外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法 第 17 條

帳務之處理如左： 一、為期表達經費收支狀況，駐外各機構得視其會計事務之繁簡，依需要自行增設必要之補助帳，但必須以能產生本部所需之會計報告為原則。 二、駐外各機構對於歲入與經費收支事項合併設置一套帳簿記載，分設現金出納登記簿及各種細帳。現金出納登記簿應按收支先後順序記載。明細帳應按各收支事項性質所應歸屬之科目分類記載。 三、駐外各機構設置左列各會計科目，應根據實際發生之收支事項分類登記。 (一) 資產科目： 1 現金及銀行結存：凡本部駐外各機構庫存現金與銀行存款之收入與付出均屬之。 2 行政規費收入繳部：凡各種護照及貨單簽證費各項證明書費等收入款項按月繳部時應以本科目列計。 3 簽證電報費收入繳部：凡華僑回國簽證電報費收支款項按月繳部時應以本科目列計。 4 其他收入繳部：除上述各種收入款項以外之其他收入款項如財產售價財產孳息等收入繳部時應以本科目列計。 5 經費支出：凡部撥經常費與臨時費於實際支用時計列本科目，收回時以紅字記載。 6 暫付款：凡未確定用途之經費支出或其他暫付墊付款項均以本科目列計。 7 押金：凡存出之保證金如房屋押租等之付出與收回均屬之。 (二) 負債科目： 1 部撥經費：凡由本部核撥之各種經費款項均屬之。 2 行政規費收入：凡各種護照及貨單簽證費各項證明書費等之收入款應以本科目列計。 3 簽證電報費收入：凡華僑回國簽證電報費之收入款應以本科目列計。 4 其他收入：除上述各種收入款項以外之其他收入款如財產售價，財產孳息等收入時以本科目列計。 5 代收款 凡代收所得稅捐款、或其他款項等，其收付時均以本科目列計。 四、駐外各機構業務簡單者，得不設置記帳憑證，直接根據原始憑證編號入帳，但須在原始憑證上加蓋左式戳記。 五、簿籍組織系統如左： 六、會計簿籍之種類如左： (一) 現金出納登記簿 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本登記簿為序時簿之一種，全部收支事項，均須依發生順序登記之。 (2) 收支事實發生後，依其幣別記入「收入」或「支出」之相當欄內，及過入明細分類帳，並於每日最後一筆帳登記完了時，應按幣別分別結算其餘額記入「結存」欄，每月終了時，在緊接最後一筆帳之次一行內，記入當月份收支總額，並在摘要欄填明「本月合計」字樣，餘詳見實例。 (3) 本登記簿之結存數，應與同一期間內，各月份經費分類明細帳內之餘額，及各項收入款明細帳內之收入累計數之總和再減去暫付款明細帳內餘額後之差額相等。 (4) 以美金兌換當地幣時，其折合率應按當時實際兌換之折合率填入「美金與當地幣之折合率」欄，在銀行兌換者並應保留承兌銀行所發給之兌換證件，如係在自由市場兌換者應備該館經手兌換人出具之兌換證明單 (兌換證明單應包括：一、兌出美金數額。二、兌入當地幣數額。三、折合率。) (5) 本登記簿每頁複寫兩張，月終將上頁撕下連同銀行存款結帳單影印本乙份一併報部。 (二) 行政規費收入明細帳 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 凡收入護照簽證費、貨單簽證費、及各項證明書費，除登入現金出納登記簿外，應即記入本明細帳各專欄內。 (2) 本分類登記簿應分月設置，每月終了時，逐項結算其收入總額，該項收入款匯繳或由本部於經費內坐扣後，應在原屬月份帳內用紅色墨水登記，以利沖減其收入累計數 (詳見附發實例內五十九年十二月份行政規費收入明細帳) 。 (3) 本登記簿與行政規費收入明細報告表採用同樣格式並合訂成冊，記載時應使用複寫紙。 (三) 其他收入款明細帳： 1 格式：與行政規費收入明細帳同。 2 說明： (1) 凡收入「財物變價」「房租收入」「僑胞捐款」及其他非本部撥發之經費，得依發生之事實分別設立專欄設載之。 (2) 本明細帳如收支事實簡單時，可連續使用，不必分月設置，但於每屆月終時，應加以結算。 (3) 本明細帳內收入之款，如有解繳或支出時，用紅字在相當欄內沖銷之。 (四) 簽證電報收入明細帳： 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本明細帳專為記載收入之簽證電報費使用，但經收之「華僑回國簽證電報費」應與「護照簽證電報費」分頁登記，並在其右上角上之費別欄填明，以資識別。 (2) 本明細帳應分月設置，依事實發生之順序依次記載之，並逐筆計算其收入合計數記入「收入累計數」欄，該項收入款匯繳或由部於經費內坐扣後，應在原屬月份帳內用紅字予以沖銷。 (3) 本明細帳與簽證電報費收入報告表採用同樣格式，並合訂成冊，記載時應使用複寫紙。當月份如無此項收入時，除將年度月份加以填註外，應在「備考」欄，註明「本月份無收入」字樣。 (五) 經費分類明細帳： 1 格式： 210×250 ㎜ 2 說明： (1) 凡由外交部匯撥之經費，除應記入現金出納登記簿外，均須在本明細帳內設立專欄登記之。 (2) 凡屬經常性之經費，如人事費、館舍租金、官舍租金辦公費、館長交際應酬費、館員交際應酬費、電報費等應在本明細帳內設立專欄登記外，並須設立「其他一欄以備登記臨時性之經費。 (3) 本明細帳依收支事實所屬之月份，分月設帳登記之，例如凡收入九月份之經費，其收支事實發生之時間，雖在八月或十月，仍應登記九月份帳內。 (4) 本明細帳每屆月終，當月份收支事實全部完了時，應逐項加以核結，以利編製經費收支計算書。 (5) 本部專案撥發之經費，應依據部令指示之「專案報銷」或「併某月份經費報銷」等字樣，於收帳時，分別在備註欄詳細註明。 (6) 凡以駐在國以外各國之錢幣購置物品，或支付有關費用時，一律折合美金記帳並將其折合率記入備註欄，報銷時，應附送兌換水單。 (7) 本明細帳除將部撥經費按其性質分別設立專欄外，並按經費支出性質分類記列於專欄內，經管人員並應隨時加以檢查核對。(8) 本部按月匯發之定額經費如辦公費等，如有剩餘時可轉入次月份繼續支用，轉出之月份帳內用紅字沖銷，轉入之月份內用藍字登記，並在摘要註明「×月份轉入」字樣。 (六) 暫付款明細帳： 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 凡經費來源尚未確定而須先行墊支之款項，及代外交部或其他單位暫時墊付之款項，其他臨時墊付之款項，均須登入本明細帳。 (2) 墊付款項，如已奉外交部核准專案撥發歸墊時，並規定應辦理報銷者，不論其為「專案檢據報銷」或「併某月份經費報銷」除在本登記簿內收回欄登記外，均須將收支數額，轉登記於「經費分類明細帳」內。 (3) 墊付款項於收回時，應在原支出數同一行內之「整理標註」欄，劃一「ˇ」符號，以示結清。 (4) 凡外交部已撥發之經費 (如電報費等) ，其支出超過原發數額時所墊付之款項，仍應就經費分類明細帳繼續記載，不得登入本明細帳。 (七) 財產分類明細帳： 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本財產帳為登記本單位內全部財產之用。其單價及金額欄一律折合美金記帳。 (2) 財產類別分為左列各類：土地、房屋建築及設備、機械及設備、交通運輸及設備、雜項設備、其他。 (3) 前列各類財產，其名稱單位不相同者，應分設帳簿登記。 