根據鐵路機車車輛檢修規則第3條的規定，鐵路機構在進行機車車輛的檢修時，應該作成檢修紀錄。這些檢修紀錄應該按照檢修種類分別記載，包括檢修的機車車輛編號、日期、級別、作業項目及結果，並由鐵路機構指定的人員簽名或蓋章以示證明。檢修紀錄的保管期限依據不同的檢修級別而定，一至三級檢修為三年，四級檢修為十二年，臨時檢修為三年。 這條規定要求鐵路機構在進行檢修時必須有明確的紀錄，並且對這些紀錄有所保管，以便日後的查核。一個合乎規則的例子是，如果一列火車進行了四級檢修，那麼應該有相應的檢修紀錄，並且這些紀錄需要被保存至少十二年。
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