私立學校參加本保險，應檢附左列表件，報經主管教育行政機關核准： 一、法院發給之財團法人登記證書繕本暨刊登法院公告之新聞紙。 二、主管教育行政機關核准備查之編制員額表。 三、全部教職員名冊、履歷表及學經歷證件。 四、學校董事會議決通過，並經主管教育行政機關核准備查之退休辦法。主管教育行政機關於核准後，檢附學校編制員額表、教職員名冊及退休辦法等表件，函本保險主管機關認定為要保學校，再由要保學校向承保機關辦理要保手續。
根據私立學校教職員保險條例施行細則第5條的規定，私立學校欲參加本保險，需要提供以下文件並報經主管教育行政機關核准： 1. 法院發給的財團法人登記證書繕本暨刊登法院公告之新聞紙。 2. 主管教育行政機關核准備查的編制員額表。 3. 全部教職員名冊、履歷表及學經歷證件。 4. 學校董事會議決通過，並經主管教育行政機關核准備查的退休辦法。主管教育行政機關核准後，需要檢附學校編制員額表、教職員名冊及退休辦法等文件，函報本保險主管機關認定為要保學校，然後由要保學校向承保機關辦理要保手續。 範例：舉例來說，如果一所私立學校希望參加私立學校教職員保險，該學校需要向主管教育行政機關申請並提供上述所列文件。主管教育行政機關核准後，學校需要提交編制員額表、教職員名冊和退休辦法等文件，以便向保險公司申請保險。最終，該學校成為要保學校並向承保機關辦理要保手續。
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