 sowie Absatz 4 Nummer 1 erhobenen Daten dürfen auch in die nach § 6 Absatz 2 des Bundesverfassungsschutzgesetzes zulässigen Verbunddateien gespeichert werden.
(2) Informationen gemäß § 18 Absatz 1, 2 und 4 dürfen auch dann gemäß Absatz 1 Satz 1 verarbeitet werden, wenn weitere personenbezogene Daten Dritter enthalten sind. Eine Abfrage personenbezogener Daten ist nur zulässig für die Daten der betroffenen und mitbetroffenen Person. Die eigenständige Verarbeitung personenbezogener Daten unbeteiligter Dritter ist unzulässig.
Übermittlung und Zweckbindung
(1) Die im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung gespeicherten personenbezogenen Daten dürfen von der zuständigen Stelle oder mitwirkenden Behörde nur für
1. die mit der Sicherheitsüberprüfung verfolgten Zwecke,
2. die mit Zuverlässigkeitsüberprüfungen nach dem Luftsicherheitsgesetz und dem Atomgesetz verfolgten Zwecke,
3. die mit sonstigen gesetzlich geregelten Überprüfungsverfahren zur Feststellung der Zuverlässigkeit verfolgten Zwecke,
4. Zwecke der Verhinderung und Verfolgung von Straftaten von erheblicher Bedeutung sowie
5. Zwecke parlamentarischer Untersuchungsausschüsse und des Parlamentarischen Kontrollgremiums sowie im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung für Zwecke der oder des Wehrbeauftragten des Deutschen Bundestages
genutzt und übermittelt werden. Die Übermittlung und Nutzung nach Satz 1 Nummer 2 und 3 ist auf sicherheitserhebliche Erkenntnisse zu beschränken, die für die Bewertung der Zuverlässigkeit für die vorgesehene Verwendung von Bedeutung sein können. Die Strafverfolgungsbehörden dürfen die ihnen nach Satz 1 Nummer 4 übermittelten Daten für Zwecke eines Strafverfahrens nur verwenden, wenn die Strafverfolgung auf andere Weise erheblich weniger erfolgversprechend oder wesentlich erschwert wäre. Die zuständige Stelle darf die gespeicherten personenbezogenen Daten darüber hinaus für Zwecke der disziplinarrechtlichen Verfolgung sowie dienst- oder arbeitsrechtlicher Maßnahmen nutzen und übermitteln, wenn dies zu dem mit der Überprüfung verfolgten Zweck oder zur Verfolgung von konkreten Verstößen gegen die Verpflichtung zur Verfassungstreue erforderlich ist. Die mitwirkende Behörde darf die gespeicherten personenbezogenen Daten darüber hinaus im Rahmen des erforderlichen Umfangs nutzen und übermitteln zur Aufklärung
1. von sicherheitsgefährdenden oder geheimdienstlichen Tätigkeiten für eine fremde Macht,
2. von Bestrebungen, die darauf gerichtet sind, Gewalt anzuwenden oder Gewaltanwendung vorzubereiten, oder
3. sonstiger Bestrebungen von erheblicher Bedeutung.
(2) Die Übermittlung der nach § 20 in Dateisystemen gespeicherten Daten ist nur zulässig, soweit sie für die Erfüllung der in Absatz 1 genannten Zwecke erforderlich ist. Die nach § 20 Absatz 1 Satz 3 gespeicherten Daten dürfen zur Erfüllung aller Zwecke des Verfassungsschutzes genutzt und übermittelt werden.
(3) Die mitwirkende Behörde darf personenbezogene Daten nach den Absätzen 1 und 2 nur an öffentliche Stellen übermitteln.
(4) Die Nutzung oder Übermittlung unterbleibt, soweit gesetzliche Verwendungsregelungen entgegenstehen.
(5) Der Empfänger darf die übermittelten Daten nur für den Zweck speichern, nutzen, verändern und übermitteln, zu dessen Erfüllung sie ihm übermittelt werden, und zum Zweck der Strafverfolgung gemäß Absatz 1 Satz 1 Nummer 4. Eine nichtöffentliche Stelle ist darauf hinzuweisen.
Berichtigen, Löschen und Einschränken der Verarbeitung personenbezogener Daten
(1) Die zuständige Stelle und die mitwirkende Behörde haben personenbezogene Daten zu berichtigen, wenn sie unrichtig sind. Wird festgestellt, dass personenbezogene Daten unrichtig sind oder wird ihre Richtigkeit von der betroffenen Person bestritten, so ist dies, soweit sich die personenbezogenen Daten in Akten befinden, dort zu vermerken oder auf sonstige Weise festzuhalten.
