Thông tư Chế độ kế toán tổng kế toán Chương 5 — CHỨNG TỪ VÀ SỔ SÁCH KẾ TOÁN

Điều 29

Điều 29 . - Lập chứng từ kế toán về chấp hành ngân sách Nhà nước phải theo đúng các biểu mẫu quy định trong chế độ kế toán này.

Điều 30

Điều 30 . - Chứng từ kế toán về xét duyệt kinh phí và hạn mức kinh phí, cấp phát, cho vay và tạm ứng đều phải do Bộ trưởng Bộ Tài chính (đối với ngân sách trung ương), giám đốc sở tài chính hay trưởng ty tài chính (đối với ngân sách địa phương) ký và kế toán trưởng Bộ Tài chính hay sở, ty tài chính tiếp ký. Đối với ngân sách trung ương, Bộ trưởng Bộ Tài chính có thể ủy quyền cho vụ trưởng và vụ phó Vụ tổng dự toán Bộ Tài chính ký thừa ủy nhiệm các chứng từ kế toán nói trên.

Các chứng từ kế toán về chấp hành ngân sách nhất thiết phải ghi bằng mực hoặc đánh máy, không được gạch, tẩy xóa, chữa; không làm đúng các yêu cầu trên thì coi là chứng từ không có giá trị.

Điều 31

Điều 31 . Các chứng từ kế toán về chấp hành ngân sách nhất thiết phải ghi bằng mực hoặc đánh máy, không được gạch, tẩy xóa, chữa; không làm đúng các yêu cầu trên thì coi là chứng từ không có giá trị.

Điều 32

Điều 32. - Trước khi ghi sổ phải thẩm tra cẩn thận các chứng từ kế toán, đảm bảo việc lập chứng từ được chính xác và đúng yêu cầu đã quy định. Ghi Nợ, ghi Có vào tài khoản nào của sổ Cái phải do kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền chính thức) quyết định và ký duyệt vào chứng từ ghi sổ nói ở điều 31 và 33.

Điều 33

Điều 33. - Chứng từ kế toán gồm có 2 loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ. Chứng từ gốc phản ánh hoạt động thu, chi của ngân sách, là cơ sở để ghi sổ chi tiết thu, chi và lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ tập hợp số liệu của nhiều chứng từ gốc theo từng loại việc và là căn cứ để ghi sổ Cái và sổ Nhật ký hay sổ Cái - nhật ký.

Điều 34

Điều 34 . - Chứng từ gốc của tổng kế toán gồm có: 1. Giấy rút kinh phí để chi (mẫu số 1.TKT/CT), 2. Lệnh chi tiền (mẫu số 2.TKT/CT), 3. Lệnh tạm ứng (mẫu số 3.TKT/CT), 4. Lệnh cho vay (mẫu số 4.TKT/CT), 5. Thông tri duyệt y quyết toán (mẫu số 5.TKT/CT), 6. Giấy thoái thu (mẫu số 6.TKT/CT), 7. Giấy nộp tiền (mẫu số 7.TKT/CT), 8. Giấy nộp trả kinh phí còn thừa (mẫu số 8.TKT/CT), 9. Các bảng thống kê thu và cấp phát hàng ngày, hàng tháng, hàng năm của kho bạc, 10. Các chứng từ khác đã được phê chuẩn, duyệt y.

Điều 35

Điều 35 . - Lập chứng từ ghi sổ phải căn cứ theo chứng từ gốc hợp pháp và theo mẫu như sau: Chứng từ ghi sổ số……… Chứng từ gốc kèm theo:………bản Ngày ……tháng……năm…… Trích yếu Tài khoản Nợ Tài khoản Có Số tiền Người lập chứng từ Kế toán trưởng Người vào sổ Ký: Ký: ký:

–

Điều 36

Điều 36 . – Có thể gộp nhiều sự việc vào trong một chứng từ ghi sổ nếu các sự việc ấy cùng thuộc loại việc giống nhau (thu, tạm thu, cấp phát…) và xẩy ra cùng trong một ngày. Ngày của chứng từ ghi sổ là ngày ghi sổ Cái. Tất cả các việc thanh toán sau ngày 31 tháng 12 đều lấy ngày 31 tháng 12 làm ngày ghi sổ. Chứng từ ghi sổ phải đánh số thứ tự liên tục từ đầu năm cho đến hết năm. Chứng từ ghi sổ chữ đỏ (để điều chỉnh sai lầm) phải đánh số thứ tự riêng.

