機密檔案管理辦法 第 4 條

白話解讀

根據機密檔案管理辦法第4條，承辦人在機密文書歸檔時應使用機密檔案專用封套裝封。封套的封面上應詳細註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件。封套封口後應簽章，然後送交檔案管理單位進行歸檔。如果案由或案名太長，也可以使用代碼或代名表示。各機關可以根據業務需要參考檔案中央主管機關設計的範例，自行統一規格訂製專用封套。檔案管理人員點收機密文書時，只能依據封套上的記載內容檢視，不得拆開封套。如果封套上的記載不完整，應退回補正。 根據上述的條文內容，機密檔案的管理需要使用特定的封套進行裝封，並且需要在封套上詳細註明相關資訊。這些資訊包括單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件。封套封口後需簽章，然後送交檔案管理單位進行歸檔。在製作封套時，各機關可以根據業務需要參考檔案中央主管機關所提供的範例，自行統一規格訂製使用。此外，檢視機密文書時，檔案管理人員只能依照封套上的記載內容進行檢視，不得拆開封套。如果封套上的記載不完整，則應退回補正。