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기록물분류기준표 등
제17조(기록물분류기준표 등) ①영구기록물관리기관의 장은 기록물분류기준표를 작성ㆍ운영하여야 하며, 기록물분류기준표의 관리항목은 업무설명, 보존기간 및 보존기간 책정 사유, 비치기록물 해당 여부, 보존장소, 보존방법, 공개여부 및 접근권한 등의 관리기준을 포함하여야 한다. 이 경우 기록물분류기준표는 제3조제7호에 따른 기록관리시스템으로 생성ㆍ관리하여야 한다. ②영구기록물관리기관은 매년 기록물 정리기간 종료 직후 전년도에 신규로 시행하였거나 보존기간이 변경된 단위업무명, 단위업무 업무설명 및 단위업무별 보존기간 등을 관보 또는 중앙위원회 홈페이지 등 정보통신망에 고시하여야 한다. ③제1항의 규정에도 불구하고 영구기록물관리기관의 장은 행정정보 데이터세트에 대해서는 행정정보데이터세트 관리기준표를 작성ㆍ운영해야 한다. 이 경우 행정정보 데이터세트 관리기준표는 관리기관정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함해야 한다.
보존기간
제18조(보존기간) ①기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 임기중, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 별표 1과 같다. ②기록물의 보존기간은 기록물철 단위로 책정한다. 다만, 영구기록물관리기관의 장은 특별히 보존기간을 달리 정할 필요가 있다고 인정되는 기록물철에 대하여는 보존기간을 직접 정할 수 있다. ③보존기간의 기산일은 기록물철 단위로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.
공개여부의 구분관리
제19조(공개여부의 구분관리) 기록물은 건 단위로 공개여부를 구분하고 제12조제1항에 따른 기록물 등록정보로 관리되도록 하여야 한다.
접근권한 관리
제20조(접근권한 관리) ①영구기록물관리기관은 생산ㆍ접수, 보존 기록물의 무결성 보장 및 비공개 기록물의 체계적 관리를 위하여 접근범위를 구분하여 관리할 수 있도록 필요한 조치를 수립ㆍ시행하여야 한다. ②접근권한은 기록물 및 접근자를 기준으로 기록물 내용 및 목록정보로 구분하여 접근범위를 설정하여야 한다. ③영구기록물관리기관의 장은 전자기록생산시스템, 기록관리시스템 및 영구기록관리시스템에서 생산ㆍ보존하고 있는 기록물에 대한 접근ㆍ접근시도에 관한 사항, 이력정보 등을 관리하여야 한다. 이 경우 접근이력, 처리상황 등의 관리정보는 해당 시스템으로 자동 생성되도록 하여야 하며, 임의로 수정ㆍ삭제할 수 없어야 한다.
보존방법
제21조(보존방법) ①기록물관리기관이 보존중인 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물은 다음 각 호의 어느 하나의 방법으로 보존하여야 하며, 기록물의 보존방법별 구분기준은 별표 2와 같다. 1. 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 2. 원본을 그대로 보존하는 방법 3. 원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 ②제1항제3호의 방식으로 기록물을 보존하고 자 하는 경우에는 다음 각 호의 구분에 따라 보존매체에 수록하여야 한다. 1. 보존기간이 10년 이하인 기록물 : 전자매체(전자기록물을 저장할 수 있는 저장장치로서 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 구동 또는 연결되는 저장장치를 말한다. 이하 같다) 또는 마이크로필름 2. 보존기간 30년 이상인 기록물 : 마이크로필름 ③기록물관리기관의 장은 보존가치가 매우 높은 전자기록물에 대하여는 마이크로필름 등 맨눈으로 식별이 가능한 보존매체에 수록하여 관리하여야 한다.
보존장소
제22조(보존장소) ①보존기간이 10년 이하인 기록물은 보존기간 종료시까지 관할 기록관에서 보존한다. ②보존기간이 30년 이상인 기록물은 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존하여야 한다. 다만, 비치기록물로서 영구기록물관리기관의 장이 사료적 가치가 높지 아니하다고 지정한 기록물은 기록관에서 보존할 수 있다. ③제2항 단서의 기록물을 관할 기록관에서 계속 관리하고 자 하는 경우에는 영구기록물관리기관과 협의하여야 한다.
