機關檔案保存年限及銷毀辦法 第 7 條

白話解讀

根據機關檔案保存年限及銷毀辦法第7條，檔案可以進行定期保存，保存方式可以是微縮、電子或其他方式儲存。在這種情況下，保存措施應確保複製儲存紀錄具存取有效性。符合以下情形的檔案可以調整其檔案原件之保存年限：一是保存年限為二十年以下，二是清理處置列屬依規定程序銷毀。調整後的保存年限不得低於原定保存年限的二分之一，並要進行整數進位。根據第一項的規定進行調整後的保存年限的檔案，在原定保存年限之後，經檔案中央主管機關核准銷毀其原件後，複製儲存的紀錄應提供應用，至少保存到該檔案的原定保存年限。在原定保存年限屆滿後，可以經檔案中央主管機關備查後銷毀該複製儲存的紀錄。根據最新的機關檔案保存年限及銷毀辦法資料，根據該條文的規定，可以提供以下範例：如果一個機關的檔案保存年限為十年，且檔案已通過電子方式保存。在保存十年之後，原件可以經檔案中央主管機關核准銷毀，而電子複製儲存的紀錄應保存至原定保存年限結束後。然後，可以經檔案中央主管機關備查後銷毀該電子複製儲存的紀錄。