檔徵字第 0910002737 號

要旨

主旨

說明

一 復 貴部九十一年七月二十五日外檔資一字第○九一○一一三四○○○號函。

二 檔案法 (以下簡稱本法) 第八條第一項規定，檔案應依檔案中央主管機關規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄；同條第二項規定，各機關應將機關檔案目錄定期送交檔案中央主管機關。準此，各機關應編製檔案目錄並按規定時程送交檔案管理局彙整公布，始屬適法。

三 來函建議駐外館處相關檔案由其國內業務主管機關統一辦理檔案目錄建檔及彙送作業一節，依外交部駐外代表機構組織規程第八條第二項所定，各機關派駐駐外館處相關人員，係秉承其主管機關之命辦理業務，得由該機關依前開規定，統一辦理檔案編目建檔及其他相關檔案管理事項。惟應注意下列事項：

(一) 應將駐外館處相關業務整併納入該機關之檔案分類及保存年限區分表，以統一律定國內業務主管機關及駐外館處檔案之分類及保存年限。

(二) 駐外館處檔案之銷毀，如因安全及行政效能之考量，而有因地制宜之需者，應俟檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄送核通過後辦理。

(三) 永久保存檔案經本局審選確認應行移轉者，仍應將檔案妥善運回國內，並依規定移轉本局。