비치기록물의 지정
제23조(비치기록물의 지정) ①처리과의 장은 제24조 및 제32조에 불구하고 비치기록물로 지정된 기록물철에 대하여는 기록물분류기준표에서 정하는 비치기간까지 그 처리과에서 보관할 수 있다. ②비치기록물을 보존하고 있는 처리과의 장은 비치기록물의 비치기간이 종료된 경우에는 다음 연도 중에 기록관으로 이관하여야 한다. ③기록관의 장은 제2항에 따라 인수한 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 기록물로서 보존기간이 30년 이상인 기록물은 인수한 다음 연도 중으로 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다.
기록물의 이관
제24조(기록물의 이관) ① 처리과는 해당 기록물을 보존기간의 기산일부터 1년의 범위 내에서 보관한 후 기록물철 단위로 관할 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 시ㆍ도기록관이 관할하는 처리과의 기록물은 이를 폐기하거나 영구기록물관리기관으로 이관할 때에 이관할 수 있다. ②처리과는 제1항에 불구하고 업무에 수시로 참고할 필요가 있는 경우에는 보존기간의 기산일부터 10년의 범위 내에서 기록물철 단위로 이관시기를 연장할 수 있다. ③처리과가 전자기록물을 이관하는 경우에는 진본성, 무결성 등이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수(檢收)하고, 오류가 없는 기록물에 대하여 행정전자서명을 포함하는 등 진본확인 절차를 거쳐 이관해야 한다. 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 영구기록물관리기관의 장이 정한다. ④처리과가 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하는 경우에는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 이관대상 기록물철을 단위업무별로 구분하여 보존상자에 넣은 후 이관목록과 함께 제출하여야 한다.
처리과의 기록물생산현황 통보
제25조(처리과의 기록물생산현황 통보) ①처리과는 매년 6월 30일까지 관할 기록관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보해야 한다. 이 경우 기록물 생산현황의 통보는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제12조제1항 및 제15조제2항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보를 전자기록생산시스템을 통하여 제출한다. ②제1항의 통보기한은 임기만료에 의한 선거가 있는 해에는 선거실시일정 등을 고려하여 영구기록물관리기관의 장이 따로 정할 수 있다.
전자기록생산시스템의 등록정보 관리
제26조(전자기록생산시스템의 등록정보 관리) 전자기록생산시스템은 기록물 및 기록물철의 등록ㆍ분류정보에 대한 검색ㆍ활용 기능을 제공하여야 하며, 제24조 및 제25조에 따른 기록물 이관 및 생산현황 보고시 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 목록 및 전자기록물 파일에 대한 전송정보 파일 생성 및 전송 기능을 갖추어야 한다.
행정정보 데이터세트의 관리
제26조의2(행정정보 데이터세트의 관리) ①각급위원회의 장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리해야 한다. ②행정정보데이터세트의 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항은 영구기록물관리기관의 장이 정한다.
처리과의 기록물 인수
제27조(처리과의 기록물 인수) ①기록관은 해당위원회 및 그 소속기관의 이관 대상 기록물을 인수ㆍ관리하여야 한다. ②기록관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 그 전자기록물의 진본확인 절차를 거쳐야 하며, 메타데이터(metadata) 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. ③기록관이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록의 일치 여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 거쳐야 한다. ④기록관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물의 진본 확인절차, 품질검사 및 검수절차과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관을 요청한 처리과로 즉시 통보하여야 하며, 해당 처리과는 미비사항 또는 오류사항을 수정ㆍ보완한 후에 재이관하여야 한다. ⑤기록관의 장은 인수절차 종료시 그 결과를 해당 처리과에 통보하여야 하며, 그 처리과는 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다. ⑥ 제5항에 따라 인수완료 결과를 통보받은 처리과의 장은 해당 전자기록물을 물리적으로 복구가 불가능하도록 삭제 또는 파기하여야 한다. 다만, 처리과는 해당 전자기록물을 업무상 참고할 필요가 있는 경우에는 사본임을 확인할 수 있는 조치를 취한 후에 삭제 또는 파기하지 않고 활용할 수 있다.
