經費之列報，暫分為經常費與臨時費兩種，茲分別規定如左： 一、經常費：凡係本部按月匯撥之人事費 (包括職員雇員薪俸房租津貼加給等) 、辦公費、館舍租金、官舍租金、交際費、特別費及專案核准撥發之經費 (如購置費、調任人員川什費、酒會補助等) 而經部令規定併某某月份經費報銷者均屬之。 二、臨時費：凡本部按月匯撥之電報費、宣傳情報費、及專案核准撥發之經費，而經部令規定專案報銷者均屬之。 三、經常費，應每月辦理報銷一次，不得積壓。 四、辦理經常費報銷，應按規定填製經費收支計算書，並將支出單據整理編號粘貼單據粘存簿一併呈部。 五、凡屬臨時費應於每一案款支用完畢時，應專案檢齊單據呈部，不得積壓。 六、辦理臨時費報銷，毋須填製經費收支計算書，僅將支出單據整理編號粘貼單據粘存簿，並在單據粘存簿第一頁內註明本部核准撥款文字號，撥款數額，實支總數以利核結。 七、電報費之報銷應按左列規定辦理： (一) 每月一日至該月月底所拍發之電報，除公費電應列入辦公費內列報，及華僑回國簽證電應列入代收華僑回國簽證電報費內核算外，其餘凡屬專電電報費及一般護照簽證電報費之支出， (該項支出數應登記於經費分類登記簿電報費專欄內) 應編製電務工作月報表一式四份，一份存館備查，三份呈部。 (二) 橫的專費電 (包括轉電) 之原密碼電稿，應連同月報表呈部審查。(三) 電報費單據應粘貼於單據粘存簿內，並予以編號，但不得在單據內，摘錄電由，以免洩密。 (四) 各月份電報費報銷，應於次月十五日以前呈報，不得拖延。 八、各項經費報銷凡以當地幣折合美金計算者，應檢附原以美金兌換當地幣時所取得之銀行兌換證件，如原兌換時係在自由市場兌換者，應檢附該館經手兌換人所具之兌換證明單，上項證件或證明單應經館長及會計簽章。 九、各項經費報銷之呈送，除有特殊事項必須備文呈報者外，可不須備文，一律使用會計報告及憑證遞送單。 十、凡某項經費支出須分由兩個月份以上列報者，而支出憑證無法分割時(如預付房租等) 得將原始單據粘存第一個月份報銷內，並在單據粘存簿內註明本月份列報金額及待報金額，至以後月份內再列報該項支出中之未報數時，應填製經費支出單據分割單一份，粘貼於單據粘存簿內。 十一、單據粘存簿、會計報告及憑證遞送單、及經費支出單分割單據之格式如左： (一) 單據粘存簿格式： (二) 會計報告及憑證遞送單格式： (三) 經費支出單據分割單格式： (備 註：附表請參閱中華民國現行法規彙編 83 年 5 月版 (七) 第 4282～4286 頁)
外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法第 18 條規定了有關經費的列報和處理方式，以下逐項進行釋義： 一、經常費：指根據本部的規定，每月按時匯撥的人事費、辦公費、館舍租金、官舍租金、交際費、特別費以及依特定專案核准撥發的經費。這些費用必須按照某個月份報銷。 二、臨時費：指根據本部的規定，每月按時匯撥且屬於臨時性質的電報費、宣傳情報費以及依特定專案核准撥發的經費。這些費用必須在每一個案款支用完畢時報銷。 三、經常費報銷：應每月辦理一次報銷，不得積壓。 四、辦理經常費報銷：應按規定填製經費收支計算書，並將支出單據整理編號後粘貼在單據粘存簿上呈送給部門。 五、凡屬臨時費報銷：應在每一案款支用完畢時，整理好支出單據並呈送給部門，不得積壓。 六、辦理臨時費報銷：無需填製經費收支計算書，僅將支出單據整理編號後粘貼在單據粘存簿上，並在單據粘存簿第一頁內註明本部核准撥款的文字號、撥款數額和實際支出總數。 七、電報費之報銷：(一)每月拍發的電報，除了公費電和華僑回國簽證電報費之外的其它支出，應編製電務工作月報表，其中包括專線電報費和一般護照簽證電報費。 (二)橫的專費電報之原密碼電稿，應連同月報表呈部審查。 (三)電報費單據應粘貼在單據粘存簿內並編號，但不得在單據內摘錄電由，以免洩密。 (四)每月的電報費報銷應在次月十五日之前呈報，不得拖延。 八、經費以當地幣折合美金計算者，應附上當時銀行兌換證件或兌換證明單，並經館長和會計簽章。 九、除了特殊情況需要備文呈報外，經費的報銷不須備文，一律使用會計報告、憑證遞送單和經費支出單進行遞送。 十、某些需要分割兩個月以上列報的支出，如果支出憑證無法分割時 (例如預付房租等)，可以將原始單據粘貼在第一個月份的報銷內，並在單據粘存簿內註明本月份的列報金額和待報金額；然後在以後的月份內再列報該項支出中未報數的金額，應填製經費支出單據分割單後粘貼在單據粘存簿上。 根據資料中提供的相關法規資料，外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法第 18 條中的各項規定都是依據該法規來進行的處理，並按照具體的要求填製相應的表格和存儲單據。這些規定旨在保證經費的正確使用和報銷。
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