Điều 37

Điều 37. - Lập chứng từ ghi sổ và ghi Nợ ghi Có các tài khoản, chỉ được áp dụng hai cách sau đây: - Ghi Nợ, ghi Có theo lối đơn giản; một tài khoản Nợ đối ứng với một tài khoản Có. - Ghi Nợ, ghi Có theo lối phức tạp: một tài khoản Nợ đối ứng với nhiều tài khoản Có hoặc nhiều tài khoản Nợ đối ứng với một tài khoản Có. Nghiêm cấm việc ghi Nợ, Có theo lối nhiều tài khoản Nợ đối ứng với nhiều tài khoản Có hoặc ngược lại (vì không thuận tiện cho việc kiểm tra…)

Điều 38

Điều 38 . - Cuối mỗi tháng, sau khi chỉnh lý, đối chiếu khớp đúng giữa chứng từ và sổ sách đóng các chứng từ ghi sổ có kèm theo chứng từ gốc liên quan thành tập và trên bìa phải ghi rõ niên độ, tháng, số chứng từ theo mẫu như sau: Tên cơ quan tài chính………………………………… Tập chứng từ kế toán số……………………………… Niên độ………tháng………………………………… Tập này có…………chứng từ ghi sổ từ số…………đến số…………

Điều 39

Điều 39 . - Chứng từ kế toán, khi đã đóng thành tập, không được rút ra nữa, nếu có sai lầm thì làm chứng từ điều chỉnh theo “phương pháp sửa chữa sai lầm” nói ở điều 44; nếu cần dùng thì làm sao lục do kế toán trưởng và thủ trưởng ký xác nhận. Mục 2. - Sổ sách kế toán.

Điều 40

Điều 40. - Sổ sách của tổng kế toán gồm có: 1. Sổ chính là sổ Nhật ký và sổ Cái hoặc sổ Cái - nhật ký kết hợp hai sổ làm một, theo các mẫu mực như sau: Mẫu sổ Nhật ký Ngày Số hiệu chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản Số tiền Nợ Có Nợ Có Mẫu sổ Cái TÊN TÀI KHOẢN:…… Ngày Số hiệu chứng từ ghi sổ Diễn giải Nợ Có Mẫu sổ Cái - nhật ký Ngày Số hiệu chứng từ ghi sổ Diễn giải Số tiền 1.01 Tiền gửi của ngân sách 1.02 Cấp phát hạn mức v.v… Nợ Có Nợ Có 2. Các sổ phụ là: 1. Sổ chi tiết thu ngân sách 2. Sổ chi tiết chi ngân sách 3. Sổ chi tiết các khoản cấp phát 4. Sổ chi tiết các khoản tạm ứng 5. Sổ chi tiết các khoản cho vay 6. Sổ chi tiết các khoản tạm thu Sổ chi tiết thu, chi và cấp phát có thể áp dụng mẫu chung như sau: Loại………Khoản………Hạng………Thu (hay Chi) về (tên khoản, hạng thu hay chi). Ngày Chứng từ Đơn vị thu (hay chi) Số tiền Phân tích Số Ngày Mục 1 Mục 2 Mục 3 Mục 4 v.v. v.v. Sổ chi tiết các khoản tạm ứng, cho vay, tạm thu có thể áp dụng mẫu chung như sau: Ngày Tên đơn vị Lúc phát sinh sự việc thu (hay chi) Lúc thanh toán Số tiền còn lại Ngày thanh toán Chứng từ Số tiền Chứng từ Số tiền 3. Các sổ sách theo dõi các tài khoản ngoài bảng cân đối: 1. Các sổ sách về hạn mức kinh phí đã duyệt cho các cơ quan đơn vị dự toán, cho kiến thiết cơ bản; các mẫu sổ đã quy định trong chế độ cấp phát hạn mức và cấp phát kiến thiết cơ bản. 2. Các sổ phát hành và theo dõi việc cấp phát tiền, thu tiền, thoái thu theo mẫu như sau: Mẫu sổ nhật ký lệnh chi tiền Ngày Số hiệu lệnh chi Số hiệu của thông tri duyệt y dự toán Tên cơ quan được cấp Số tiền Chú thích Cấp phát Tạm ứng Cho vay Mẫu sổ phát hành giấy nộp tiền Giấy nộp tiền Họ, tên người hay tên cơ quan nộp Diễn giải Số tiền Ngày nộp kho bạc Ngày Số hiệu Mẫu sổ phát hành giấy thoái thu Giấy thoái thu Họ, tên người hay tên cơ quan thoái thu Diễn giải Số tiền Ngày kho bạc thoái thu Ngày Số hiệu