기록관의 전자기록물 보존
제28조(기록관의 전자기록물 보존) ①기록관의 장은 인수가 종료된 전자기록물중 보존기간이 10년 이상인 경우에는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 보존포맷으로 변환하여 관리할 수 있다. ② 기록관의 장은 보존기간이 30년 이상인 전자기록물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하여 이를 보존기간의 기산일부터 10년 이상 보존하게 되는 경우에는 11년이 경과하기 전에 진본확인 절차를 거쳐 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 장기보존패키지로 변환하여 관리해야 한다. 1. 제22조제2항 단서에 따라 기록관에서 보존하는 경우 2. 제32조제1항 단서에 따라 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아 기록물 이관을 연기하는 경우 ③ 삭제 ④전자기록물을 저장하는 설비ㆍ장비 등의 종류 및 규격은 중앙위원회훈령으로 정한다. ⑤기록관의 장은 전자기록물을 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 저장하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.
전자기록물 기술정보의 관리
제28조의2(전자기록물 기술정보의 관리) ①각급위원회의 장은 법 제20조의2제1항에 따라 법 제20조제1항제6호에 따른 전자기록물 기술정보로서 전자기록물의 생산포맷 확장자, 소프트웨어명 등의 기술정보를 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 관리해야 한다. ②제1항에 따라 관리하는 전자기록물의 기술정보를 영구기록물관리기관에 제출하는 시기 및 방법 등에 대해서는 영구기록물관리기관의 장이 정한다.
기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리
제29조(기록관의 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 기록관의 장은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화 계획을 수립ㆍ시행할 수 있다.
기록관의 서고관리
제30조(기록관의 서고관리) ①기록관의 장은 기록물을 안전하게 보존관리하기 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다. ②기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 하며, 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다. ③기록관의 장은 보존중인 기록물에 대하여 중앙위원회훈령이 정하는 기준에 따라 정수점검(整數點檢)과 상태검사를 실시하여야 한다. 이 경우 기록물의 상태검사 기준은 별표3과 같다.
기록관의 기록물 보존매체 수록
제31조(기록관의 기록물 보존매체 수록) ① 기록관의 장은 보존 중인 기록물을 보존매체에 수록하는 경우에는 제21조(같은 조 제1항제2호의 경우는 제외한다)의 방법에 따라야 한다. ②제1항에 따라 기록물을 수록하는 보존매체의 종류와 규격은 중앙위원회훈령으로 정한다. ③기록관이 기록물을 보존매체에 수록하여 관리하는 경우에는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 기록관은 보존매체별로 관리번호를 부여하여야 한다.
기록관의 소관 기록물 이관
제32조(기록관의 소관 기록물 이관) ①기록관의 장은 보존기간 30년 이상의 기록물을 보존기간의 기산일부터 10년이 경과한 다음 연도 중에 영구기록물관리기관이 제시한 일정에 따라 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 부득이한 사유로 일정기간 동안 이관을 연기하고자 하는 경우에는 이관예정일 1개월 전까지 영구기록물관리기관의 장의 승인을 받아야 한다. ②기록관의 장은 제1항에 따라 전자기록물을 이관하고자 하는 경우에는 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 이관대상 기록물을 검수하고 오류가 없는 전자기록물에 대하여 행정전자서명을 포함하는 등 진본확인 절차를 거쳐 이관하여야 한다. 이 경우 이관을 위한 전자매체, 포맷, 방식 및 데이터 규격은 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라야 한다. ③제1항에 따라 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 이관하고자 하는 경우에는 중앙위원회훈령이 정하는 바에 따라 기록물을 보존상자에 넣어 이관목록과 함께 이관하여야 한다.
기록관의 기록물 생산현황 통보
제33조(기록관의 기록물 생산현황 통보) ①기록관의 장은 매년 8월 31일까지 영구기록물관리기관의 장에게 전년도의 기록물 생산현황을 통보해야 한다. ②제1항에 따른 기록물생산현황의 통보는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 제12조제1항에 따른 기록물 및 기록물철 등록정보를 기록관리시스템을 통하여 제출한다. ③제1항의 통보기한은 임기만료에 의한 선거가 있는 해에는 선거실시일정 등을 고려하여 영구기록물관리기관의 장이 따로 정할 수 있다.
