鐵路機構應將機車車輛之輛數、新置與報廢輛數、每車行駛公里數、每車各級檢修次數，檢修組織及人力運用等情形製作詳細紀錄，備供交通部鐵道局查核。
根據鐵路機車車輛檢修規則第34條，依法機構應詳細紀錄機車車輛的輛數、新置與報廢輛數、每車行駛公里數、每車各級檢修次數、檢修組織及人力運用等情形，以備查核。此規則的依據為鐵路機車車輛檢修規則本身。 舉例來說，如果一家鐵路機構在經營機車車輛的過程中有新增或報廢車輛，就必須將這些情況詳細記錄下來，並備份供交通部鐵道局查核。這樣做的目的是為了保持運輸系統的透明度，並確保機車車輛的安全運行。
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