– Có thể dùng sổ đóng sẵn thành quyển hoặc tờ rời sau mỗi tháng đóng thành quyển và phải bảo đảm trước ngày bắt đầu mỗi niên khóa phải chuẩn bị đủ sổ sách cho niên khóa đó; bìa sổ phải ghi tên cơ quan, niên độ kế toán, tên sổ; phải đánh số thứ tự và đóng dấu (giáp lai) của cơ quan vào mỗi trang; ghi

Điều 41

Điều 41 . – Có thể dùng sổ đóng sẵn thành quyển hoặc tờ rời sau mỗi tháng đóng thành quyển và phải bảo đảm trước ngày bắt đầu mỗi niên khóa phải chuẩn bị đủ sổ sách cho niên khóa đó; bìa sổ phải ghi tên cơ quan, niên độ kế toán, tên sổ; phải đánh số thứ tự và đóng dấu (giáp lai) của cơ quan vào mỗi trang; ghi tên những nhân viên chịu trách nhiệm giữ sổ, có chữ ký và đóng dấu của thủ trưởng và kế toán ở trang tờ đầu hoặc trang tờ cuối, theo mẫu như sau Sổ này gồm có………trang, đã đánh số từ trang 1 đến trang……… và lần lượt đã qua những người giữ sổ như sau Họ, tên người giữ sổ Ngày, tháng nhận việc Chữ ký Ngày, tháng giao việc Chữ ký Kế toán trưởng Ngày……tháng……năm 196.. Ký: Thủ trưởng cơ quan (ký và đóng dấu)

Điều 42

Điều 42 . - Sổ sách kế toán phải ghi chép đúng sự thực, đúng với chứng từ kế toán và rõ ràng, rành mạch; không được gạch xóa, không viết xen kẽ, viết chồng, không được bỏ thừa dòng; dòng nào chưa viết hết phải gạch chỗ thừa bằng mực để ngăn ngừa việc ghi thêm. Khi hết trang phải cộng và ghi số cộng bằng mực. Trong công việc kế toán, bắt buộc phải dùng mực tốt, không phai. Tuyệt đối cấm viết tắt, cấm tẩy xóa, cấm dùng hóa chất hóa học để sửa chỗ sai lầm. Muốn sửa chỗ sai lầm phải làm theo phương pháp nói ở điều 44.

Điều 43

Điều 43 . - Hết tháng phải cộng sổ và khóa sổ theo trình tự như sau: a) Sổ Cái (sổ ghi cả hai cột Nợ và Có): Hết tháng, cộng các cột Nợ và Có của tài khoản; Ghi xuống dưới số cộng các tháng trước; Ghi tiếp phía dưới cột Có con số nhỏ hơn, số dư cuối tháng (nếu là dư Nợ, ghi vào cột Có; nếu là dư Có, ghi vào cột Nợ). Rồi cộng để cân bằng hai cột Nợ và Có. b) Sổ chi tiết (sổ ghi có một bên: hoặc Nợ hoặc Có): Hết tháng, cộng trong tháng; Các tháng trước; Cộng từ đầu năm đến cuối tháng này. Sau đó, gạch hai gạch ở dưới để khóa sổ, và người giữ sổ ký tên, kế toán trưởng kiểm soát, đối chiếu giữa các sổ sách, báo biểu rồi ký duyệt đảm bảo sự nhất trí giữa các số liệu và khớp đúng với tình hình thực tế. Mục 3. - Sửa các chỗ sai lầm.

