領務承辦人員依本辦法作成文書，應使用外交部所核定之對外名稱及職稱。簽名時，亦同。 外交部應將駐外館處之對外名稱、館章拓模及領務承辦人員之簽字樣本，通知國內有關機關。 國內機關對經駐外館處驗證或作成之文書仍有疑問時，得請外交部覆驗之。
根據第9條的規定，駐外館處的領務承辦人員在辦理文件證明時，應使用外交部核定的對外名稱及職稱，並且在簽名時也要遵守相同原則。外交部應將駐外館處的對外名稱、館章拓模以及領務承辦人員的簽字樣本通知國內相關機構。如果國內機構對駐外館處驗證或作成的文書仍有疑問，則可以請外交部進行覆驗。 根據外交部駐外機構文件證明實施辦法，外交部將向國內相關機構通知具體的駐外館處的對外名稱、館章拓模和領務承辦人員的簽字樣本，這些資訊可以被國內機構用來驗證或評估駐外館處所提供的文件的真實性和有效性。此外，如果國內機構對駐外館處提供的文件仍有疑問，他們可以請外交部進行覆驗，確保文件的正確性和可靠性。這樣的規定有助於維護文件證明的公信力，保障國家利益和防止對他人或公眾利益的損害。具體來說，這是通過確保駐外機構使用正確的對外名稱和簽字樣本以及國內機構可以尋求外交部的幫助，作為確認和驗證文件真實性的一個重要措施。
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