[Section 7]
Meetings
1. (1) The Corporation is to hold as many meetings as are necessary for the efficient performance of its functions and such meetings shall be held at such times and places as the Chairman of the Corporation may determine, provided that the Chairman of the Corporation shall ensure that there shall be no less than four meetings of the Corporation in a year.
(2) The Chairman of the Corporation shall call for a meeting if requested to do so in writing by the Minister or by at least four members of the Corporation.
(3) The Chairman of the Corporation shall preside at a meeting of the Corporation.
(4) The Chairman of the Corporation and at least four other members of the Corporation shall form a quorum at any meeting of the Corporation.
(5) Every member present at a meeting of the Corporation shall be entitled to one vote.
(6) If on any question to be determined by the Corporation there is an equality of votes, the Chairman of the Corporation shall have a casting vote in addition to his deliberative vote.
(7) Any member may request for the holding of or participation in any meeting of the Corporation by means of instantaneous telecommunication device such as telephone, video conferencing or other electronic means of audio or audio-visual communications. The contemporaneous linking together by such instantaneous telecommunication device of a number of members sufficient to constitute a quorum, although the members are not present together in one place at the time of the conference, shall constitute a duly convened and constituted meeting of the Corporation, provided that—
(a) the Chairman of the Corporation has approved the holding of or participation in such meeting by means of instantaneous telecommunication device;
(b) all the members have received notice of such meeting and the means by which the meeting will be conducted;
(c) each of the members taking part in the meeting by the instantaneous telecommunication device must be able to hear each of the other members taking part at the commencement and for the duration of the meeting; and
(d) at the commencement of the meeting and prior to the voting on any resolution, each member must acknowledge his presence for the purpose of the meeting to all of the other members taking part.
Corporation may invite others to meetings
2. (1) The Corporation may invite any other person to attend any meeting or deliberation of the Corporation for the purpose of advising it on any matter under deliberation, but any person so attending shall have no right to vote at the meeting or deliberation.
(2) Any person invited to attend any meeting or deliberation of the Corporation under subparagraph (1) may be paid such allowances and other expenses as the Corporation may determine.
Resolutions without meetings
3. (1) A resolution is taken to have been passed at a meeting of the Corporation if—
(a) all members of the Corporation have been informed of the proposed resolution, or reasonable efforts have been made to inform all members of the Corporation of the proposed resolution; and
(b) without meeting, all of the members of the Corporation indicate agreement with the resolution in accordance with the method determined by the Corporation under subparagraph (2).
(2) Subparagraph (1) applies only if the Corporation—
(a) decides that the subparagraph applies; and
(b) decides the method by which members of the Corporation are to indicate agreement with the resolutions.
Minutes
4. (1) The Corporation and every committee shall cause minutes of all their meetings to be maintained and kept in proper form.
(2) A committee shall cause copies of the minutes of all its meetings to be signed and submitted to the Corporation as soon as practicable.
(3) Any minutes made of meetings of the Corporation or a committee, if duly signed, shall be admissible in evidence in all legal proceedings without further proof.
(4) Every meeting of the Corporation or committee in respect of the proceedings of which minutes have been made in accordance with subparagraphs (1) and (2) shall be deemed to have been duly convened and held and all members at the meeting to have been duly qualified to act.
Procedure
5. Subject to this Act, the Corporation may regulate its own procedure.
Validity of acts and proceedings
6. No acts done or proceedings taken under this Act shall be questioned on the ground of—
(a) any vacancy in the membership of, or any defect in the constitution of, the Corporation; or
(b) any omission, defect or irregularity not affecting the merits of the case.
Member of the Corporation to devote time to business of the Corporation
7. Every member of the Corporation shall devote such time to the business of the Corporation as may be necessary to discharge his duties effectively.
LAWS OF MALAYSIA
PERUMAHAN RAKYAT 1MALAYSIA ACT 2012
Malay text (authoritative)
JADUAL
[Seksyen 7] Mesyuarat
1. (1) Perbadanan hendaklah mengadakan seberapa banyak mesyuarat yang perlu bagi melaksanakan fungsinya dengan cekap dan mesyuarat itu hendaklah diadakan pada bila-bila masa dan di mana-mana tempat yang ditentukan oleh Pengerusi Perbadanan, dengan syarat bahawa Pengerusi Perbadanan hendaklah memastikan bahawa diadakan tidak kurang daripada empat mesyuarat Perbadanan dalam setahun.
(2) Pengerusi Perbadanan hendaklah memanggil mesyuarat jika diminta untuk berbuat demikian secara bertulis oleh Menteri atau oleh sekurang- kurangnya empat orang anggota Perbadanan.
(3) Pengerusi Perbadanan hendaklah mempengerusikan sesuatu mesyuarat Perbadanan.
(4) Pengerusi Perbadanan dan sekurang-kurangnya empat orang anggota lain Perbadanan hendaklah membentuk kuorum pada mana-mana mesyuarat Perbadanan.
(5) Tiap-tiap anggota yang hadir pada mesyuarat Perbadanan layak mendapat satu undi.
(6) Jika tentang apa-apa persoalan yang hendak ditentukan oleh Perbadanan terdapat bilangan undi yang sama banyak, Pengerusi Perbadanan hendaklah mempunyai undi pemutus sebagai tambahan kepada undi biasanya.
