L'acte portant convocation du comité social d'administration de la direction générale de la sécurité extérieure fixe l'ordre du jour de la séance en spécifiant les points soumis au vote. Il indique également la date, l'heure et le lieu de la réunion. Tout représentant titulaire qui ne peut pas répondre à la convocation en informe immédiatement l'administration qui convoque alors le représentant du personnel suppléant.
L'administration informe, par tout moyen, les représentants du personnel suppléants non convoqués, de la tenue de chaque réunion du comité social d'administration de la direction générale de la sécurité extérieure. L'information des représentants du personnel suppléants prévue à l'alinéa précédent comporte l'indication de l'ordre du jour, de la date, de l'heure et du lieu de la réunion. Les représentants du personnel suppléants, lorsqu'ils ne remplacent pas un représentant titulaire, peuvent assister à la réunion sans toutefois pouvoir prendre part aux débats. Ils informent de leur présence l'administration quarante-huit heures au moins avant la date de la réunion.
Les experts mentionnés à l'article 20 du décret du 3 avril 2015 susvisé ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.
Le secrétariat de séance du comité est assuré par un agent désigné à cet effet par l'administration.
Un membre quittant la séance est remplacé de plein droit par un suppléant. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre du comité pour voter en son nom.
Le procès-verbal prévu au III de l'article 22 du décret du 3 avril 2015 susvisé comprend, pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, le compte rendu des débats ainsi que la répartition des votes à l'exclusion de toute indication nominative.
Il est tenu un répertoire des procès-verbaux des séances.
I. - En cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées au début de celle-ci, afin que : 1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être dans le cadre du présent arrêté. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ; 2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes. II. - En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées au I, lorsque le comité doit être consulté, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la réunion, afin d'assurer la participation des représentants du personnel. III. - Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par l'instance sont précisées en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.
Le président arrête, après avis du comité et après avoir reçu les propositions de la formation spécialisée du comité et de la formation spécialisée de site ou de service qui lui sont rattachées lorsque ces formations spécialisées existent, le règlement intérieur du comité.
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