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資料來源：司法院法令判解系統
法律字第 10303510740 號
要旨
個人資料保護法第 11、15 條、個人資料保護法施行細則第 21 條規定參照，所謂「因執行職務或業務所必須」係指「有法令規定或契約約定之保存期限」、「有理由足認刪除將侵害當事人值得保護之利益」、「其他不能刪除之正當事由」等情形，公務機關基於特定目的，於執行法定職務必要範圍內蒐集個人資料時，倘符合上述規定例外情形，縱原蒐集特定目的消失，尚無須刪除或退還該資料予申請人
主旨
有關貴部就○○環境保護聯盟致行政院請中央選舉委員會將公投提案提案人名冊及影本退還該聯盟，請本部研提意見乙案，謹就涉及個人資料保護法部分，復如說明二。請查照參考。
說明
一、復貴部 103 年 9 月 4 日台內民字第 1030602236 號函。
二、按個人資料保護法（以下簡稱本法）第 11 條第 3 項規定：「個人資料蒐集之特定目的消失或期限屆滿時，應主動或依當事人之請求，刪除、停止處理或利用該個人資料。但因執行職務或業務所必須或經當事人書面同意者，不在此限。」其所謂「因執行職務或業務所必須」，依本法施行細則第 21 條規定，係指「一、有法令規定或契約約定之保存期限。二、有理由足認刪除將侵害當事人值得保護之利益。三、其他不能刪除之正當事由。」等情形。故公務機關基於特定目的，於執行法定職務之必要範圍內蒐集個人資料時（本法第 15 條第 1款規定參照），倘符合上開規定之例外情形，縱原蒐集之特定目的消失，尚無須刪除或退還該資料予申請人。又公民投票案提出後，有關之提案及其提案人名冊均為公文書之一部分，依檔案法及文書處理手冊歸檔保管，於保存期限屆滿前屬依法令規定應予保存，自屬執行職務所必須，自無從退還申請人。
正本
內政部
副本
行政院、本部資訊處（第 1 類）、本部法律事務司（4 份）