Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Thông tư này quy định việc tổ chức giải quyết công tác lãnh sự tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Văn phòng Bộ và các Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện).
2. Thông tư này áp dụng đối với đơn vị, cá nhân thực hiện công tác lãnh sự tại Bộ Ngoại giao và tại Cơ quan đại diện.
Điều 2. Ấn phẩm trắng lãnh sự và Giấy tờ lãnh sự
1. Ấn phẩm trắng lãnh sự (sau đây gọi là ấn phẩm trắng) là các giấy tờ, vật phẩm, tài liệu được cơ quan có thẩm quyền sản xuất, in ấn dưới dạng phôi để sử dụng trong một phần hoặc toàn bộ các quy trình cấp giấy tờ lãnh sự như: hộ chiếu (ngoại giao, công vụ, phổ thông), và giấy tờ có giá trị xuất nhập cảnh khác theo quy định của pháp luật (kèm theo màng bảo vệ); thị thực (dán, rời); Giấy miễn thị thực (dán, rời); tem AB; bản chính Giấy khai sinh, bản sao Giấy khai sinh, bản chính Giấy chứng nhận kết hôn và các phôi khác theo quy định của pháp luật.
2. Giấy tờ lãnh sự bao gồm các giấy tờ được cấp phát trên cơ sở các quy định pháp luật liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện.
Điều 3. Các mẫu danh sách, sổ, biên bản, báo cáo
1. Ban hành kèm theo Thông tư này các mẫu danh sách, sổ, biên bản phục vụ công tác lãnh sự như sau:
a) Mẫu số 01/2023/NG-LS “Danh sách cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
b) Mẫu số 02/2023/NG-LS “Danh sách gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
c) Mẫu số 03/2023/NG-LS “Danh sách cấp công hàm đề nghị cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện.
d) Mẫu số 04/2023/NG-LS “Danh sách cấp hộ chiếu phổ thông cho công dân Việt Nam ở nước ngoài” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
đ) Mẫu số 05/2023/NG-LS “Danh sách cấp hộ chiếu phổ thông theo thủ tục rút gọn” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
e) Mẫu số 06/2023/NG-LS, “Danh sách cấp thị thực” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
g) Mẫu số 07/2023/NG-LS “Danh sách cấp Giấy miễn thị thực” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
h) Mẫu số 08a/2023/NG-LS “Danh sách theo dõi ủy thác tư pháp” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
i) Mẫu số 08b/2023/NG-LS “Danh sách theo dõi ủy thác tư pháp” áp dụng tại Cục Lãnh sự;
k) Mẫu số 09a/2023/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
l) Mẫu số 09b/2023/NG-LS “Báo cáo số liệu thống kê về lãnh sự” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
m) Mẫu số 10/2023/NG-LS “Biên bản kiểm kê ấn phẩm trắng lãnh sự hỏng” áp dụng tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện;
n) Mẫu số 11/2023/NG-LS “Báo cáo sử dụng ấn phẩm trắng lãnh sự” áp dụng tại Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
o) Mẫu số 12/2023/NG-LS “Danh sách cấp tem AB” áp dụng tại Cơ quan đại diện;
p) Mẫu số 13/2023/NG-LS “Sổ quản lý nhập, xuất kho ấn phẩm trắng”.
2. Các danh sách, sổ, biên bản, báo cáo quy định tại khoản 1 Điều này phải được lưu trữ, giữ gìn, bảo quản cẩn thận để sử dụng, phục vụ hoạt động quản lý nhà nước về công tác lãnh sự. Trường hợp điều kiện kỹ thuật và công nghệ thông tin cho phép, Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh và Cơ quan đại diện thực hiện số hóa các danh sách, sổ, biên bản, báo cáo nêu trên để lưu trữ, tra cứu.
Điều 4. Duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở trong nước[2]
1. Cục trưởng Cục Lãnh sự duyệt, ký các loại giấy tờ, văn bản sau:
a) Các loại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ;
b) Công hàm gửi Cơ quan đại diện nước ngoài đề nghị cấp thị thực;
c) Thị thực, gia hạn tạm trú cho người nước ngoài thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ Ngoại giao;
d) Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự, chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Bộ Ngoại giao;
đ) Văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ địa phương và Cơ quan đại diện;
e) Phép hạ cánh và cất cánh cho chuyên cơ nước ngoài chở khách mời của Đảng, Nhà nước và chuyến bay làm nhiệm vụ hộ tống hoặc tiền trạm cho chuyến bay chuyên cơ đó thực hiện hoạt động bay dân dụng tại Việt Nam;
g) Bản sao Giấy khai sinh và bản sao trích lục hộ tịch đối với sự kiện hộ tịch đã được đăng ký tại Cơ quan đại diện và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật.
2. Giám đốc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh duyệt, ký các giấy tờ nêu tại các điểm a và c khoản 1 Điều này cho các đối tượng từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam; duyệt, ký các: giấy tờ nêu tại điểm b và d khoản 1 Điều này; trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình duyệt, ký văn bản thông báo hoặc hướng dẫn thủ tục hành chính lãnh sự cho cơ quan ngoại vụ từ thành phố Đà Nẵng trở vào phía Nam.