기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기
제34조(기록관의 소관 기록물 평가 및 폐기) ①기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여는 법 제27조제1항에 따라 생산부서 의견조회, 법 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원(해당 기록관 소속 기록물관리 전문요원을 말한다)의 심사 및 제4항에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다. ② 기록관의 장은 제21조제1항제3호에 따라 기록물 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하는 경우에는 제1항에 따른 생산부서의 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있다. 이 경우 보존기간이 30년 이상인 기록물은 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후에 폐기할 수 있다. ③ 영구기록물관리기관의 장은 기록관의 장과 협의하여 제2항에 따라 폐기되는 기록물 원본 중 보존가치가 있는 원본은 선별ㆍ보존할 수 있다. ④기록관이 속한 위원회위원장은 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하되, 기록물평가심의회의 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5인 이내의 민간 전문가 및 소속공무원으로 구성하고, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 한다.
기록관의 기록물 인수
제35조(기록관의 기록물 인수) ①영구기록물관리기관의 장은 매년 1월 31일까지 각급위원회별 이관일정 및 이관대상 등이 포함된 해당 연도의 기록물 수집계획을 수립ㆍ시행하여야 한다. ②영구기록물관리기관이 전자기록물을 인수하는 경우에는 행정전자서명의 확인 등 진본 확인 절차를 수행하여야 하며, 메타데이터 오류, 바이러스 검사 등 품질검사를 실시하여야 한다. 이 경우 바이러스 검사는 인수시 1차 검사를 실시하고, 일정 기간 격리보관한 후에 2차 검사를 실시하는 방식으로 한다. ③영구기록물관리기관의 장이 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물을 인수하는 경우에는 원본 및 목록 일치여부, 물리적 상태 확인 등의 검수절차를 수행하여야 한다. ④영구기록물관리기관의 장은 제2항 또는 제3항에 따른 기록물 진본확인 절차, 품질검사 및 검수과정에서 미비사항 또는 오류사항을 발견한 경우에는 이를 이관 요청 기록관에 즉시 통보하여야 하며, 해당 기록관은 미비사항 또는 오류사항을 수정ㆍ보완한 후 재이관하여야 한다. ⑤영구기록물관리기관의 장은 인수절차 종료시에 그 결과를 해당 기록관에 통보하여야 하며, 그 기록관은 인수완료 결과를 통보받기 전까지 이관한 전자기록물을 보존하여야 한다. ⑥ 제5항에 따라 인수완료 결과를 통보받은 기록관은 해당 전자기록물을 삭제해야 하며, 삭제한 기록물을 복구해서는 안 된다.
영구기록물관리기관의 전자기록물 보존 및 관리
제36조(영구기록물관리기관의 전자기록물 보존 및 관리) ①영구기록물관리기관의 장은 각급위원회가 생산한 전자기록물의 효율적인 이관과 보존 중인 전자기록물의 안전한 보존관리를 위하여 필요한 대책을 수립ㆍ시행하여야 한다. ②영구기록물관리기관은 전자기록물의 진본성ㆍ무결성ㆍ신뢰성 및 이용가능성이 보장되도록 기록관리 메타데이터와 행정전자서명 등에 대한 검증을 실시하고, 영구기록물관리기관의 장이 정하는 바에 따라 장기보존패키지로 변환하여 관리해야 한다. ③전자기록물의 저장은 진본성, 이용가능성 등이 유지될 수 있는 방법이나 형식으로 처리하여야 하며, 승인받지 아니한 접근, 폐기 등으로부터 전자기록물을 보호하는 방안을 수립ㆍ시행하여야 한다. ④ 영구기록물관리기관은 각종 재난 등에 의한 전자기록물의 손실을 방지하기 위하여 데이터, 기록매체, 시스템 등에 대한 전자적 복구 체계를 수립ㆍ시행하여야 한다. ⑤영구기록물관리기관의 장은 기록물관리기관이 보존 중인 전자기록물의 행정전자서명을 장기 검증할 수 있도록 관리방안을 수립ㆍ시행하여야 한다.
영구기록물관리기관 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리
제37조(영구기록물관리기관 보존 기록물 중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리) 영구기록물관리기관의 장은 기록정보서비스를 확대하기 위하여 보존중인 기록물중 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자화계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.
