根據上述法規，機關應按每年一次的原則進行檔案銷毀。已屆保存年限的檔案，應由機關的檔案管理單位或人員依照檔案中央主管機關的規定，製作檔案銷毀目錄，並送交相關業務單位表示意見。如果某個單位認為有必要延長保存年限，則應在目錄上簽註延長年限及理由。檔案銷毀目錄應詳細記載年度號、分類號及案次號、卷數、案名、檔案產生者、案卷內文件起迄日期、保存年限（包括原定保存年限及調整原因）、案情摘要以及其他相關指定事項。對於非以案卷層級著錄的機關檔案，目錄則應記載檔號、案名、案由、來（受）文者、收文字號、發（來）文字號、文件產生日期、保存年限（包括原定保存年限及調整原因）以及其他相關指定事項。 參考資料： 《檔案保存年限及銷毀辦法》, https://law.moj.gov.tw/LawClass/LawAll.aspx?PCode=H0030147 (最新修正日期：2021/07/29)
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