3. Trước khi thực hiện duyệt ký giấy tờ lãnh sự, mẫu chữ ký của cá nhân quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này được Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh giới thiệu đến các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự nước ngoài tại Việt Nam, các cơ quan chức năng có liên quan trong nước và các Cơ quan đại diện.
Điều 5. Duyệt, ký giấy tờ lãnh sự ở ngoài nước[3]
1. Người đứng đầu Cơ quan đại diện duyệt, ký hoặc, phù hợp với quyết định bổ nhiệm của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao và yêu cầu công tác của Cơ quan đại diện, phân công cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký: các loại hộ chiếu; gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ; công hàm gửi cơ quan nước ngoài đề nghị cấp thị thực; các loại thị thực; giấy miễn thị thực; công chứng, chứng thực, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu; giấy tờ về hộ tịch, quốc tịch và các công văn, giấy tờ khác liên quan đến công tác lãnh sự theo quy định của pháp luật.
Trước khi bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự, người đứng đầu Cơ quan đại diện thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự cùng 03 mẫu chữ ký của mình, nêu rõ thời điểm bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự để Cục Lãnh sự thông báo cho các cơ quan liên quan quy định tại điểm d khoản 3 Điều này.
2. Người đứng đầu Cơ quan đại diện phân công viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này như sau:
a) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể phân công cho viên chức ngoại giao thực hiện chức năng lãnh sự hoặc viên chức lãnh sự duyệt, ký các giấy tờ nêu tại khoản 1 Điều này; riêng việc phân công duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao được thực hiện theo quy định tại điểm c khoản này.
b) Người được phân công duyệt, ký phải đáp ứng các tiêu chuẩn quy định tại Điều 17 Luật Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài và phải có Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng về nghiệp vụ lãnh sự còn giá trị (tại thời điểm được phân công hoặc tại thời điểm được Bộ Ngoại giao duyệt đi công tác nhiệm kỳ tại Cơ quan đại diện), trừ trường hợp được miễn Giấy chứng nhận này. Căn cứ tình hình thực tế và yêu cầu của công tác lãnh sự tại địa bàn, người đứng đầu Cơ quan đại diện quyết định số lượng người được phân công ký các giấy tờ về lãnh sự, đảm bảo tổng số người được phân công duyệt, ký các giấy tờ về lãnh sự tại Cơ quan đại diện tối đa không quá ba (03) người. Đối với Cơ quan đại diện có khối lượng công việc lãnh sự lớn, Cơ quan đại diện trao đổi thống nhất bằng văn bản với Cục Lãnh sự để báo cáo Lãnh đạo Bộ Ngoại giao xem xét, Quyết định số người được phân công duyệt, ký các giấy tờ về lãnh sự, đảm bảo tổng số người được phân công duyệt, ký các giấy tờ về lãnh sự tại Cơ quan đại diện tối đa không quá bốn (04) người.
c) Người đứng đầu Cơ quan đại diện có thể phân công cho một người trong số người tại điểm b khoản này thực hiện việc duyệt, ký cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao.
3. Quy trình phân công và chấm dứt phân công được thực hiện như sau:
a) Việc phân công và chấm dứt phân công duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự phải được thông báo bằng văn bản cho Cục Lãnh sự. Nội dung văn bản thông báo phân công nêu rõ họ tên, chức vụ của người được phân công, biên chế mới hay biên chế thay thế, phạm vi phân công, thời điểm chấm dứt phân công đối với người được thay hoặc được giao nhiệm vụ khác (nếu có), thời điểm dự kiến bắt đầu duyệt, ký giấy tờ lãnh sự, thông tin về Giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh sự cùng 03 mẫu chữ ký của người được phân công.
b) Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo, căn cứ quy định tại khoản 2 Điều này, Cục Lãnh sự trả lời bằng văn bản cho Cơ quan đại diện về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận việc phân công; nêu rõ lý do đối với trường hợp không chấp nhận.
c) Người được phân công bắt đầu thực hiện duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự từ thời điểm ghi trong văn bản thông báo chấp nhận việc phân công của Cục Lãnh sự.
d) Cục Lãnh sự có trách nhiệm thông báo mẫu chữ ký của người được phân công, phạm vi phân công, thời điểm bắt đầu phân công cũng như việc chấm dứt phân công cho Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an), Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng (Bộ Quốc phòng), Cục Hành chính Tư pháp (Bộ Tư pháp) và các cơ quan liên quan khác.
đ) Cơ quan đại diện có trách nhiệm giới thiệu mẫu chữ ký, phạm vi phân công của người được phân công duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự cho các cơ quan liên quan của nước ngoài sau khi Cục Lãnh sự thông báo chấp nhận việc phân công.
4. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền xác định người được phân công có sai phạm nghiêm trọng khi thực hiện duyệt, ký các giấy tờ lãnh sự, người đứng đầu Cơ quan đại diện chấm dứt việc phân công theo thẩm quyền, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Lãnh sự hoặc chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ Ngoại giao.
5. Cục Lãnh sự và Cơ quan đại diện có trách nhiệm quản lý và lưu giữ không thời hạn văn bản thông báo phân công và chấm dứt phân công nêu tại Điều này.
Chương II
QUY TRÌNH VÀ NGUYÊN TẮC THỰC HIỆN CÔNG TÁC LÃNH SỰ