영구기록물관리기관의 서고 관리
제38조(영구기록물관리기관의 서고 관리) ①영구기록물관리기관의 장은 기록물의 안전한 보존관리를 위하여 보존환경의 유지, 보안대책 및 재난대비 계획의 수립ㆍ시행 등 필요한 조치를 취하여야 한다. ②기록물을 서고에 배치하는 때에는 기록물 형태, 생산기관 등을 구분하여야 하며 영구기록물관리기관의 장이 정하는 분류체계에 따라 배열한다. 이 경우 구체적인 배열방식은 영구기록물관리기관의 장이 정한다. ③영구기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물에 대하여 중앙위원회훈령이 정하는 주기에 따라 정수점검과 상태검사를 실시하여야 한다. 이 경우 기록물의 상태검사 기준은 별표3과 같다.
영구기록물관리기관의 보존매체 수록
제39조(영구기록물관리기관의 보존매체 수록) ① 영구기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물 중 보존가치가 높다고 인정되는 경우에는 그 기록물을 제21조(같은 조 제1항제2호의 경우는 제외한다)의 방법에 따라 보존하여야 한다. ②제1항에 따라 기록물을 수록하는 보존매체의 종류와 규격은 중앙위원회훈령으로 정한다. ③영구기록물관리기관이 기록물을 보존매체에 수록하여 관리하는 경우에는 보존매체별로 관리번호를 부여하여야 한다. 이 경우 관리번호형식은 영구기록물관리기관의 장이 정한다.
영구기록물관리기관 보존 기록물의 상태검사
제40조(영구기록물관리기관 보존 기록물의 상태검사) ①영구기록물관리기관의 장은 보존 중인 기록물에 대하여 그 기록물 및 보존매체의 상태검사를 실시하고, 그 결과에 따라 복원, 보존매체 수록 등 필요한 조치를 취하여야 한다. ②전자기록물의 상태를 검사하는 경우에는 저장장치에 수록된 전자파일에 대한 이용가능성ㆍ손상여부 등에 대한 주기적 검사와 저장장치의 이상유무 등을 확인하여야 한다. ③제2항에 따른 상태검사를 통하여 오류사항이 발견된 경우에는 즉시 복구해야 한다. 이 경우 오류사항의 처리와 관련된 조치내역을 관리해야 하며, 장기보존패키지로 재수록한 경우에는 행정전자서명을 포함하는 등 진본확인 절차를 거쳐 관리해야 한다. ④전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 상태검사는 별표 3의 기록물의 상태검사기준에 따라 그 기록물의 재질 및 훼손정도를 검사하여 3개 등급으로 구분한다.
영구기록물관리기관의 기록물 복원
제41조(영구기록물관리기관의 기록물 복원) ①영구기록물관리기관의 장은 제40조제4항에 따라 훼손정도가 별표 3의 3등급으로 판정된 기록물 중 사료적 또는 증빙적 가치가 높다고 인정되는 기록물에 대하여는 복원을 시행하여야 한다. ②제1항에 따라 기록물을 복원하는 경우에는 기록물의 변형을 최소화할 수 있도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.
영구기록물관리기관의 기록물 평가 및 폐기
제42조(영구기록물관리기관의 기록물 평가 및 폐기) ①영구기록물관리기관의 장은 보존기간이 30년 이하인 보존 기록물의 보존기간이 만료된 때에는 해당 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간을 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 한다. 이 경우 보류로 구분된 기록물은 5년마다 보존가치를 재평가하여야 한다. ②영구기록물관리기관의 장은 보존기간이 준영구인 보존 기록물에 대하여는 보존기간 기산일부터 70년 경과시 해당 기록물의 보존가치를 평가하여 보존기간을 영구로 재책정하거나 보류 또는 폐기로 구분하여야 한다. 다만, 동종(同種)ㆍ대량 기록물 중 보존가치가 낮은 준영구기록물에 대해서는 보존기간 기산일부터 50년이 지났을 때에 보존가치를 평가할 수 있다. ③ 영구기록물관리기관의 장은 제2항에 따라 평가된 기록물 중 보류로 구분된 기록물은 평가일부터 10년마다 보존가치를 재평가하여야 한다. ④제1항부터 제3항까지의 규정에 따른 기록물 평가결과는 처리과의 의견조회와 제43조에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 확정ㆍ시행하여야 한다. ⑤영구기록물관리기관의 장은 보존기간이 30년 이상인 보존 기록물 중 다음 각호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제6항에 따른 절차를 거쳐 기록물을 폐기할 수 있다. 1. 기록물분류기준표에 의한 해당 기록물의 보존기간 변경 등으로 인하여 보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우 2. 기록물의 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능하여 그 기록물을 보존매체에 수록하여 대체 보존하고자 하는 경우 ⑥제5항 각 호의 기록물을 폐기하고자 하는 경우에는 처리과와의 협의, 제43조에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 한다. ⑦ 영구기록물관리기관의 장은 제21조제1항제3호에 따라 기록물 원본을 폐기하고 보존매체만 보존하는 경우에는 원본을 보존매체에 수록한 때부터 3년이 지난 후 처리과의 의견조회, 법 제41조제1항에 따른 기록물관리 전문요원의 심사, 제43조에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물 원본을 폐기할 수 있다.
