各種帳簿除業已用完者外，不得於年度終了前更換新帳簿，使用完畢之簿籍及裝訂成冊之會計憑證與報表，均應分年編號收藏，並編製目錄備查。
根據外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法第10條的規定，除非帳簿已經用完，否則在年度結束之前不得更換帳簿。使用完畢的帳簿和裝訂成冊的會計憑證和報表應該按年度進行編號和保存，同時要製作目錄以供查閱。 這項規定旨在確保外交部及其駐外各機構的會計事務處理有序和準確。有些帳簿可能包含重要的財務資訊，使用完畢後應當保存以作為記錄和參考。同時，編製目錄可提供方便的方式來查找和檢閱保存的會計憑證和報表。
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