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資料來源：司法院法令判解系統
檔徵字第 0960003765 號
要旨
機關辦理檔案回溯編目建檔範圍認定釋疑
主旨
關於機關檔案辦理回溯編目建檔範圍認定釋疑一案，復請 查照。
說明
一、復 貴局 96 年 8 月 20 日警秘字第 0961107576 號函。
二、按機關處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，依照管理程序規定列入歸檔者，業務承辦人員即應就其性質及價值等，依機關訂定之檔案保存年限區分表進行鑑別，並填列適當保存年限，以作為日後檔案管理人員定期清理之依據。
三、91 年檔案法（以下稱本法）施行後，本法第 8 條第 2 項規定，各機關應將機關檔案目錄定期送交本局彙整公布。因應機關檔案目錄完整公開，直接影響民眾檢索及使用檔案之權利，爰於本法施行細則第 12 條規範對於本法施行前未屆滿保存年限之檔案，應於一定時限內全面辦理回溯編目建檔。
四、貴局以不同年度訂定之檔案分類及保存年限區分表，部分相同類目卻分別訂定不同保存年限，致性質及價值相同之檔案，卻各有不同保存年限之情形，影響回溯編目建檔辦理範圍之認定。為免行政勞費及錯失具保存價值檔案，建請參照本法施行細則第 13 條及本局訂頒之檔案保存價值鑑定規範、機關檔案管理作業手冊第 14 章等相關規定，辦理檔案保存價值鑑定予以認定。