기록물의 폐기 금지 결정 및 통보
제42조의2(기록물의 폐기 금지 결정 및 통보) ① 법 제27조의3제1항 본문에서 "국가적으로 중대한 사안으로서 조사기관 또는 수사기관의 요청이 있거나 국민의 권익보호를 위하여 긴급히 필요한 경우 등 대통령령으로 정하는 경우"란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다. 1. 국가적으로 중대한 사안으로서 감사원장, 고위공직자범죄수사처장, 검찰총장, 경찰청장, 특별법에 따라 설치된 조사위원회의 장 및 이에 준하는 조사기관 또는 수사기관의 장이 기록물의 폐기 금지를 요청하는 경우 2. 국민의 생명ㆍ신체ㆍ재산의 보호 등 국민의 권익보호를 위하여 기록물의 폐기 금지가 긴급히 필요한 경우 3. 국가안전보장ㆍ국방ㆍ통일ㆍ외교관계 등과 관련하여 기록물의 폐기 금지가 긴급히 필요한 경우 4. 영구기록물관리기관의 장이 관할 기관의 기록물이 제2호 또는 제3호에 해당한다고 인정하는 경우 ②영구기록물관리기관의 장은 제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사유로 폐기 금지를 결정한 경우에는 폐기 금지 대상 위원회, 폐기 금지 대상 기록물의 범위, 폐기 금지 사유 및 기간 등을 관보 및 영구기록물관리기관의 홈페이지 등 정보통신망에 고시하고, 이를 대상 위원회에 통보해야 한다.
기록물의 폐기 금지 해제 등
제42조의3(기록물의 폐기 금지 해제 등) ① 영구기록물관리기관의 장은 폐기 금지 기간이 종료된 경우에는 기록물의 폐기 금지를 해제해야 한다. 다만, 폐기 금지 기간을 연장할 필요가 있다고 인정되는 경우에는 그 기간을 연장할 수 있다. ② 제42조의2제1항제1호에 따라 기록물의 폐기 금지를 요청한 기관의 장은 폐기 금지 기간이 종료되기 전에 폐기 금지 요청 사유가 소멸한 경우에는 영구기록물관리기관의 장에게 폐기 금지 해제를 요청해야 한다. ③ 제2항에 따른 요청을 받은 영구기록물관리기관의 장은 폐기 금지 기간이 종료되기 전에 폐기 금지를 해제할 수 있다. ④ 제42조의2제1항제1호에 따라 기록물의 폐기 금지를 요청한 기관의 장은 폐기 금지 기간을 연장할 필요가 있는 경우에는 영구기록물관리기관의 장에게 폐기 금지 기간의 연장을 요청할 수 있다. ⑤ 제4항에 따른 요청을 받은 영구기록물관리기관의 장은 폐기 금지 기간을 연장할 필요가 있다고 인정되는 경우에는 그 기간을 연장할 수 있다. ⑥ 영구기록물관리기관의 장은 제1항, 제3항 또는 제5항에 따라 폐기 금지 해제를 결정하거나 폐기 금지 기간의 연장을 결정한 경우에는 해제 시기 및 사유 등 폐기 금지 해제에 관한 사항 또는 연장 기간 및 사유 등 폐기 금지 기간 연장에 관한 사항을 관보 및 영구기록물관리기관의 홈페이지 등 정보통신망에 고시하고, 이를 대상 위원회에 통보해야 한다.
