檔徵字第 0910002661 號

要旨

主旨

說明

一、復 貴會 91 年 7 月 19 日經國五字第 09100114950 號函。

二、檔案法（以下簡稱本法）立法宗旨在健全政府機關檔案管理，促進檔案開放運用，發揮檔案功能。本法第 2 條第 2 款規定，檔案指各機關依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。同法第 28 條規定，公立學校及公營事業機構準用本法之規定。是以，臺灣電力股份有限公司（以下簡稱臺電公司）暨其所屬處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，應依本法第 8 條規定編製檔案目錄，並定期彙送本局依法公布，始合符規定。

三、又，本法施行細則第 12 條規定，各機關對於本法施行前未屆保存年限之檔案，應於施行後 3 年內完成檔案回溯編目建檔，其目的在確保民眾「知的權利」之連貫與完整。至各機關倘有特殊情形，無法依限完成者，應報經本局同意延長期限。

四、另辦理檔案回溯編目建檔前，應先進行檔案清查，凡管有檔案已屆保存年限者，得依本局本（91）年 1 月 29 日檔徵字第 09100002222號函規定，逕編製檔案銷毀目錄送審後辦理銷毀；本局亦於本年 5月 20 日以檔徵字第 0910001852 號函，重申本法施行前，各機關已屆保存年限之檔案，得免辦理檔案回溯編目建檔。臺電公司所陳其總管理處行文所屬單位之通案公文，建請免納入檔案目錄建檔作業範疇，核與上開規定不符。

五、至免辦永久檔案移轉及作業程序免層報核轉一節，查本法第 11 條規定，永久保存之機關檔案，應移轉檔案中央主管機關管理；同法第12 條規定，各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。是以，永久保存檔案移轉及檔案銷毀作業程序層報核轉，均係法律明文之規定，臺電公司所請亦核與本法規定不符。

備 註：本案說明三檔案法施行細則於 94 年 1 月 3 日修正，第 12 條已修正規定為「各機關對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應辦理回溯編目建檔。前項檔案屬永久保存者，應於本法施行後 5 年內完成；屬定期保存者，應於本法施行後 7 年完成。」；另本局 91 年 1 月 29 日檔徵字第 09100002222 號函機關檔案銷毀目錄編製原則及送核作業注意事項，已於 95 年 2 月 8 日停止適用。