檔徵字第 09300177441 號

要旨

主旨

說明

一、符應旨揭規範檔案相關著錄採二層級規定，各機關自行建置之檔案管理資訊系統，請配合於九十五年十二月三十一日前完成修正相關系統功能。未修正前，現行永久保存之檔案以案件層級著錄者，仍應著錄主題項及附註項。至檔案回溯編目得僅以案卷層級著錄，各著錄項目請依旨揭規範第七點規定辦理。

二、檢送「機關檔案編目規範」一份。

附件

機關檔案編目規範檔案管理局九十年十二月十二日(九○) 檔秘字第○○○二○六六號函訂頒中華民國九十三年十月二十一日檔徵字第○九三○○一七七四四一號函修正一、為辦理檔案法第八條第一項有關檔案編目事項，特訂定本規範。

二、本規範用詞定義如下：

(一) 案件：指收文或發文連同其簽辦或創簽之文件。

(二) 案卷：指具體表現案件間之關聯性並反映業務活動情形之案件組合。

(三) 案由：指扼要表達案件主旨或事由之文字。

(四) 案名：指扼要表達案卷內容之名稱。

(五) 著錄：指就檔案之內容及其形式加以分析、判斷並據以擇要記錄其事項及特徵之過程。

三、檔案著錄包括案件及案卷二層級。但檔案回溯編目得以案卷層級著錄。

前項案件層級之著錄，於編案時辦理；案卷層級之著錄，於所涉案情半年內未繼續辦理時為之。

四、各著錄項目應依案件或案卷之著錄來源著錄，充分描述其內容及形式特徵；著錄來源之資料不全時，得參考相關資料補充之。

五、案件之著錄來源，包括發 (來) 文機關全銜、文別、受文者、機密等級及保密期限或解密條件、保存年限、發 (來) 文日期、發 (來) 文字號、本文及附件等來源。

案卷之著錄來源，包括案件內容、案卷目次表、案卷封面及卷脊等來源。

六、案件著錄項目如下：

(一) 案由項：包括案由、並列案由及其他案由。

(二) 發 (來) 文者項：包括主要發文者、次要發文者、主要來文者、次要來文者及受文者。

(三) 文件形式項：包括文別及本別。

(四) 密等及保存年限項：包括機密等級、保密期限、解密條件及保存年限。

(五) 相關編號項：包括收文字號、發文字號、來文字號、檔號、電子或微縮編號及其他編號。

(六) 日期項：文件產生日期。

(七) 媒體型式項：包括紙本、底片、微縮片、幻燈片、照片、硬式磁碟、磁片、磁帶、光碟、錄音帶或錄影帶等檔案之媒體型式。

(八) 檔案外觀項：包括檔案之數量、單位、附件及外觀細節。

(九) 關聯項：包括可參照之有關案件及所屬案名。

七、案卷著錄項目如下：

(一) 案名項：包括案名、並列案名及其他案名。

(二) 檔案產生者項：包括檔案產生及管有機關 (構) 、團體或個人。

(三) 密等及保存年限項：包括機密等級及保存年限。

(四) 檔案應用項：包括應用限制、應用註記及複製限制。

(五) 相關編號項：包括檔號之年度號、分類號、案次號及其他編號。

(六) 日期項：案卷內文件起迄日期。

(七) 媒體型式項：包括紙本、底片、微縮片、幻燈片、照片、硬式磁碟、磁片、磁帶、光碟、錄音帶或錄影帶等檔案之媒體型式。

(八) 檔案外觀項：包括檔案之數量、單位及外觀細節。

(九) 關聯項：包括案情摘要及可參照之有關案卷。

(十) 主題項：包括檔案內容涉及之人、事、時、地、物等關鍵詞彙。

(十一) 附註項：各著錄項目需補充或解釋之必要事項。

八、案由之著錄文字應依案件主旨或事由為之。如有外文，應譯成中文並列摘錄之。

九、發 (來) 文者有數個時，以文件主辦機關 (構) 、團體或個人為主要發 (來) 文者，餘為次要發 (來) 文者著錄之。但次要發 (來) 文者單位至多以二個為限，超過二個機關 (構) 者，以第二個次要發 (來) 文者後加「等」字著錄之。受文者超過三個時，著錄前三個受文者，並於第三個受文者後加「等」字。

檔案產生及管有機關 (構) 、團體或個人之著錄以三個為限。

十、發 (來) 文者項及檔案產生者項之著錄，依下列規定為之：

(一) 著錄機關 (構) 或團體名稱，應著錄其全稱或通用之簡稱；民國前之機關 (構) 或團體，應於其名稱前著錄朝代名稱，並加圓括弧；外國機關 (構) 或團體，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其機關 (構) 或團體之中文及外文名稱，外文名稱應加圓括弧。

(二) 著錄個人姓名，其後得著錄與該文件產生相關之身分職務，並加圓括弧；有別名或筆名時，應與其真實姓名並列著錄之，並加圓括弧；冠有夫姓之婦女姓名，應照錄之；外國人名，應先著錄其國籍之全稱或簡稱，並加圓括弧，再著錄其姓氏中文譯名及其姓名原文並加圓括弧。

(三) 發 (來) 文者及受文者不明時，應依文件內容、形式特徵並參考有關資料著錄之，並加方括弧。如為匿名或無從查考者，得以「匿名者」或「佚名」著錄之。

(四) 發 (來) 文者及受文者錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分，應加方括弧。

十一、收發 (來) 文字號之著錄，應以原文件之文字或符號為之；數字以阿拉伯數字表示之。

十二、日期之著錄，應以阿拉伯數字表示，並以文件產生日期為基準，依下列規定照錄之：

(一) 文件產生之年、月、日應力求著錄齊全；日期不明時，應依文件之內容、形式特徵並參考有關資料著錄之，並加方括弧。

(二) 文件產生日期錯誤時，應照錄並考證著錄於後；考證部分，應加方括弧。

(三) 案卷內文件之起迄日期，應依案卷內最早與最晚文件產生之日期著錄之。

前項文件產生日期如下：

(一) 公私文書及信札為發 (來) 文或簽署日期。

(二) 決議、決定及命令為核判或發布日期。

(三) 條約及合約為簽署日期。

(四) 報表及計畫為內容所指日期或編製日期。

(五) 工程及產品圖說為設計日期。

十三、檔案媒體型式之著錄，應依媒體型式之不同據實為之，其數量超過三種者，以著錄三種為限。

十四、附件應著錄其名稱；必要時，得著錄媒體型式、數量及單位。