(7) Mana-mana anggota boleh meminta supaya diadakan atau untuk menyertai mana-mana mesyuarat Perbadanan melalui peranti telekomunikasi serta-merta seperti telefon, sidang video atau kaedah elektronik lain bagi komunikasi audio atau audio visual. Penyambungan bersama dengan serentak beberapa bilangan anggota melalui peranti telekomunikasi serta-merta itu yang cukup untuk membentuk suatu kuorum, walaupun pada hakikatnya anggota- anggota itu tidak hadir bersama di satu tempat pada masa mesyuarat itu bersidang, hendaklah menjadi mesyuarat Perbadanan yang diadakan dan dibentuk dengan sewajarnya, dengan syarat bahawa—
(a) Pengerusi Perbadanan telah meluluskan pengadaan atau penyertaan dalam mesyuarat itu melalui peranti telekomunikasi serta-merta;
(b) semua anggota telah menerima notis mengenai mesyuarat itu dan kaedah yang melaluinya mesyuarat itu akan dijalankan;
(c) setiap anggota yang mengambil bahagian dalam mesyuarat itu melalui peranti telekomunikasi serta-merta mestilah boleh mendengar setiap anggota lain yang mengambil bahagian pada masa permulaan dan selama tempoh mesyuarat itu; dan
(d) pada permulaan mesyuarat dan sebelum pengundian tentang apa- apa ketetapan, setiap anggota mestilah mengesahkan kehadirannya bagi maksud mesyuarat itu kepada semua anggota lain yang mengambil bahagian.
Perbadanan boleh mengundang orang lain untuk menghadiri mesyuarat
2. (1) Perbadanan boleh mengundang mana-mana orang lain untuk menghadiri mana-mana mesyuarat atau pertimbangtelitian Perbadanan bagi maksud menasihatinya tentang apa-apa perkara yang sedang ditimbang teliti, tetapi mana-mana orang yang hadir sedemikian tidak berhak untuk mengundi pada mesyuarat atau pertimbangtelitian itu.
(2) Mana-mana orang yang diundang untuk menghadiri mana-mana mesyuarat atau pertimbangtelitian Perbadanan di bawah subperenggan (1) boleh dibayar apa-apa elaun dan perbelanjaan lain sebagaimana yang ditentukan oleh Perbadanan.
Ketetapan tanpa mesyuarat
3. (1) Sesuatu ketetapan dikira telah diluluskan dalam sesuatu mesyuarat Perbadanan jika—
(a) semua anggota Perbadanan telah dimaklumkan tentang ketetapan yang dicadangkan itu, atau usaha yang munasabah telah dibuat
untuk memaklumkan semua anggota Perbadanan mengenai ketetapan yang dicadangkan itu; dan
(b) tanpa bermesyuarat, semua anggota Perbadanan menandakan persetujuan tentang ketetapan itu mengikut kaedah yang ditentukan oleh Perbadanan di bawah subperenggan (2).
(2) Subperenggan (1) terpakai hanya jika Perbadanan—
(a) memutuskan bahawa subperenggan itu terpakai; dan
(b) memutuskan kaedah yang dengannya anggota Perbadanan hendaklah menandakan persetujuan tentang ketetapan itu.
Minit
4. (1) Perbadanan dan tiap-tiap jawatankuasa hendaklah menyebabkan minit kesemua mesyuaratnya disenggarakan dan disimpan dalam bentuk yang sepatutnya.
(2) Sesuatu jawatankuasa hendaklah menyebabkan salinan minit semua mesyuaratnya ditandatangani dan dikemukakan kepada Perbadanan secepat yang dapat dilaksanakan.
(3) Apa-apa minit mesyuarat Perbadanan atau jawatankuasa, jika ditandatangani dengan sewajarnya, hendaklah diterima sebagai keterangan dalam segala prosiding undang-undang tanpa bukti selanjutnya.
(4) Tiap-tiap mesyuarat Perbadanan atau jawatankuasa yang berkenaan dengan prosiding yang minitnya telah dibuat mengikut subperenggan (1) dan (2) hendaklah disifatkan telah dipanggil dan diadakan dengan sewajarnya dan semua anggota dalam mesyuarat itu layak dengan sewajarnya untuk bertindak.
Tatacara
5. Tertakluk kepada Akta ini, Perbadanan boleh mengawal selia tatacaranya sendiri.
Kesahan perbuatan dan prosiding
6. Tiada perbuatan yang dilakukan atau prosiding yang diambil di bawah Akta ini boleh dipersoalkan atas alasan bahawa—
(a) apa-apa kekosongan dalam keanggotaan, atau terdapat apa-apa kecacatan dalam penubuhan Perbadanan; atau
(b) apa-apa peninggalan, kecacatan atau ketidakteraturan yang tidak menyentuh merit kes itu.
Anggota Perbadanan menumpukan masa kepada urusan Perbadanan
7. Tiap-tiap anggota Perbadanan hendaklah menumpukan masa kepada urusan Perbadanan sebagaimana yang perlu untuk menunaikan kewajipan mereka dengan berkesan.
UNDANG-UNDANG MALAYSIA
AKTA PERUMAHAN RAKYAT 1MALAYSIA 2012
Text as at 1 January 2020 (LOM reprint); amendments made after that date may not be incorporated.
Source: Laws of Malaysia, Attorney General's Chambers of Malaysia (lom.agc.gov.my). Not a copy of the Gazette printed by the Government Printer (Interpretation Acts 1948 and 1967, s 61).
