기록화 및 기록관리 대상
제8조
제8조(기록화 및 기록관리 대상) 각급위원회는 공식적으로 결재 또는 접수한 기록물을 포함하여 결재과정에서 발생한 수정내용 및 이력 정보, 업무수행과정의 보고사항, 검토사항 등을 기록물로 남겨 관리하여야 한다.
선거관리위원회 기록물관리 규칙 제3장 기록물의 생산
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조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산
제9조
제9조(조사ㆍ연구 또는 검토 기록물의 생산) ①각급위원회는 법 제17조제1항에 따라 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리해야 한다. 1. 법규의 제정 또는 개정 관련 사항 2. 선거(위탁선거를 포함한다. 이하 같다)ㆍ국민투표(주민투표 및 주민소환투표를 포함한다. 이하 같다)관리 및 정당ㆍ정치자금사무와 관련한 주요 정책의 결정 또는 변경 사항 3. 국제기구 또는 외국정부와 체결하는 주요협약 등 4. 「국가재정법 시행령」 제14조에 해당하는 대규모 사업ㆍ공사 5. 그 밖에 기록물관리기관의 장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용과 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항 ②제1항에 따라 생산ㆍ관리하는 기록물에는 다음 각 호의 사항이 포함되어야 한다. 1. 조사ㆍ연구 또는 검토 배경 2. 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명 3. 기관장 또는 관계기관의 지시ㆍ지침 또는 의견 4. 관련 현황과 검토 내용 5. 각종 대안과 조치 의견 6. 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등
회의록의 작성ㆍ관리
제10조
제10조(회의록의 작성ㆍ관리) ①각급위원회가 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 회의를 개최하는 경우에는 회의록을 작성하여야 한다. 단, 다른 법규에 특별한 규정이 있는 경우에는 그 법규가 정하는 바에 의한다. 1. 선거ㆍ국민투표관리 및 정당ㆍ정치자금사무와 관련한 중요회의 2. 각급위원회의 주요정책에 대한 심의 또는 의견조정을 목적으로 설치ㆍ운영되는 각종 위원회의 회의 3. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 중요 회의 ②제1항에 따른 회의록에는 회의의 명칭, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행 순서, 상정 안건, 발언 요지, 결정 사항 및 표결 내용에 관한 사항이 포함되어야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다. ③회의록은 그 회의를 소집 또는 주관하는 부서가 작성하여야 하며, 주관부서가 불분명한 경우에는 대상 회의의 참석자 중 회의 안건과 관련하여 업무의 연관성이 가장 높은 부서를 정하고, 해당 부서가 작성하도록 한다.
시청각기록물의 생산
제11조
제11조(시청각기록물의 생산) 각급위원회는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여 시청각기록물을 생산하여야 한다. 이 경우 시청각기록물은 전자기록생산시스템으로 등록ㆍ관리함을 원칙으로 하며, 시행 전ㆍ시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다. 1. 중앙위원회 위원장ㆍ상임위원 및 사무총장의 업무 관련 활동과 인물사진 2. 선거ㆍ국민투표관리 및 정당ㆍ정치자금사무와 관련한 주요 활동으로서 시청각기록물로 작성ㆍ보존할 필요가 있는 사항 3. 국제기구파견 또는 외국선거지원ㆍ참관과 관련한 주요활동과 외국 선거관계자의 위원회 방문 및 국제교류ㆍ협력에 관한 사항 4. 「국가재정법 시행령」 제14조에 해당되는 대규모 사업ㆍ공사 5. 철거 또는 개축 등으로 사라지게 되는 건축물이나 각종 형태의 구조물이 사료적 가치가 높아 시청각기록물로 그 모습을 보존할 필요가 있는 사항 6. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요사건 또는 사고로서 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정되는 사항 7. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항
기록물의 등록
제12조
제12조(기록물의 등록) ①처리과가 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수 등록번호를 부여하고 이를 그 기록물에 표기하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 전자적으로 생산ㆍ관리하여야 한다. ②처리과는 제1항에 따른 등록정보가 임의로 수정 또는 삭제되지 아니하도록 관리하여야 한다. ③제1항에 따른 등록번호는 각각 시스템 구분, 처리과 기관코드와 연도별 등록일련번호로 구성한다. ④처리과는 기록물의 본문과 첨부물의 규격차이가 심하거나 상호 다른 기록매체로 구성되어 있는 등, 첨부물을 본문과 분리하여 각각 관리할 필요가 있는 경우에는 첨부물을 별도로 등록하여야 한다. 이 경우 첨부물의 등록번호는 본문의 생산등록번호 또는 접수등록번호에 첨부일련번호를 추가한 번호로 구성한다.
공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리
제13조
제13조(공식문서외의 중요기록물의 등록ㆍ관리) ①처리과는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 기록물을 등록하여 관리하여야 한다. 1. 중앙위원회 위원장ㆍ상임위원 및 사무총장의 업무관련 메모ㆍ일정표ㆍ방문객명단 및 대화록 2. 제9조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항과 관련된 문서가 결재 또는 검토과정에서 반려되거나 중요한 내용을 수정하기 위하여 재작성된 경우에는 반려된 문서 또는 재작성 전의 원본문서 3. 그 밖에 영구기록물관리기관의 장이 정하는 기록물 ②제1항에 따른 기록물의 등록은 그 기록물을 생산한 위원회에서 전자기록생산시스템으로 등록하여야 하며, 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관리시스템으로 등록할 수 있다.
기록물의 분류
제14조
제14조(기록물의 분류) 처리과는 제17조에 따른 기록물분류기준표에 따라 처리과별ㆍ단위 업무별로 해당 기록물을 분류하여 관리하여야 한다.
편철 및 관리
제15조
제15조(편철 및 관리) ①처리과는 업무수행과정이 반영되도록 단위업무의 범위 안에서 1개 이상의 기록물철을 만들어 해당 기록물을 편철하여야 하며, 단위업무별기록물철 작성기준을 정하여 기록물이 체계적으로 편철ㆍ관리되게 하여야 한다. ②처리과가 제1항에 따라 기록물철을 작성한 경우에는 전자기록생산시스템으로 기록물철 분류번호를 부여하고 그 기록물철에 이를 표기하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 한다. 다만, 2권 이상으로 분철된 기록물철은 기록물철의 분류번호 중 기록물철 식별번호 다음에 괄호를 하고 괄호 안에 권 호수를 기입한다. ③기록물철의 분류번호는 시스템 구분, 처리과기관코드, 단위업무코드 및 기록물철 식별번호로 구성한다. ④처리과는 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 중앙위원회훈령이 정하는 방식에 따라 기록물 분류기준 및 기록물 종류별 관리에 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 안전하게 관리하여야 한다.
기록물의 정리
제16조
제16조(기록물의 정리) ①처리과는 매년 2월 말까지 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 공개여부ㆍ접근권한 재분류, 분류ㆍ편철 확정 등을 하여야 한다. ②제1항에 따른 기록물 정리 결과는 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보에 반영하여야 한다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.