機關檔案保存年限及銷毀辦法 第 2 條

白話解讀

根據機關檔案保存年限及銷毀辦法第2條的規定，各機關在區分檔案保存年限時，應考慮到以下各項事項： 一、影響國家安全、社會發展及公益之程度：即考慮檔案內容對於國家安全、社會發展和公益事業的影響程度。例如，涉及重要國安案件的檔案可能需要長期保存，以確保安全和社會穩定。 二、典章或史料文物之價值：考慮檔案的價值是否涉及典章、史料、文物等方面。例如，具有歷史價值的檔案可能需要保存以便研究和文物保護。 三、法律信證之維護：確保檔案能作為法律信證的保存。例如，在法律訴訟中需要使用的檔案可能需要保存，以證明事實真相。 四、行政程序之稽憑：保留檔案作為行政程序的稽憑。例如，涉及行政許可、合約、招標等程序的檔案可能需要保存，以證明行政程序的合法性和合規性。 五、學術研究之參考：檔案是否具有學術研究價值。例如，對於歷史研究或社會科學研究有價值的檔案可能需要保存，供學者參考和研究使用。 六、機關組織沿革及業務職能之特性：考慮檔案與機關組織沿革和業務職能的關聯性。例如，涉及機關重要決策或業務發展的檔案可能需要保存以保留機構發展的脈絡。 七、個人權益之保護：保護個人的權益，例如個人隱私和機密信息的保護。例如，應該對於包含個人隱私和敏感信息的檔案進行限制和保護。 八、其他應審酌之重要事項：根據具體情況考慮其他重要因素。例如，涉及專利、商業秘密或國家機密的檔案可能需要另有規定和保護。 這些事項的考量將幫助機關適當地區分檔案保存年限，以確保檔案的保存和銷毀符合法律和相關規定。