Điều 44

Điều 44 . - Sửa các chỗ sai lầm trong chứng từ ghi sổ và sổ Cái phải theo đúng các quy định sau đây: Bảo đảm phản ánh đúng thực tế, nếu ghi thừa thì sửa để rút bớt; nếu ghi thiếu thì ghi bổ sung. Khi sửa thì sửa gọn một lần, trên phần sổ sách của một tháng nhất định, tránh sửa sổ sách nhiều tháng. Ghi thừa: a) Ghi thừa, ghi sai phát hiện ngay trong tháng, trước khi khóa sổ: - Trường hợp 1. Chứng từ ghi sổ đúng nhưng ghi sổ sai: dùng mực đỏ gạch một gạch con số sai và dùng mực đen viết con số đúng ở ngay chỗ trên con số sai. - Trường hợp 2. Chứng từ ghi sổ sai cho nên ghi sổ cũng sai: sửa sổ và chứng từ ghi sổ theo phương pháp như trên. b) Ghi thừa, ghi sai phát hiện sau khi đã khóa sổ tháng, sửa sổ sai, các số cộng sai và các số dư sai có liên quan theo phương pháp như trên. c) Ghi thừa, ghi sai ở tháng trước đến tháng sau phát hiện thấy: sửa ở phần sổ tháng trước theo phương pháp như nói ở điểm b. d) Ghi thừa ở một tháng nhưng cách một hay nhiều tháng sau mới phát hiện, không sửa ở tháng đã ghi thừa mà sửa ở dưới số tổng cộng của tháng phát hiện việc ghi sai, lập một chứng từ ghi sổ mới bằng mực đỏ theo đúng con số sai (để hủy chứng từ cũ) và dùng mực đỏ chép chứng từ đó vào sổ Cái; lập một chứng từ ghi sổ mới bằng mực đen theo đúng con số đúng và dùng mực đen chép chứng từ đó vào sổ Cái. Sau đó, sẽ cộng các số đen, trừ các số đó để tìm ra lũy số kế đúng để mang sang tháng sau; chú ý tính lại số dư cho đúng; chứng từ ghi sổ điều chỉnh viết bằng mực đỏ và viết bằng mực đen đều phải ghi rõ sai lầm thuộc chứng từ ghi sổ ngày, tháng nào và số hiệu nào. Ghi thiếu: a) Ghi thiếu, ghi sai phát hiện trước khi khóa sổ: - Trường hợp 1. Chứng từ ghi sổ đúng nhưng ghi sổ sai: ghi thêm số tiền ghi thiếu để bổ sung và chú thích rõ ở cột “diễn giải” là bổ sung cho chứng từ ghi sổ nào, ngày nào để tiện kiểm tra. - Trường hợp 2. Chứng từ ghi sổ sai cho nên ghi sổ cũng sai: lập thêm một chứng từ ghi sổ cho số tiền thiếu và chú thích ở cột “diễn giải” là bổ sung cho chứng từ ghi sổ số nào, ngày nào. b) Ghi thiếu, ghi sai phát hiện sau khi khóa sổ tháng: Ghi bổ sung vào cuối tháng đó ở ngay chỗ dưới số tổng cộng và điều chỉnh lại số dư cho đúng. Đối với tất cả các trường hợp sửa các chỗ sai lầm trong sổ sách kế toán, kế toán trưởng phải ký xác nhận sang bên cạnh ghi sai trong sổ Cái.

Sửa các chỗ sai lầm trong sổ chi tiết thì dùng mực đỏ gạch một gạch con số sai và viết con số đúng ngay chỗ trên con số sai.

Điều 45

Điều 45 . Sửa các chỗ sai lầm trong sổ chi tiết thì dùng mực đỏ gạch một gạch con số sai và viết con số đúng ngay chỗ trên con số sai. Người làm kế toán tổng kế toán tuyệt đối không được sửa chữa chứng từ gốc. Chương 6: BÁO BIỂU KẾ TOÁN