要保學校應於新進人員到職之日，依照要保手續為其辦理加保，告知保險權利義務相關事項；並於到職十五日內，填具保險卡一、二聯，除二聯卡留存要保學校外，應將一聯卡連同其應繳之保險費及要保名冊送承保機關，自到職之日起承保生效。
根據私立學校教職員保險條例施行細則第12條的規定，要保學校應在新進人員到職之日，按照要保手續為其辦理加保，並告知保險權利和義務相關事項。此外，學校應在到職後15日內填寫保險卡的一、二聯，其中一聯連同該人員應繳的保險費和要保名冊，送交承保機關，自到職之日起承保生效。 例如，一名新進的教職員到職後，學校應在他到職當天為他辦理加保手續，並告知他有關保險的權益和義務。然後，在他到職後的15天內，學校應填寫保險卡的一、二聯。學校需要保留二聯卡，而將一聯卡連同該教職員應繳的保險費和要保名冊一起送交承保機關，這樣該教職員的保險就從他到職之日起生效。
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