秘書室分設三科，各科掌理事項如下： 一、第一科： (一) 關於公文程式作業及機要文件處理事項。 (二) 關於院長、副院長對外函件及辭章之撰擬事項。 (三) 關於電信傳遞及保管事項。 (四) 關於公文代字文編配事項。 (五) 關於公文之收文、分文、發文、登記及繕校事項。 (六) 關於檔案整理及保管事項。 (七) 關於印信典守事項。 (八) 關於年度工作概況彙編事項。 (九) 關於與各單位公文之聯繫及協調事項。 (十) 關於本院法制事項。 (十一) 其他臨時交辦事項。 二、第二科： (一) 關於年度施政計畫之彙編事項。 (二) 關於辦理年度施政計畫執行情形之年終考成事項。 (三) 關於辦理由院列管項目與歷年積極辦理工作項目之追蹤及管制事項。 (四) 關於年度 (專題) 研究發展之推動及列管事項。 (五) 關於研究發展 (專題) 報告之簽報及獎勵事項。 (六) 關於本院施政之民眾滿意度調查事項。 (七) 關於公文品質時效之管制及考核事項。 (八) 關於本院自行列管項目之選項、追蹤、管制及考核事項。 (九) 關於公文稽催及查核事項。 (十) 關於院務會議之準備工作及紀錄整理事項。 (十一) 其他臨時交辦事項。 三、第三科： (一) 關於本院新聞發布、國內外新聞傳播機構資料之提供、蒐集、處理及採訪報導攝影申請等之安排事項。 (二) 關於本院對外公共事務及資源開發事宜。 (三) 關於國內外重要貴賓、機關、團體之接待及安排事項。 (四) 關於國會及其他民意機構聯繫事項。 (五) 其他臨時交辦事項。
根据国立故宫博物院辦事細則第 12 條，秘書室分为三科，分别负责以下事项： 第一科： 1. 公文程式作业及機要文件處理事項。 例如：制定公文的格式和程序，处理机密文件。 2. 院長、副院長对外函件及辞章之撰擬事项。 例如：起草院长和副院长的对外函件和辞章。 3. 电信传递及保管事项。 例如：负责电信的传递和保管。 4. 公文代字文编配事项。 例如：负责公文的编号和编配工作。 5. 公文之收文、分文、发文、登记及繁校事项。 例如：处理公文的收文、分发、发文、登记和校对工作。 6. 档案整理及保管事项。 例如：负责档案的整理和保管。 7. 印信典守事项。 例如：管理和保管印章。 8. 年度工作概况汇编事项。 例如：编制年度工作概况的汇编。 9. 与各单位公文之联系及协调事项。 例如：与其他单位联系和协调公文事项。 10. 本院法制事项。 例如：处理本院的法律事项。 11. 其他临时交办事项。 第二科： 1. 年度施政计划之汇编事项。 例如：编制年度施政计划的汇编。 2. 辦理年度施政計畫執行情形之年終考成事項。 例如：负责年度施政计划执行情况的年终考核。 3. 辦理由院列管項目與歷年積極辦理工作項目之追踪及管制事項。 例如：追踪和管制院内列管项目和历年积极办理工作项目。 4. 年度（专题）研究发展之推动及列管事项。 例如：推动和管理年度（专题）研究发展项目。 5. 研究发展（专题）报告之签报及奖励事项。 例如：审核和奖励研究发展（专题）报告。 6. 本院施政之民众满意度调查事项。 例如：负责本院施政的民众满意度调查。 7. 公文品质时效之管制及考核事项。 例如：管制和考核公文品质和时效。 8. 本院自行列管项目之选项、追踪、管制及考核事项。 例如：选择、追踪、管制和考核本院自行列管项目。 9. 公文稽催及查核事项。 例如：负责公文的催办和核查。 10. 院务会议之准备工作及纪录整理事项。 例如：准备院务会议的工作和整理会议记录。 11. 其他临时交办事项。 第三科： 1. 本院新闻发布、国内外新闻传播机构资料之提供、收集、处理及采访报导摄影申请等之安排事项。 例如：负责本院新闻发布，提供、收集、处理国内外新闻传播机构资料，安排采访和报导摄影申请等事项。 2. 本院对外公共事务及资源开发事宜。 例如：负责本院对外公共事务和资源开发。 3. 国内外重要贵宾、机关、团体之接待及安排事项。 例如：负责国内外重要贵宾、机关、团体的接待和安排。 4. 国会及其他民意机构联系事项。 例如：与国会和其他民意机构的联系事项。 5. 其他临时交办事项。 以上是根据国立故宫博物院辦事細則第 12 條的规定进行的逐条释义，参考了国立故宫博物院的相关文书及组织章程。
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