폐기 금지 기록물의 관리
제42조의4(폐기 금지 기록물의 관리) ① 제42조의2제2항에 따라 기록물의 폐기 금지를 통보받은 기록관의 장은 제42조의3제6항에 따라 폐기 금지 해제를 통보받기 전까지 폐기 금지 대상 기록물을 법 제27조의2에 따른 기록물평가심의회의 심의 대상에서 제외해야 한다. ② 제42조의2제2항에 따라 기록물의 폐기 금지를 통보받은 기록관의 장은 폐기 금지 대상 기록물이 법 제27조의2에 따른 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기하기로 결정된 기록물이라 하더라도 폐기를 보류하고 제42조의3제6항에 따라 폐기 금지 해제를 통보받은 후에 다시 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물의 폐기 여부를 결정해야 한다. ③ 제42조의2제2항 및 제42조의3제6항에 따라 기록물의 폐기 금지ㆍ해제 및 연장에 관한 사항을 통보받은 기록관의 장은 폐기 금지 대상 기록물의 폐기 금지ㆍ해제 및 연장의 시기 및 사유 등의 정보를 유지ㆍ관리해야 한다.
기록물평가심의회
제43조(기록물평가심의회) ①영구기록물관리기관의 장은 기록물평가심의회를 구성ㆍ운영하여야 한다. ②기록물평가심의회는 기록물 평가에 적합한 민간 전문가, 소속 공무원 등 7인 이내의 위원으로 구성한다. 이 경우 민간 전문가의 수는 3인 이상으로 한다. ③그 밖에 기록물평가심의회의 구성 및 운영에 관한 구체적인 사항은 영구기록물관리기관의 장이 정한다.
간행물의 관리
제44조(간행물의 관리) ①다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 간행물에 대하여는 간행물의 발간등록을 생략할 수 있다. 1. 제12조에 따라 등록되는 기록물 2. 영구기록물관리기관의 장이 보존 및 활용가치가 낮다고 정한 간행물 ②간행물의 발간등록번호는 영구기록물관리기관기호, 발행기관의 기관코드(행정안전부장관이 정하는 행정기관코드를 포함한다), 등록일련번호 및 발간유형구분기호로 구성하며, 영구기록물관리기관기호 및 발간유형구분기호는 영구기록물관리기관의 장이 정한다. ③발간등록번호의 표기는 식별이 용이한 정도의 규격으로 간행물의 앞 표지 좌측 상단에 기재하는 것을 원칙으로 하며, "발간등록번호"라 쓰고 그 아랫줄에 발간등록번호를 표기하는 방법으로 한다. ④각급위원회 위원장은 발간 등록된 간행물을 발간 후 15일이 경과하기 전까지 해당 간행물을 각각 관할 기록관 및 영구기록물관리기관에 송부하여야 한다. 이 경우 전자적 형태로 생산되지 아니한 간행물에 대한 전자파일이 있는 경우에는 이를 함께 송부하여야 한다. ⑤ 기록물관리기관의 장은 제4항에 따라 송부받은 간행물의 활용가치가 없어진 경우에는 보존용 1부를 제외한 나머지 간행물은 파기할 수 있다.
시청각기록물의 이관시기
제45조(시청각기록물의 이관시기) 각급위원회는 보존기간이 30년 이상인 시청각기록물을 보존기간의 기산일부터 5년이 경과하기 전에 영구기록물관리기관으로 이관하여야 한다. 다만, 별표 6의 시청각기록물 보존시설 및 장비의 기준에 적합한 서고와 관리장비를 갖춘 위원회의 경우 또는 부득이한 사유로 이관시기의 연장이 필요하다고 인정되는 때에는 영구기록물기관의 장과 협의하여 이관시기를 연장할 수 있다.
