L'agent titulaire d'une carte de réduction ou de fidélité commerciale est tenu d'en faire état lors de la préparation de la mission.
Le service qui autorise le déplacement peut prendre en charge une partie ou la totalité du coût de l'abonnement de la carte dès lors que son acquisition permet de réduire le coût annuel des missions effectuées par le bénéficiaire pour le compte du service qui autorise le déplacement.
De même, lorsqu'un agent est astreint par ses fonctions à de fréquents déplacements, l'administration peut prendre en charge une partie ou la totalité du coût d'un abonnement dès lors que son coût peut être amorti au bout d'un nombre limité de trajets, sur une période inférieure ou égale à un an.
Les billets de train de type TER ou gérés par les collectivités territoriales, non accessibles aux agences de voyages ou aux compagnies de transport titulaires d'un contrat ou convention respectant le code de la commande publique, font l'objet d'un remboursement à l'agent sous réserve de joindre les justificatifs de paiement à l'état de frais.
Dans l'intérêt du service et sous réserve de l'impossibilité du recours aux prestations prévues à l'article 3 du présent arrêté, les agents peuvent utiliser leur véhicule terrestre à moteur ou prétendre aux remboursements des frais de location, sur autorisation préalable de leur chef de service et sur présentation des pièces justificatives.
La prise en charge des frais de location est réalisée sur la base de la tarification de la classe économique.
La décision d'autoriser l'utilisation de ce véhicule, à laquelle est subordonnée la prise en charge des frais correspondants, quelle que soit la base d'indemnisation retenue, appartient à l'autorité administrative ordonnant le déplacement.
En métropole et en outre-mer, lorsque l'agent est autorisé à utiliser son véhicule terrestre à moteur pour les besoins du service l'ordre de mission doit mentionner la puissance fiscale du véhicule. Le cas échéant, il porte également le nom des autres agents l'accompagnant bien qu'il soit seul à pouvoir bénéficier d'une indemnisation au titre des frais de transport.
L'autorisation, qui est obligatoirement donnée avant le déplacement, peut être accordée si l'usage du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciable, ou encore dans certaines situations de handicap physique. Elle peut être également accordée lorsque l'agent est tenu de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant, ou en cas d'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun. Le motif justifiant l'utilisation du véhicule personnel doit être indiqué dans l'ordre de mission.
Lorsqu'ils existent, le recours au parc de véhicules à moteur de l'administration et l'utilisation de la carte accréditive de carburant associée sont privilégiés.
Sous réserve de l'accord motivé et préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement, l'utilisation du taxi ou d'un véhicule de tourisme avec chauffeur est réservée aux parcours de courte distance, en cas d'absence permanente ou occasionnelle de moyen de transport en commun ou lorsque l'agent doit transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ou encore dans certaines situations de handicap physique.
Le motif justifiant l'utilisation de ce mode de transport doit être indiqué sur l'état de frais. Le taxi ou véhicule de tourisme avec chauffeur ne peut se substituer à l'utilisation des moyens de transport en commun et l'autorité administrative peut en refuser toute utilisation non justifiée. L'utilisation collective du taxi ou du véhicule de tourisme avec chauffeur peut cependant être autorisée sur de courtes distances et sur présentation de pièces justificatives, lorsqu'elle s'avère moins onéreuse que l'utilisation des moyens de transport en commun. Les agents attestent au moyen de l'état de frais des conditions d'utilisation collective du taxi. Seul l'agent ayant acquitté les frais de la course est remboursé.
Pour les déplacements à l'étranger, l'autorité administrative doit donner son accord pour l'utilisation du taxi à l'intérieur de la localité de la mission. En l'absence de cette autorisation, les frais ne sont pas remboursés.
En cas d'impossibilité de recourir aux prestations prévues à l'article 3, et en l'absence de tout autre moyen de transport adapté, en cas de déplacement itinérant dans une zone géographique restreinte ou en cas d'obligation attestée de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant, les frais de location d'un véhicule donnent lieu à remboursement, sur autorisation préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur présentation des pièces justificatives correspondantes.
Les frais de carburant, de stationnement et de péage sont remboursés sur présentation des justificatifs de paiement, quand l'intérêt du service le justifie et dès lors que ces frais n'ont pas été pris en charge au titre des frais divers prévus à l'article 3 du présent arrêté.
Dans l'intérêt du service et sous réserve de l'impossibilité du recours aux prestations prévues à l'article 3 du présent arrêté, les frais de location de vélos, vélos moteurs ou motocyclettes en libre-service peuvent donner lieu au remboursement à l'agent, sur autorisation préalable du chef de service et sur présentation des pièces justificatives.
La prise en charge des frais de location est réalisée sur la base de la tarification standard.
Les frais et excédents de bagages afférents au transport de matériel technique ou de documents administratifs pour des raisons de service sont pris en charge par l'administration sur accord préalable de l'autorité qui ordonne le déplacement et sur production auprès de l'ordonnateur d'un justificatif de paiement.
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
