特定登記原因登記案件應延長保存年限或列為永久保存之審核原則

要旨

要旨

特定登記原因登記案件應延長保存年限或列為永久保存之審核原則

內容

一、按「已屆保存年限之檔案，各機關檔案管理單位或人員應依檔案中央主管機關規定之格式製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單位表示意見，各單位認有延長保存年限之必要者，應簽註延長年限及理由。」為機關檔案保存年限及銷毀辦法第8條第2項所明定，是已屆保存年限之檔案經機關認有必要時，得延長保存年限。次按「檔案對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響者應列為永久保存，例舉如下：（一）發生損害賠償之測量及登記相關案件。（二）偽造案件涉及民、刑事者。（三）古蹟或重要歷史文物之測量及登記相關案件。（四）其他對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具重大影響者。」亦為國家發展委員會檔案管理局修訂之「地政類檔案保存年限基準表」所明定，登記案件經發現有上開情事時，應改列為永久保存，合先敘明。

二、考量「建物所有權第一次登記」、「時效取得」、「非屬土地法第69條後段規定由登記機關逕行辦理之更正登記」、「法人、寺廟或宗教團體因與登記名義人為同一主體而辦理之更名相關登記」等4類登記案件，因易引發權利爭執，於辦理檔案保存／銷毀相關作業時，應依下列原則，檢視個案是否有應延長保存年限或改列永久保存之情形：

(一)銷毀後是否造成後續相關案件援引查證困難，如法人或寺廟籌備處之登記，於辦理銷毀作業前發現其尚未完成設立。

(二)案情複雜且涉及權利得喪變更之爭執，如已知有相關訴訟尚未終結之情形。

(三)案附文件為釐清爭議之原始重要證據，且涉及權利建立之最初憑證，如協議書、分配書、保證書、切結書等。