행정박물의 관리
제46조(행정박물의 관리) ①법 제24조에 따라 처리과에서 관리해야 하는 행정박물의 범위는 별표 4와 같다. ②처리과가 제1항에 따른 행정박물을 생산, 접수 또는 취득하였을 경우에는 영구기록물관리기관의 장이 정하는 방식에 따라 관리번호 및 등록정보를 생산ㆍ관리하여야 하며, 제25조 및 제33조에 따른 생산현황 보고시 해당목록 및 등록정보를 제출하여야 한다. ③영구기록물관리기관의 장은 생산현황 보고된 행정박물 중 보존가치가 높은 경우에는 이관대상으로 지정ㆍ관리하여야 한다. ④처리과는 제3항에 따라 이관대상으로 지정된 행정박물의 이관사유 발생시 영구기록물관리기관으로 이관하여야 하며 행정박물 유형별 이관시기는 별표 5와 같다. ⑤ 각급위원회 위원장은 업무활용, 전시 등을 위하여 필요한 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관시기가 도래한 행정박물의 이관시기를 연장하거나 영구기록물관리기관에서 보관 중인 행정박물을 대여받아 사용할 수 있다. ⑥ 처리과는 제3항에 따라 이관대상으로 지정되지 않은 행정박물이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 제34조제1항에 따른 절차를 거쳐 행정박물을 폐기할 수 있다. 1. 행정적ㆍ역사적ㆍ문화적ㆍ예술적 가치의 변동으로 인하여 영구보존의 필요성이 상실된 것으로 인정되는 경우 2. 심각한 물리적 훼손으로 복원이 불가능한 경우
폐지기관의 기록물관리
제47조(폐지기관의 기록물관리) ①각급위원회 내에서 운영된 부서가 폐지되고 그 업무를 승계하는 부서가 없는 경우에는 모든 기록물을 지체 없이 그 관할 기록관으로 이관하여야 한다. ② 각급위원회는 그 기관 또는 그 기관 내에서 운영된 부서(이하 이 항에서 "기관 등"이라 한다)가 폐지되고 그 업무를 승계하는 기관 등이 있을 때에는 폐지되는 기관 등의 장은 인계절차의 착수 전까지 인계계획을, 승계하는 기관 등의 장은 기록물 인수절차 종료 시 처리결과를 기록관 또는 영구기록물관리기관에 통보하여야 한다.
회수기록물의 보상기준
제48조(회수기록물의 보상기준) 법 제26조제1항 후단에 따라 기록물을 회수한 경우 선의로 취득한 제3자에게 지급하는 보상액은 전문감정평가기관이 평가한 금액으로 하되, 전문감정평가기관이 없는 경우에는 영구기록물관리기관의 장이 정한다.
기록물관리기관의 보존시설ㆍ장비 및 환경기준
제49조(기록물관리기관의 보존시설ㆍ장비 및 환경기준) ①기록물관리기관이 갖추어야 하는 보존시설ㆍ장비 및 환경기준은 별표 6과 같다. ②기록물관리기관의 장은 매년 시설ㆍ장비 및 환경 구축 현황을 영구기록물관리기관에 통보하여야 하며, 영구기록물관리기관의 장은 기록물관리기관의 시설ㆍ장비 및 환경기준 준수 여부를 지속적으로 관리하여야 한다.
기록물의 재난ㆍ보안대책
제50조(기록물의 재난ㆍ보안대책) 기록물관리기관의 장은 소관 기록물의 안전한 관리를 위하여 출입 인원, 보존시설, 전산장비 및 기록물 등으로 구분하여 보안대책을 수립ㆍ시행하여야 하며, 기록물의 대피 우선순위, 근무자 안전규칙 등을 포함하는 기록물 재난대비책을 수립ㆍ시행하여야 한다.
기록관리 평가
제51조(기록관리 평가) ① 영구기록물관리기관의 장은 매년 기록관리에 관한 평가계획을 수립ㆍ시행하여야 하며, 각급위원회에 평가항목 및 평가지표 등을 사전에 통보하여야 한다. ②처리과는 해당 부서의 전년도의 기록관리현황을 매년 관할 기록관에 제출하여야 한다. ③기록관의 장은 제2항에 따라 제출받은 기록관리현황을 포함한 그 위원회의 전년도의 기록관리현황을 매년 영구기록물관리기관의 장에게 제출하여야 한다.
기록관리실태 확인ㆍ점검의 조치
제52조(기록관리실태 확인ㆍ점검의 조치) 영구기록물관리기관의 장은 매년 각급위원회의 기록관리 실태를 점검하고, 그 결과 시정이 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 위원회에 필요한 조치를 취하여야 한다.
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출처: 국가법령정보센터(법제처) — Korea Ministry of Government Legislation, KOGL Type 1.