七、會計報告之種類如左： (一) 現金出納登記簿抄頁 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 現金出納登記簿抄頁為各館財務狀況之主要報告，每月終了後十五日內，將現金出納登記簿上頁撕下呈部。 (2) 呈送本表時，須附呈行政規費收入明細報告表，簽證電報費收入報告表，其他收入報告表，財產增減表。 (二) 經費收支計算書 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 本表依據經費分類登記簿編製之。 (2) 本部每月撥發之定額經費，如人事費、館舍租金、官舍租金、辦公費、館長交際應酬費、館員交際應酬費，以及專案撥發之經費，而經部令指定併某月份經費報銷者，應於各該月份經費支用完畢時，編製本表三份，一份存查，二份連同支出單據粘存簿一併呈部核轉審計部。 (3) 本月份內如有第七條之 (五) 經費分類登記簿說明第 (十) 項之事實發生時，除將轉入數併列收入數欄外，並須在備考欄內註明上月轉入數額。 (4) 凡部撥經費指定專案報銷者，毋須編製本表，僅將支出單據備文或以會計報告及憑證遞送單呈部核辦。 (三) 行政規費收入明細報告表 1 格式：與行政規費收入明細帳同。 2 說明： (1) 本表係與行政規費收入明細帳合冊裝訂，記帳時採用複寫方法，故於月終結帳後，即可撕下隨同其他各表一併呈送。 (2) 本月份無收入時，仍應在備考欄註明「本月份無收入」字樣，隨同其他各表一併呈送。 (四) 簽證電報費收入報告表 1 格式：與簽證電報費收入登記簿同。 2 說明： (1) 本表係與簽證電報費收入明細帳合冊裝訂，記帳時採用複寫方法，故於月終結帳後，即可撕下隨同其他各表一併呈送。 (2) 本月份無收入時，仍應在備考欄註明「本月份無收入」字樣，隨同其他各表呈部。 (3) 表內收入數如擬在經費內坐扣時，應將「由本館匯繳」字樣劃去，餘類推。 (五) 電務工作月報表 1 格式： 210×297 ㎜ 注 意 (1) 本表請按月填報一式四份以便核發電費。 (2) 橫的專費電 (包括轉電) 之原密碼電底請連同月報表送部審查。 (3) 每月所收部電請勿填報。 (4) 請勿在月報表及電費單據上摘錄電由以免洩密。 (5) 請於備註欄內註明譯電人員姓名級職。 (6) 本表各欄如不敷用可用第二頁。 2 說明： (1) 本表專為列報專費電之電報費而使用，並按月填報一式四份，一份存查，三份連同單據粘存簿呈部。 (2) 譯電人員姓名應填註於備註欄內。 (3) 每月所收部電及華僑回國簽證電，均不得併入本表填報。 (4) 如當月份未拍發專費電時，除將「本月收入數」及「本月結存」各欄詳實填列外，並在本表備註欄內填一「無」字後呈報。(5) 電報費報銷因採行月清月結方式，該表「上月結存」可不必填註。 (六) 財產增減表 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 凡財產之增加或減少，應於每月底依據財產明細分類帳編製之，如當月份無增減時，可免送。 (2) 此表分為增加及減少兩部份，增加者列前，減少者列後，凡一種財產其單價不同者，須分列表內，並於最末一行，填明增減後合計總數。 (3) 此表應編製三份，一份存查，二份隨現金出納登記簿抄頁一併呈部。 (七) 財產目錄 1 格式： 210×297 ㎜ 2 說明： (1) 此表為表示各館在一定日期內現存財產數量與價值之靜態報告，於每年六月底根據財產明細分類帳編製之。 (2) 凡同一種財產而單價不同者，須分列於表內，全部財產之總金額，應結一總數填入金額欄之最末一行內。 (3) 此表編製三份，一份存查，二份隨每年六月份報表一併呈報。 (編 註：附表請參閱中華民國現行法規彙編 83 年 5 月版 (七) 第 4263～4280 頁)