要旨
關於人事派免令或獎懲令明列當事人個人之資料，係依電腦處理個人資料保護法第 3 條等規定之，應屬個人資料之利用，而機關依公務人員任用法，辦理人員任免、遷調，就擬任職務核發人事派免令；及依公務人員考績法及公務人員考績法施行細則所定標準，辦理公務人員平時考核之獎懲或專案考績所核發之獎懲令，則符合法定「人事行政管理」之特定目的
主旨
有關 貴局函詢「人事派免令或獎懲令上明列當事人完整身分證統一編號是否有違電腦處理個人資料保護法」乙案，本部意見如說明二、三，請 查照參考。
說明
一、復 貴局 97 年 1 月 14 日局資字第 0970060317 號函辦理。 二、有關人事派免令或獎懲令明列當事人個人資料乙節，依電腦處理個人資料保護法（簡稱個資法）第 3 條第 1 款、第 3 款及第 5 款之規定，應屬個人資料之利用；依同法第 7 條：「公務機關對個人資料之蒐集或電腦處理，非有特定目的，並符合左列情形之一者，不得為之：一、於法令規定職掌必要範圍內者。二、有正當理由而僅供內部使用者。三、為維護國家安全者。」及第 8 條：「公務機關對個人資料之利用，應於法令職掌必要範圍內為之，並與蒐集之特定目的相符。」之規定以觀，機關依公務人員任用法，辦理人員任免、遷調，就擬任職務核發人事派免令；及依公務人員考績法及公務人員考績法施行細則所定標準，辦理公務人員平時考核之獎懲或專案考績所核發之獎懲令，符合法定「人事行政管理」之特定目的。又依個資法第 6 條「個人資料之蒐集及利用，應尊重當事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍。」規定，有關人事派令或獎懲令是否明列當事人完整身份證統一編號，請依上開規定，本於職權審酌之。 三、次依銓敘部 94 年 10 月 26 日部銓二字第 0942554245 號函頒各機關辦理任用俸給考績案件送審、更正或變更作業手冊，所附「公務人員任用或俸給案審查須檢附相關證件一覽表」中列明，銓敘部辦理公務人員任用案審查作業，須檢附權責機關派令。另依銓敘部 93 年 9月 29 日部法二字第 0932417613 號函以，有關公務人員考績法施行細則第 13 條第 4 項規定記一大功、一大過者，應送銓敘部備查，並檢附獎懲令辦理，是以，人事派免令或獎懲令是否須明列當事人身分證統一編號，事涉配合銓敘部辦理送審及備查之作業，建請函詢銓敘部表示意見。
正本
行政院人事行政局
副本
本部法律事務司（3 份）
