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기록물분류기준표 등
제17조(기록물분류기준표 등) ①영구기록물관리기관의 장은 기록물분류기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 제3조제7호에 따른 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다. ②영구기록물관리기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위업무명, 단위업무 업무설명 및 단위업무별 보존기간 등을 관보 또는 중앙위원회 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. ③제1항의 규정에도 불구하고 영구기록물관리기관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 행정정보데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.
보존기간
제18조(보존기간) ①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 임기중, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. ②기록물의 보존기간은 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다. ③보존기간의 기산일은 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.
공개여부의 구분관리
제19조(공개여부의 구분관리) 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분하고 제12조제1항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다.
접근권한 관리
제20조(접근권한 관리) ①영구기록물관리기관은 생산ㆍ접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다. ②접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다. ③영구기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다.
보존방법
제21조(보존방법) ①기록물관리기관이 보존중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 2와 같다. 1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2. 원본을 그대로 보존하는 방법 3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 ②제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하고 자 하는 경우에는 다음 각 호의 구분에 따라 보존매체에 수록하여야 한다. 1. 보존기간이 10년 이하인 기록물 : 전자매체(전자기록물을 저장할 수 있는 저장장치로서 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 구동 또는 연결되는 저장장치를 말한다. 이하 같다) 또는 마이크로필름 2. 보존기간 30년 이상인 기록물 : 마이크로필름 ③기록물관리기관의 장은 보존가치가 매우 높은 전자기록물에 대하여는 마이크로필름 등 맨눈으로 식별이 가능한 보존매체에 수록하여 관리하여야 한다.
보존장소
제22조(보존장소) ①보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료시까지 관할 기록관에서 보존한다. ②보존기간이 30년 이상인 기록물은 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 비치기록물로서 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 높지 아니하다고 지정한 기록물은 기록관에서 보존할 수 있다. ③제2항 단서의 기록물을 관할 기록관에서 계속 관리하고 자 하는 경우에는 영구기록물관리기관과 협의하여야 한다.
비치기록물의 지정
제23조(비치기록물의 지정) ①처리과의 장은 제24조 및 제32조에 불구하고 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록물분류기준표에서 정하는 비치기간까지 그 처리과에서 보관할 수 있다. ②비치기록물을 보존하고 있는 처리과의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다. ③기록관의 장은 제2항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중으로 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.