Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines de chaque autorité de gestion des agents des services du Premier ministre délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article 6 du décret du 15 juin 2011 susvisé :
1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ;
2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique.
L'agent accède, par l'intermédiaire de GAUdDI, à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées.
Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires.
Chaque autorité de gestion des agents des services du Premier ministre prend, pour son périmètre, toute précaution pour préserver la confidentialité des données personnelles ainsi que l'intégrité et la lisibilité du dossier individuel des agents sur support électronique.
Source : Légifrance (DILA), Licence Ouverte / Open Licence 2.0.
