職務說明書訂定辦法第 3 條

一職務應訂定一職務說明書，由現職人員依前條規定據實填寫，如無現職人員之職務，由機關指定適當人員填寫後，送由單位主管核轉人事單位切實核正並擬具其所應歸之職系，連同職務歸系表陳機關首長核送歸系機關或受委任歸系機關核定。
同一單位內同一職稱，所任工作項目、職責程度及所需資格條件均屬相同之各職務，得由人事單位統一訂定共同職務說明書，並分別載明每一職務之編號。