執行小組會議之召開及決議，應有小組成員總額二分之一以上出席，出席成員過半數之同意行之。出席成員中之外聘專家、學者人數，不得少於出席成員人數二分之一。
根據公共藝術設置辦法第18條，公共藝術設置計畫書應送審議會審議，並應包括以下事項： 1. 計畫沿革及範圍：說明計畫的起源和規模。 2. 自然與人文環境說明：分析計畫所在地的自然和人文環境。 3. 基地現況分析及圖說：詳細描述計畫所涉及的場地現狀，並附上相應的圖說資料。 4. 公共藝術設置計畫理念：說明計畫的設計理念和目標。 5. 徵選方式及基準：說明選拔藝術家或設計方案的方式和準則。 6. 民眾參與計畫：說明如何讓民眾參與該計畫。 7. 執行小組名單及簡歷：列出執行小組成員的名單和簡歷。 8. 徵選小組名單及簡歷：列出徵選小組成員的名單和簡歷。 9. 經費預算：列出計畫所需的預算。 10. 預定進度：設定計畫的進度安排。 11. 歷次執行小組會議紀錄：附上執行小組會議的紀錄。 12. 公開徵選或邀請比件簡章草案及其他相關資料：提供公開徵選或邀請比件的相關資料和草案文件。 13. 契約草案：提供契約草案文件。 14. 其他相關資料：提供其他相關的資料。 此外，根據第2條，審議通過後，若第5、7至9款有變動，應提請審議會同意。但若第7款、第8款的變動為機關代表，以及第9款的變動未超過新臺幣五十萬元，則可以免送審議會，直接提交審議機關核定。
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