各種會計憑證，應自總決算公布日起，至少保存二年，各種會計報告帳簿及重要備查簿，自總決算公布日起，至少保存五年，但日報月報之保存期限，得縮短為三年，期限屆滿後報經外交部及審計機關之同意，始得銷毀之。奉准銷毀文件，仍應抄存目錄備查。
根據外交部暨駐外各機構歲計會計事務處理辦法第8條，各種會計憑證應保存至少二年，而各種會計報告帳簿及重要備查簿則應保存至少五年。其中，日報及月報的保存期限可縮短至三年。期限屆滿後，若要將文件銷毀，需事先經外交部及審計機關同意，並且仍須保留副本目錄供查閱。 舉例來說，如果某個外交機構在2021年進行了會計總決算公布，那麼相關的會計憑證應該至少保存到2023年，而會計報告帳簿及重要備查簿則應該保存至少到2026年。如果這個機構還有日報和月報，那麼這些報告的保存期限可以在2025年屆滿後銷毀，但需要先取得外交部和審計機關的同意，同時仍需保留副本目錄來供查閱。
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