閱卷室承辦人員收到交閱之卷宗後，應將卷宗之案號及案由，逐卷登載於閱卷登記簿（如格式三），妥善保管，並立即以電話通知聲請人約定當日閱卷時間。
行政訴訟閱卷規則第 17 條規定，當閱卷室承辦人員收到要求閱卷的卷宗後，應當將卷宗的案號和案由逐卷登載在閱卷登記簿上（格式三），並且妥善保管。同時，承辦人員應立即通過電話通知聲請人約定閱卷的時間。以下是一個與此條款相關的範例： 範例： 甲為一位當事人，他在行政訴訟中聲請閱卷。閱卷室承辦人員收到了甲的聲請並準備好了相關的卷宗。承辦人員依據行政訴訟閱卷規則第 17 條的規定，將卷宗的案號和案由逐卷登載在閱卷登記簿上，然後妥善保管起來。接著，承辦人員立即通過電話與甲約定了閱卷的具體時間。
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