院臺綜字第 1040058529 號

要旨

主旨

說明

一、依「公文程式條例」第 4 條第 2 項規定，機關首長因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字。上開規定所稱因故不能視事，係指因故不能執行職務，例如出國、請假等。又查 96 年 10 月 29 日院臺秘字第 0960048183 號本院秘書處函釋略以，機關公文對外行文之簽署，與公文係由首長或代理人核決無關，仍應以發文當日首長在勤與否為依據。是以，機關公文發文當日如首長請假不在勤，應依上開規定辦理。另依「公文程式條例」第 1條規定，公文謂處理公務之文書，「文書處理手冊」第 40 點（三）規定之各類依法應蓋用印信之文件（含是類公文以外文製發者）係屬公文書，是其對外行文之簽署，如遇首長不在勤之情事，自應依「公文程式條例」第 4 條第 2 項規定辦理。惟為與國際接軌，依 94年 10 月 11 日院臺秘字第 0940046527 號本院秘書處函釋規定，證明書、執照等類公文以外文製發，如雙方協（約）定其蓋用印信、章戳方式，自可依其方式辦理。

二、至有關「公文程式條例」第 4 條第 2 項規定時空背景久遠，建請考量存在必要一節，按「公文程式條例」第 4 條第 1 項及第 2項係分別針對機關首長出缺或因故不能視事等情，規範機關公文對外行文由代理人或代行人簽署，以明權責。機關首長因故不能視事既屬實務上存在之情事，為解決其對外行文簽署問題，當有明確規範之必要。