(2) In Dateisystemen gespeicherte personenbezogene Daten sind zu löschen
1. von der zuständigen Stelle
a) innerhalb eines Jahres, wenn bekannt wird, dass die betroffene Person keine sicherheitsempfindliche Tätigkeit aufgenommen hat,
b) nach Ablauf von fünf Jahren nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit,
2. von der mitwirkenden Behörde
a) bei allen Überprüfungsarten innerhalb eines Jahres, im Geschäftsbereich des Bundesministeriums der Verteidigung innerhalb von fünf Jahren, wenn bekannt wird, dass die betroffene Person keine sicherheitsempfindliche Tätigkeit aufgenommen hat und keine sicherheitserheblichen Erkenntnisse angefallen sind,
b) bei allen Überprüfungsarten nach Ablauf von fünf Jahren, wenn die betroffene Person keine sicherheitsempfindliche Tätigkeit aufgenommen hat und sicherheitserhebliche Erkenntnisse angefallen sind; in diesem Fall dürfen die personenbezogenen Daten nur nach Maßgabe des § 21 Absatz 1 und 2 genutzt und übermittelt werden,
c) bei einfachen Sicherheitsüberprüfungen nach Ablauf von fünf Jahren nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit,
d) bei erweiterten Sicherheitsüberprüfungen und erweiterten Sicherheitsüberprüfungen mit Sicherheitsermittlungen nach Ablauf von 15 Jahren, beim Bundesnachrichtendienst nach Ablauf von 30 Jahren nach dem Ausscheiden der betroffenen Person aus der sicherheitsempfindlichen Tätigkeit.
Die mitwirkende Behörde hat bei allen Überprüfungsarten in Dateisystemen gespeicherte personenbezogene Daten über sicherheitserhebliche Erkenntnisse und Erkenntnisse, die ein Sicherheitsrisiko begründen, unverzüglich zu löschen, wenn die betroffene Person keine sicherheitsempfindliche Tätigkeit aufnimmt oder aus ihr ausgeschieden ist. Im Übrigen sind in Dateisystemen gespeicherte personenbezogene Daten zu löschen, wenn ihre Speicherung unzulässig ist.
(3) Die Löschung nach Absatz 2 Satz 1 unterbleibt, wenn
1. die betroffene Person in die weitere Speicherung einwilligt,
2. ein Verwaltungsstreitverfahren oder ein Gerichtsverfahren anhängig ist, für das die gespeicherten personenbezogenen Daten von Bedeutung sind,
3. beabsichtigt ist, die betroffene Person in absehbarer Zeit mit einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit zu betrauen oder
4. Grund zu der Annahme besteht, dass durch sie schutzwürdige Interessen der betroffenen Person beeinträchtigt würden.
Im Falle des Satzes 1 Nummer 4 ist die Verarbeitung der Daten einzuschränken. Sie dürfen nur noch mit Einwilligung der betroffenen Person genutzt, verändert, übermittelt und gelöscht werden.
(4) Das Bundesarchivgesetz findet auf in Dateisystemen gespeicherte personenbezogene Daten keine Anwendung.
Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten
(1) Auf Antrag ist von der zuständigen Stelle oder mitwirkenden Behörde unentgeltlich Auskunft zu erteilen, welche Daten über die anfragende Person im Rahmen der Sicherheitsüberprüfung gespeichert wurden.
(2) Bezieht sich die Auskunftserteilung auf die Übermittlung personenbezogener Daten an die mitwirkenden Behörden, ist sie nur mit deren Zustimmung zulässig. Dies gilt auch für die Auskunftserteilung zu solchen Daten, die von der mitwirkenden Behörde an die zuständige Stelle übermittelt wurden. Die Zustimmung nach den Sätzen 1 und 2 ist zu erteilen, soweit kein Ausschlussgrund nach Absatz 3 vorliegt.
(3) Die Auskunftserteilung unterbleibt, soweit
1. die Auskunft die ordnungsgemäße Erfüllung der in der Zuständigkeit der speichernden Stelle liegenden Aufgaben gefährden würde,
2. die Auskunft die öffentliche Sicherheit gefährden oder sonst dem Wohle des Bundes oder eines Landes Nachteile bereiten würde oder
3. die Daten oder die Tatsache ihrer Speicherung nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach, insbesondere wegen der überwiegenden berechtigten Interessen eines Dritten, geheimgehalten werden müssen
und deswegen das Interesse der anfragenden Person an der Auskunftserteilung zurücktreten muss.
(4) Die Ablehnung der Auskunftserteilung bedarf einer Begründung nicht, soweit durch die Mitteilung der tatsächlichen und rechtlichen Gründe, auf die die Entscheidung gestützt wird, der mit der Auskunftsverweigerung verfolgte Zweck gefährdet würde. In diesem Fall sind die Gründe der Auskunftsverweigerung aktenkundig zu machen. Die anfragende Person ist auf die Rechtsgrundlage für das Fehlen der Begründung und darauf hinzuweisen, dass sie sich an die Bundesbeauftragte oder den Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit wenden kann.
(5) Wird der anfragenden Person keine Auskunft erteilt, so ist sie auf ihr Verlangen der oder dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit zu erteilen, soweit nicht die jeweils zuständige oberste Bundesbehörde im Einzelfall feststellt, dass dadurch die Sicherheit des Bundes oder eines Landes gefährdet würde. Die Mitteilung der oder des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit an die anfragende Person darf keine Rückschlüsse auf den Erkenntnisstand der speichernden Stelle zulassen, sofern diese nicht einer weitergehenden Auskunft zustimmt.
(6) Die zuständige Stelle gewährt der anfragenden Person Einsicht in die Sicherheitsakte, soweit eine Auskunft für die Wahrnehmung ihrer rechtlichen Interessen nicht ausreicht und sie hierfür auf die Einsichtnahme angewiesen ist. Die Regelungen der Absätze 2 bis 5 gelten entsprechend.
(7) (weggefallen)
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