安全管理機構應以中文及甲級船員能溝通接受之工作語言，製作安全管理制度有關之文件資料。
船舶安全營運與防止污染管理規則 第五章 語言及文件
§ 12–14共 3 條
安全管理機構應確保船員間進行有效溝通，以維持安全管理制度之正常運作。
安全管理機構應依下列原則處理安全管理制度之相關文件：
一、文件之製作及修改由安全管理機構岸上指定人員或職級相當人員審查核定。
二、於相關部門及船上備齊有關文件。
三、廢止之文件立即抽換。
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